電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司 李叢珊

電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用

文/中廣核管理咨詢（深圳）有限公司 李叢珊

在當今信息技術飛速發展的時代，信息化已經成為全世界各行業共同選擇的發展路徑，檔案信息化也成了檔案事業發展的必然選擇和重要任務。電子檔案管理是檔案信息化建設的基礎和重要組成部分，為了推進檔案工作信息化建設，必須加強對電子檔案管理的發展應用。在本文中，以實際經驗作為基礎，將電子檔案管理與推進檔案工作信息化建設結合在一起，但在應用于實踐的過程中，出現了不可避免的問題，本文針對這些缺陷進行說明，并提供了相應的解決措施。

檔案信息化建設；電子檔案；應用

身處信息高速運轉的大時代，網絡的應用范圍逐漸擴大，由最初的計算領域發展到了工業、生產、商務等生活方面，這種發展趨勢也正在向人們說明信息革命的到來，信息化已經成為全世界各行業共同選擇的發展路徑。在此背景下，檔案信息化建設也成了檔案事業發展的必然選擇和重要任務，而電子檔案管理作為檔案信息化建設的基礎和重要組成部分，也在其所涉及的范圍內發揮重要作用，并且在實際應用中收到了很好的效果，但不可避免的也出現了一些問題亟待解決。

一、電子檔案管理在推進檔案信息化建設中遇到的問題

（一）要求標準不統一。如果想推進檔案信息化建設，需要建立相對統一的要求標準。電子檔案因其對系統的依賴性和特殊的技術特性，在進行電子檔案管理的工作中，其涉及的范圍較傳統檔案相對復雜，要保證其信息數據原始性的特點，使數據處于一個安全的環境進行交換，還要對其格式、檢索方法等方面設計有針對性的、符合電子檔案特點的標準。由此可以看出，電子檔案管理工作相對傳統檔案管理更為煩瑣，若沒有一個統一的要求標準為基礎，將會導致工作出現一團糟的問題。然而，在目前階段，對于電子檔案管理的統一標準十分不明確，也可是說是一片空白領域，所以，對其進行規范標準統一的工作刻不容緩。

（二）提高人員業務能力。電子檔案管理工作需要通過相關技術人員的操作來實現價值，為了可以實現較好的管理效果，需要提高人員的業務能力。一方面，與傳統的模式有所區別，在電子檔案管理工作中，其面向對象已經不是特指的某個人，因此就需要對其進行規范與要求，以便于需要的對象均能熟練操作使用；另一方面，由于電子檔案管理屬于新興的信息處理技術，需要對其進行一段時間了解之后，才可以將其運用于實踐，因此，就要求相關的業務人員具備操控此技術的能力，從而為用戶提供技術指導與說明。

（三）工作量大。通常來講，將電子歸檔分為兩種，第一種是通過目前的存儲信息數據進行建檔，并且對其進行數字化管理，另外一種就是接收電子檔案。在當前的使用中，主要以數字化的數據庫信息為來源，所以，就會面臨較大量的信息處理工作問題。

（四）信息專業人才缺失。進行電子檔案工作中，需要采用相關的技術支持，比如：通訊方面、計算機網絡方面等。所以，建立電子信息檔案需要借助專業技術人員來實現。優秀的電子檔案管理工作者，不僅可以熟練操作計算機工作，而且對于信息具有一定的敏感度，還涉獵其他相關領域的技術技能。然而，針對我國現狀，具有電子檔案管理才能的人才少之又少，甚至會出現一些沒有職業責任感的管理者，招聘一些完全沒有專業素養的人員，所以，即使花費高價購買先進設備，無人能操作也會導致信息化建設的工作遙遙無期。

二、電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用實踐

（一）統一規范標準。由于電子檔案工作涉及很多方面，為了可以保證其正常工作，所以需要對其進行要求規范。在開展工作的過程中，會涉及很多不同的部門。例如：計算機、檔案和信息管理等，需要通過大家的共同協作，合作推進信息化建設發展。

（二）實現信息安全保障。由于我國的電子檔案信息管理工作的時間不長、經驗不是十分豐富，就可能會在初期出現許多問題，例如：相關法律法規不夠完善等，這些就會為其帶來安全隱患，與用戶相關的信息安全性無法得到保障，久而久之，就會失去用戶的支持，導致此項管理工作被荒廢。在處理電子檔案的過程中，信息安全問題絕對是工作重點，因此，需要建立信息安全保障系統，保證電子檔案在存儲、傳輸、使用中的真實、完整、可用和安全。

（三）提高人員的專業能力。在當今的環境下，網絡已經成為不能脫離的辦公方式，檔案管理者在電子檔案管理工作中擔任重要角色，然而，部分人員卻還十分不適應，所以需要盡快提高其檔案信息開發與研究的專業能力。第一，在招聘過程中，除了檔案專業人才外，需要適當充實一定數量的信息技術人員，負責檔案信息方面的研究，為檔案工作信息化建設提供技術支持；第二，加強對現有人員的定期培訓，針對其不同的問題，進行講解，在有條件的情況下，可以邀請具有專業能力的專家進行教授，并且還可以通過實際操作，將書本知識落實到實踐中。最后，不斷提高相關技術人員的專業能力，培養專業復合型人才，形成專業人才、復合型人才結構的合理配備，有側重點地分別承擔不同要求的工作。

三、結束語

綜上所述，隨著社會環境的深刻變革，為電子檔案管理工作帶了機遇以及挑戰。在推進檔案信息化建設的過程中，電子檔案管理成為其重要的工作步驟，電子檔案管理工作需不斷地發揮其潛在優勢與價值，在標準要求統一、信息安全保障、人員業務能力等方面進行完善和提高，為推進檔案工作信息化建設提供有力支持。

［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用［J］.露天采礦技術，2010（4）：90-93.

［2］王建亞.大數據背景下檔案工作的機遇、趨勢與挑戰［J］.北京檔案，2014（5）：25-27.

［3］張津芳.信息時代如何推行檔案工作規范化［J］.河北青年管理干部學院學報，2011，23（5）：107-108.