新形勢下做好檔案保密工作的思考

文/國家新聞出版廣電總局七二二臺 皮序宇

新形勢下做好檔案保密工作的思考

文/國家新聞出版廣電總局七二二臺 皮序宇

科學技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，為檔案管理工作帶來了很大便利，但也為檔案保密工作帶來了更大挑戰(zhàn)。檔案保密工作不僅關(guān)系個人的安全隱私問題，還關(guān)系到企業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位的一些內(nèi)部機密和秘密。因此加強新形勢下檔案保密工作力度，改進檔案保密管理措施，是非常有必要和重要的。 鑒于此，本文將基于筆者多年的檔案管理工作實踐經(jīng)驗，首先對檔案涉密情況變化及當前工作中所存在問題進行分析，隨后據(jù)此探究出一些加強檔案保密工作的具體措施。

新形勢；檔案保密工作；思考

一、檔案涉密情況的變化

每一個檔案都有屬于自己的密級，而且其密級也不是一直保持不變，它會隨時間的推移以及文件貫徹的情況變化而變化。在檔案保密管理工作中，密級的變化主要可以概括為三點：分別是升密、降密及解密。在檔案的密級變化中，出現(xiàn)檔案升密情況是相對較少的，而更多的是檔案的降密和解密。通常引起檔案密級變化的原因主要有三點，第一，保密的范圍發(fā)生了變化。第二，密級文件的作用發(fā)生了變化，以前的密級文件指導作用和現(xiàn)在的工作不再符合，密級文件的指導作用已經(jīng)不復存在，所以密級也就隨之降低或消除。第三，保密時限上的變化。

二、目前檔案保密工作中存在的問題

（一）立卷歸檔和文檔保密不相適應。一般情況下，傳統(tǒng)檔案保密工作中的立卷歸檔所采用的方法都是“四分法”，這樣的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影響因素，使得在檔案保密工作的技術(shù)操作問題上，存在著涉密文件資料與非密級文件資料混著交叉保存的情況。只要對檔案進行粗略的檢查，就可以發(fā)現(xiàn)其中存在著不少的涉密文件資料，而且在這些涉密文件資料上并沒有找到任何與涉密文檔相關(guān)的標志，這就導致了檔案和保密出現(xiàn)嚴重脫節(jié)的情況，不僅大大降低了檔案的保密性，還會為檔案的提供利用造成很大的隱患。

（二）檔案部門和保密部門的責任取向不統(tǒng)一。在實際工作中，檔案管理部門和檔案保密部門在其責任取向上有著嚴重的分歧。通常檔案管理部門較為關(guān)心的是檔案的管理和使用，而保密部門的重點則放到了檔案室管理的各個檔案文件，尤其是一些密級較高文件的安全性上，如何保證保密期限內(nèi)檔案文件的安全是他們最為關(guān)心的內(nèi)容。之所以會出現(xiàn)檔案管理部門與檔案保密部門責任取向上的不統(tǒng)一，主要是因為各級管理單位都認真嚴格地按照國家檔案局、國家保密局所規(guī)定的要求去做好自己的本職工作，而將相互溝通關(guān)聯(lián)的協(xié)調(diào)放到第二位，甚至將有關(guān)的規(guī)范要求拋之腦后，從而加大了檔案保密工作的難度，使得檔案保密工作的目標難以實現(xiàn)。

（三）部分地區(qū)檔案管理人員保密意識不強。近幾年，檔案管理部門積極響應黨的號召，不斷提升檔案資料的使用價值。深度挖掘檔案資料在使用和利用、造福于民的工作效率，并且取得了一定成績，在這方面非常值得肯定。然而，在一些地區(qū)的檔案管理單位中，依然存在著一些檔案管理人員保密意識不強的情況，這就為檔案保密工作帶來了很大的隱患。管理人員在向外部工作人員提供檔案資料時，偶爾會出現(xiàn)泄漏涉密文件資料的情況，無論是工作人員的無心之失還是故意為之，都加劇了檔案外泄的發(fā)生，使得涉密檔案的控制管理與原計劃中的要求出現(xiàn)了偏差。

