信息時代背景下檔案管理的創新探索

文/ 山東省德州市夏津縣貿易促進會 王愛華

信息時代背景下檔案管理的創新探索

文/ 山東省德州市夏津縣貿易促進會 王愛華

隨著時代的進步以及科學技術的不斷發展，越來越多的管理內容需要進一步的創新和優化，其中就包括檔案管理，對于檔案管理而言，其不僅能夠在一定程度上保證歷史文件信息的不丟失，還能保證相關文件信息不被泄露，確保社會的安全穩定性，由此看來，檔案管理這項工作具有十分重要的現實意義。基于此，本文針對信息時代背景下的檔案管理創新進行研究，首先論述了檔案管理的基本概念，然后對信息時代背景下檔案管理的創新方法進行探析，以期對將來的檔案管理創新起到相應的參考幫助作用。

信息時代；檔案管理；創新

在社會管理系統當中，檔案管理是其中不可或缺的重要部分，就目前來看，現有的檔案管理系統已經不能夠完全應付快速發展的信息時代，嚴重影響了在信息時代背景下社會的正常發展，因此，對檔案管理系統進行創新探索已經成為當下的研究熱點之一，越來越多的專家學者對其進行深入的探究與分析，并且相應的得出了一定的研究結論，本文在這些研究基礎上進行匯總分析，在前人的研究基礎上適當地加入了部分個人觀點，對信息時代背景下檔案管理的創新方法展開研究，現分析如下：

一、檔案管理的基本概念分析

檔案管理也被稱之為檔案工作，其不單單指的是對檔案文件進行保管與儲存，而是檔案管理機構對檔案材料本身展開系統化管理，并且進行加以利用等相關業務工作的總稱，也可以將其看作是國家檔案事業最為基礎的組成部分。對于檔案管理來說，根據檔案管理的一些基本性質，以及檔案管理的主要作用，可以將其看作為一項管理性的工作，同時，這樣的工作也具有一定的服務性以及政治性。因為檔案管理其本身并不能夠像其他工作性質一樣生產物質財富，并且檔案主要也不由檔案工作人員、檔案管理機構自行制造和使用，檔案管理是主要對各部門形成的歷史文件進行管理的一項管理內容，因此，其屬于具有管理性質的工作。然而就檔案管理系統而言，其并不是孤立的，而是在各種各樣的社會管理系統中，無法進行替代和缺少的重要組成部分。

二、信息時代背景下檔案管理的創新方案

（一）檔案管理系統需要科學化創新。檔案管理系統需要科學化創新。主要指的是對現有的檔案管理系統進行重新編排，將原有的檔案管理煩瑣部分進行簡便化，同時為了實現信息時代背景下的檔案管理創新，需要適當地采用科學的信息化手段進行檔案管理，如此一來，能夠大大的提升檔案管理的效率，還能夠在一定程度上保證檔案管理的信息準確性，不僅如此，現今來說，大部分的檔案分為兩種形式，一種是實體文本格式，另一種是電子文本格式，都需要進行準確的分類與儲存，這些都需要科學化、信息化的檔案管理系統來進行，由此可見，進行信息時代背景下方案管理的創新研究，對檔案管理系統進行科學化的創新工作是必不可少重要內容之一。

（二）檔案管理系統操作人員需要專業培養。檔案管理系統操作人員需要專業培養。在對檔案管理系統進行科學化創新后，檔案管理部門需要掌握新施行的檔案管理系統，這就需要大量專業的檔案管理系統操作人員對其進行操作，熟練地掌握各項檔案管理工作內容的具體實行方法，唯有如此，才能夠將檔案管理系統的主要功用充分地展現出來，檔案管理機構可以采用員工培訓的方法，聘請一些專業的檔案管理系統操作人員，對機構內部負責檔案管理的人員進行實踐化培訓，進而保證這些檔案管理人員能夠更快更好地完成檔案管理工作，這也是信息時代背景下方案管理的創新研究中重點需要解決的一部分。

（三）檔案管理系統的精選創新。檔案管理系統的精選創新。在現今社會的檔案管理過程中，比如檔案文件流程（起草—簽發—催辦—歸檔）的過程，基本上全是在通信線路中以及計算機中進行實現的，這樣流程實現的檔案文件其原始文件一定是要將機讀文件作為主要形態，唯有如此，才能夠令其以機讀形式存在，對于這類檔案的利用方式而言，其與原本的紙質載體檔案存在著一定的差異。通過這樣的改變可以看出檔案工作者在工作過程中會遇到越來越多的機讀形式以磁盤為載體的檔案文件。所以為了保證機讀形式的檔案信息存在著相應的系統性，同時也為了令檔案信息更加真實有價值，就一定要有一個精選的過程，只有這樣，用戶才能夠得到更為方便快捷的服務。

三、結語

綜上所述，就檔案管理系統而言，其并不是孤立的，而是在各種各樣的社會管理系統中，無法進行替代和缺少的重要組成部分。所以在現今的信息時代背景下實現檔案管理的系統化升級十分必要，主要采用的方法是將檔案信息管理電子化，進而確保檔案信息管理基礎工作的規范化和標準化，進行檔案信息管理的電子化創新研究如正文所述，需要從三方面進行，第一方面是對檔案管理系統進行創新，第二方面是對檔案管理系統操作人員進行專業培養，第三方面是檔案管理系統的精選創新，只有保證這三方面的共同創新，才能夠進一步的對檔案管理系統進行升級和優化。

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