淺析檔案管理的信息化策略

文/南京市后宰門社區衛生服務中心 湯嚴

淺析檔案管理的信息化策略

文/南京市后宰門社區衛生服務中心 湯嚴

檔案管理的現代化是用計算機等科學技術信息化管理，其終極目標是實現管理的信息化。多年來，大家多熱衷于檔案管理軟件的豐富與完善，而信息化時代的“互聯網+”模式為我國的檔案管理工作提供了快速進入信息化的捷徑。由于檔案自身的保密性、安全性等特殊屬性，很難將互聯網運營模式的所有優勢都體現在檔案管理中，在世界信息化的浪潮中我們的檔案管理者還需要有選擇地嘗試。

檔案管理；信息化；策略

隨著我國經濟、社會的發展，“互聯網+”行動計劃被提上日程，其對我國經濟、文化、管理等諸多領域都產生了立竿見影的影響。在依照檔案管理基本原理的前提下，將互聯網和檔案管理融合在一起，提升科學的管理理念和機制的要素水平，是今后檔案管理現代化的核心目標。

一、傳統檔案管理方式的不足

傳統的檔案管理，主要側重于紙質文件的保存。文件的保存過程中，需要耗費大量的人力與物力資源。例如，檔案文件的存放空間，檔案的歸檔與編排順序，檔案的調取查詢都是如此。而且在紙質文件的過程中，還容易出現一些問題。例如，文件受自然環境影響，而產生的氧化與損毀。許多檔案文件已經多年不用，但卻不能及時判斷，是否需要繼續保存，受到保存期限的限制，仍然需要繼續保存多年。還有就是檔案管理的工作人員，沒有經受過檔案管理的專業學習與培訓，對工作缺乏責任心，不掌握檔案管理專業技能，檔案文件丟失現象也屢見不鮮，這對個人和企業造成巨大的損失。所以，傳統的檔案管理，主要存在著人力、物力資源消耗大，檔案文件調取時間長流程多，檔案保管安全性保障不強等問題。

二、檔案信息化管理的優勢

傳統的檔案管理模式下，檔案立卷是必要的，直到現在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷。但是一些單位將零散的材料分批送到檔案室代替立卷，這種現象的存在導致了檔案管理員對部門工作無法判斷，也無法確定材料是否完整，促使檔案質量下降。將檔案信息化、網絡化后，由檔案管理員統一為檔案卷整理編碼，統一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質量，確保部門全面落實立卷制度。

另一方面，檔案信息化管理不受時間和空間的限制，改變了傳統管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經過管理人員審批后才可以使用，在實現檔案信息化管理后，只需要在互聯網、局域網、計算機網絡等網絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業各部門內部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節省了大量的人力、物力、財力，也提高了辦事效率，促進企業快速發展。

在信息時代，傳統管理模式下需要將檔案明確分類、按照內容、時間順序整理，以保證檔案完整保存，方便及時查找。實現檔案信息化管理后，企業各部門、各類檔案的電子文件都整理在計算機硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計算機檢索功能可以查找與之相關的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時了解來龍去脈，同時也深化了檔案內容信息。

三、 檔案管理信息化的具體策略

（一）完善文書檔案的信息化管理機制。在文書資料檔案管理現代化的進程中，工作應該與時俱進，了解和采用新的方法來加強對文書資料的管理。在實際的工作中，從可持續發展的角度看檔案資料規整工作，應對文書資料的檔案電子化后遇到的新問題，不斷地提高文書資料的檔案管理科技水平。電子文件具有體積小、信息容量大、檢索快速的長處，但也有安全問題的缺點，如可以篡改原稿致使無法識別，對硬件和軟件的依靠性強等；紙質文件的長處是真實性和可靠性，但也存在信息存儲量小，占用空間較大的缺點。傳統檔案管理中的長處仍需發揚，同時改革傳統辦公檔案管理中落后的治理方法、技術。我們不妨開放思維，利用文書檔案的數據信息，使用新的方法來指導文書資料檔案治理的現代化，完善管理機制，把傳統的辦公檔案管理方法和現代化的辦公室檔案管理方式緊密結合。

（二）提高相關管理人員的專業素質。加強治理職員的計算機應用知識學習和實際操縱技能，幫助他們更快地掌握信息化技巧。另外，檔案管理職員還需要不斷地學習新知識，只有不斷地擴充新知識，才能輔助自己提升檔案管理的綜合能力。只有提高老員工的實際操作技術，才能更好地融入當今現代化的檔案管理工作，使相關文書檔案的管理職員盡快適應現代化的現狀，從而更好地為單位乃至整個社會服務。需要提前制定可行的相關培訓計劃及目標。根據業務水平的不同，因材施教、循序漸誘、因人而異，內容涉及職員的崗前培訓、專業查找等。跟隨信息化的步伐，傳統的檔案治理方法已經無法跟上當今工作信息化的發展需要，文書管理相關單位需要培育一批高素質、專業化的檔案管理職員，以應對檔案管理的信息化建設。

綜上，檔案管理工作融合信息化技術，已經取得了一定的成績。起到了節約資源、方便查詢，存儲安全、減少資料調取環節等多個方面的作用。但檔案管理工作在未來，還可以與信息技術共同在信息平臺、部門協作、檔案信息管理系統開發等若干個方向合理發展，打造更加科學更加和諧的檔案管理工作氛圍。

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