探討信息化檔案管理在企業(yè)中的作用

文/靈武市供暖公司 李勁苗

探討信息化檔案管理在企業(yè)中的作用

文/靈武市供暖公司 李勁苗

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，大眾生活不管是出行購(gòu)物還是工作辦公，都開(kāi)始進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的流程，特別是各種企業(yè)的檔案管理，已經(jīng)開(kāi)始摒棄繁重的人工工作，開(kāi)始進(jìn)入信息化的辦公。信息化的檔案管理不僅可以節(jié)約人力資源，而且能夠加快資源的共享和調(diào)取，更好地服務(wù)公司運(yùn)營(yíng)。本文通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析和發(fā)展趨勢(shì)的展望，探討信息化檔案管理在企業(yè)中的作用。

信息化；檔案管理；企業(yè)

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，現(xiàn)代化的信息技術(shù)一次又一次席卷著我們的生活和工作，檔案管理作為現(xiàn)在企業(yè)一項(xiàng)重要的工作，也必將會(huì)受到信息化技術(shù)的沖擊，從而進(jìn)入信息化的管理和操作階段。一個(gè)企業(yè)要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高工作效率，就必然需要引入信息化的檔案管理。現(xiàn)代信息技術(shù)以其網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的特點(diǎn)，受到越來(lái)越多企業(yè)的青睞和重視，而這些也將成為新時(shí)期檔案管理的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅耗費(fèi)巨大的人力物力財(cái)力，而且效率很低，信息化的檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化的特征，不僅提高了系統(tǒng)的存儲(chǔ)能力，而且能夠進(jìn)一步加快資源共享，提高企業(yè)的辦事效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的信息服務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)

所謂的檔案管理就是通過(guò)制定統(tǒng)一的管理方式，維護(hù)企業(yè)檔案管理的安全與完整，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。檔案管理的集中表現(xiàn)形式是對(duì)已建立的分類檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一原則的管理，維護(hù)企業(yè)的檔案安全，保證企業(yè)正常而高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

發(fā)展至今，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案管理開(kāi)始摒棄復(fù)雜的人工流程，進(jìn)入信息化的服務(wù)階段。文獻(xiàn)的載體開(kāi)始由紙質(zhì)形式進(jìn)入數(shù)字形式，電子文檔開(kāi)始成為我們記錄信息的主要方式，實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)媒介的重大轉(zhuǎn)移，成為企業(yè)檔案管理過(guò)程中的重要支撐手段。但是，伴隨著檔案管理的信息化所帶來(lái)的便捷和高效，也存在著不良信息侵入、秘密信息泄漏、管理系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題，阻礙了企業(yè)的管理和運(yùn)用。

未來(lái)，企業(yè)信息化管理的程度會(huì)越來(lái)越深，檔案管理在注重快捷性和保密性的基礎(chǔ)上，將更加注重對(duì)檔案保密功能的開(kāi)發(fā)。掌握資源就是掌握市場(chǎng)，只有擁有超前的信息資源，才能夠在市場(chǎng)大戰(zhàn)中立于不敗之地。

二、信息化檔案管理在企業(yè)中的作用

現(xiàn)代信息化的檔案管理對(duì)于企業(yè)建設(shè)的作用越來(lái)越重要，不僅可以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行公司檔案資源的管理，還能夠節(jié)約企業(yè)資源，降低運(yùn)行成本，最大程度實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)更加高效快速地進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。

（一）規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案管理。信息化的檔案管理首先需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，也就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息通過(guò)掃描或者人工的方式錄入電腦，形成電子化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，它不僅僅是一個(gè)存儲(chǔ)平臺(tái)，更是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的管理方式。企業(yè)的檔案管理部門(mén)，應(yīng)該有計(jì)劃、有步驟地建立公司的檔案管理庫(kù)，以便于檔案使用者進(jìn)行檔案的檢索和使用。企業(yè)各部門(mén)之間統(tǒng)一檔案信息的存儲(chǔ)格式可以充分保證檔案信息的及時(shí)更新和查看，實(shí)現(xiàn)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案管理，從而擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式中查閱慢、查找難、儲(chǔ)存不便的情況。信息化的檔案管理應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的原則，在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)劃分模塊，從而更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，保證信息化檔案管理的質(zhì)量和效能。

（二）節(jié)省企業(yè)資源，降低運(yùn)行成本。信息化的檔案管理，還能夠節(jié)省企業(yè)資源，降低企業(yè)的運(yùn)行成本。這是因?yàn)閿?shù)字化的檔案信息只需要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，節(jié)約了大量的紙質(zhì)資源。比如一張軟盤(pán)，理論上可以存儲(chǔ)70萬(wàn)的漢字，而這些漢字如果用紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)出來(lái)，可能會(huì)是好幾箱。隨著移動(dòng)硬盤(pán)的出現(xiàn)，信息化的檔案管理更加方便高效。其次，信息化的檔案管理只需要進(jìn)行日常的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和軟件升級(jí)，而傳統(tǒng)方式的檔案管理需要注意紙張的防潮、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題，耗費(fèi)大量的人力資源。最后信息化的檔案管理使得檔案資源可以無(wú)限期使用，而不用害怕資源的損害和丟失問(wèn)題，反而傳統(tǒng)的檔案管理方式，由于是紙質(zhì)的媒介方式，在借閱和調(diào)用的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)損壞和丟失的狀況，對(duì)于那些珍貴稀少的資源，一旦丟失將會(huì)給公司造成巨大的財(cái)產(chǎn)損失。另外，信息化的檔案管理除了文字，還可以有圖片、視頻、語(yǔ)音等多種方式，擴(kuò)大了檔案資源的可觀性和實(shí)用性。

（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。信息化檔案管理可以使企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源共享，發(fā)揮檔案資源的最大作用，擴(kuò)大企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)經(jīng)過(guò)分類整理的檔案進(jìn)行管理的主要目的就是可以更加便捷高效地使用資源，而信息化的資源管理打破了傳統(tǒng)方式檔案管理時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，以便企業(yè)內(nèi)部資源的使用者可以對(duì)企業(yè)的各種信息進(jìn)行整合和使用，從而做出有利于公司發(fā)展的經(jīng)濟(jì)決策，擴(kuò)大公司的經(jīng)濟(jì)效益。從另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理在實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享的基礎(chǔ)上，還可以提高企業(yè)員工的工作效率，節(jié)約他們尋找和整理資源的時(shí)間，推進(jìn)企業(yè)更加快速高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化的檔案管理手段是現(xiàn)在企業(yè)信息管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，它不僅可以使企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，還能夠節(jié)約企業(yè)資源，促進(jìn)企業(yè)資源共享，擴(kuò)大企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，推進(jìn)企業(yè)更加快速高效的發(fā)展。

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