醫院人事檔案管理的信息化建設探析

文/邵陽市腦科醫院 王明暉

醫院人事檔案管理的信息化建設探析

文/邵陽市腦科醫院 王明暉

本文指出了醫院人事檔案管理信息化建設的重要性，但也注意到了檔案管理信息化建設過程中的一系列問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

檔案管理；信息化；資源共享；效益

目前醫療衛生事業的迅速發展導致相應工作量與工作難度加大，因而就需要不斷提高人事檔案管理的效率與質量。所以醫院亟須進行檔案管理的信息化建設。

一、醫院人事檔案管理信息化建設的重要性

第一，人事檔案對于醫院的決策與管理來說意義非同尋常，在當今社會形勢下醫院要想實現可持續發展必須加快醫院人事檔案管理信息化建設。目前醫院已經對醫療體系和人力資源進行了管理方式的改革，在這樣的背景下人事檔案管理工作亟須進行相應的改革，只有這樣才能提高醫院人事檔案管理的效率和質量，促進人力資源的有效利用，實現個人和醫院利益的最大化。

第二，通過網絡平臺進行人事檔案管理就是信息化建設的一項重要成果，它有效地實現了存儲、共享、傳遞與修改等多項功能于一體，其作用體現在：首先，由于人事檔案信息充分共享，所以可以有效避免醫院各個部門重復輸入同一個員工的信息，從而可以提高工作效率；其次，如果人事檔案信息有變動，只需要管理人員在網絡平臺上進行修改，其他各部門就可以迅速接收到變更后的新信息，最大限度地實現了檔案信息的時效性。

第三，醫院人事檔案管理的信息化建設可以提高醫院服務的效率和質量。因為以往的人事檔案查詢是由專門的工作人員來負責的，而現在只需人事檔案管理系統對有人事檔案查詢需求的員工在信息化平臺授予訪問權，需要查詢檔案的員工開通權限即可查詢。

二、目前醫院人事檔案管理信息化建設存在的問題

（一）醫院對人事檔案信息化管理工作的重視度不夠。當前醫院一般把醫療事業作為中心任務來抓，把大部分資源都投入到了能夠直接為醫院創造經濟利益的見效快的醫療、護理等工作中，而像人事檔案管理這樣能夠間接地為醫院創造巨大經濟利益并且能夠帶動醫院的可持續發展的工作卻被忽視了。出現這一現象的原因是醫院的決策層缺乏對人事檔案信息化管理的正確認識，因而人事檔案管理在資源投入上得不到重視，最終導致醫院人事檔案信息化建設停滯不前。

（二）醫院人事檔案管理信息化建設基礎設施不完善。醫院領導人意識不到人事檔案信息化建設的重要性，會造成醫院基礎設施不完善的現象。醫療所需的資金、空間等資源本來就比較緊張，更無暇顧及檔案管理信息化建設的基礎設施情況。因為醫院拿不出資金購買檔案信息化管理所需的器材；由于醫院空間緊張，也不能給予檔案管理足夠的用房。以上情況會阻礙檔案管理信息化建設進程。

（三）人事檔案信息化建設管理人員缺乏相應的專業技能。醫院不肯高薪聘請或出資培訓既懂法律又有計算機技能的高素質人才，還有的檔案管理人員是兼職做檔案管理工作，不僅沒有專業的計算機操作技能，還缺乏檔案管理方面的知識。此外，由于他們是兼職，不能把全部時間和精力投入到檔案管理工作中，他們能把現有的任務完成已經難能可貴了，讓他們在傳統的工作模式基礎上創新是很困難的。以上現象都會導致醫院人事檔案信息化建設長期處于低水平階段。

（四）檔案信息化建設存在安全隱患。有些工作人員不但缺乏安全意識，還不遵守醫院制定的檔案管理的相關規章制度，因而人事檔案資源信息具有潛在的安全風險。比如很多檔案管理人員在工作中不經過病毒檢測就直接瀏覽一些網頁、安裝一些軟件等，這些做法都會使檔案信息資源感染木馬程序或病毒，導致檔案信息資源出現丟失的情況。

三、醫院人事檔案管理信息化建設的措施

（一）切實加強醫院領導對人事檔案信息化建設的重視程度。人事檔案管理的傳統模式不可避免地會耗費大量的時間和人力，醫院只有做出相應的變革才能擺脫這種狀況。院領導以及檔案管理人員要變更思想觀念，強化對檔案管理信息化建設的重視程度，把人事檔案信息化建設落到實處。

（二）完善醫院人事檔案信息化建設的基礎設施。首先，要加強基礎設施建設。醫院決策部門應該合理分配資源，讓檔案管理部門擁有足夠的資金來配備現代化的基礎設施，完善自身的基礎設施建設。

其次，要健全檔案信息化建設的標準。隨著檔案事業的發展要求檔案管理人員采用先進的檔案管理技術把電子文件和電子檔案進行一體化管理，不斷完善檔案管理體制。

（三）大力提高檔案信息化管理人員的專業水平。檔案信息化管理要求檔案管理人員必須具有過硬的專業技能，所以在招聘檔案管理人員時要提高門檻，只有檔案資源管理專業并且具有較高的計算機處理技能，還要熟悉法律知識的綜合型人才才具有錄取資格。

（四）注意規避檔案信息資源管理的安全風險。首先，人事檔案信息安全管理制度需要不斷完善。檔案管理的任務就是盡量深入開發利用檔案信息，實現個人及醫院利益的雙贏。要想達成這一任務，實現這一目標，需要不斷完善人事檔案信息安全管理制度，同時也要不斷探索保護電子檔案的安全措施，例如為檔案信息加密，定期為計算機殺毒以保障網絡安全等。

其次，檔案管理人員要提高操作安全意識。由于檔案本身也具有機要性和保密性，所以在保證資源共享的同時也要保障檔案信息的安全性，這就需要檔案管理人員樹立起安全意識，例如做好電子文檔的備份工作、定期對檔案信息數據庫殺毒以防止黑客攻擊等。

第三，做好硬件防護工作，不斷提高系統的安全性能。因為電子檔案載體很容易受到其他不穩定因素影響，所以有必要做好硬件防護工作，定期對硬件設施檢測和更新以提高系統的安全性。

［1］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業務，2012（15）.

［2］劉承志，韓瑛，吳蔚.醫院人事檔案的信息化建設［J］.中國病案，2011（09）.

［3］關力.醫院人事檔案信息化管理的思路［J］.中國病案，2013（04）.