三、加強檔案保密工作的具體措施

（一）做好檔案保管過程中的保密工作。切實落實好檔案管理過程中的保密工作，是提高檔案安全性，減少或避免密級檔案外泄的重要手段。在檔案保管過程中，必須做好以下兩方面內(nèi)容。

第一，對檔案的庫房進行認真嚴格的管理。如果條件允許，應該對檔案的庫房建設(shè)進行詳細規(guī)劃，使其能夠達到國家檔案庫房的相關(guān)標準。即便無法對檔案的庫房建設(shè)進行過多干預，需要將檔案庫房設(shè)置在機關(guān)單位的辦公樓內(nèi)部時，也應該從檔案保密的角度去進行庫房的選擇，切不可隨意將其中的一間辦公用房當作檔案庫房來使用。例如：不能選擇將檔案的庫房設(shè)置在辦公樓最底層等。同時還要設(shè)立專門的檔案庫房管理人員，嚴格按照庫房管理要求做好檔案的保密工作，切實保護好檔案安全。

第二，明確將檔案的保管期限與保密期限進行區(qū)分。檔案保管期限的確定應該以檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用為基礎(chǔ)，并從本機關(guān)工作和為國家積累歷史文化財富的需要來確定檔案的保存價值，通過這樣分析得出的檔案保管期限的準確性更高。而檔案的保密期限則應該按照該檔案的影響程度來進行確認，例如：在規(guī)定的時間內(nèi)，檔案外泄對國家的安全、社會的利益帶來的危害程度等。并且在其保密期限內(nèi)應該受到國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護。

（二）做好檔案利用過程中的保密工作。檔案在利用過程中，對保密工作有三點要求，分別是加強檔案利用中的監(jiān)督工作、處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系、做好檔案開放中的保密工作。

第一，加強檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案的利用過程中存在較大檔案信息泄漏風險，因此必須加強檔案利用的監(jiān)督力度，確保檔案的保密性。對利用中的檔案進行嚴格監(jiān)督，不僅有利于找出檔案利用過程中的一些不良行為，還可以提高檔案的完整性與安全性。首先，制定相關(guān)的監(jiān)督管理制度，對檔案閱覽、外借和復制等行為進行嚴格規(guī)定。其次，根據(jù)檔案的利用對象和利用目的，對檔案利用者的心理進行準確把握，進行有針對性的重點監(jiān)護，確保檔案利用的安全。最后，可以借助相關(guān)監(jiān)控設(shè)備，對檔案室進行實時監(jiān)控，比如：安裝攝像監(jiān)視器、360度旋轉(zhuǎn)高清攝像頭等，有效防止偷取信息和檔案資料行為發(fā)生。

第二，正確處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系，是提高檔案利用價值的重要手段。為了可以更好地對檔案加以利用，將檔案管理人員的價值充分體現(xiàn)出來，檔案管理的工作人員應該對所管檔案資料即館藏有一個全面了解，做到館藏于心。改變以往的檔案管理觀念，不僅要做好檔案的保密工作，還要將檔案管理工作的職能充分發(fā)揮出來，從根本上去理解“檔案既要保密，又要充分利用”的含義，如果為了提高檔案的保密性，而放棄了其利用價值，這樣的檔案保密也失去了保密工作的真正意義。檔案的保密和利用應該同時進行，只有正確處理好兩者間的關(guān)系，才可以讓檔案在安全的情況下發(fā)揮更高的利用價值。

第三，堅持做好檔案開放中的保密工作。對開放中的檔案也應該進行必要的保密工作。在確定對檔案進行開放前，應該對其進行仔細審查，確保其開放不會對國家、社會造成任何影響，并對其開放范圍進行嚴格控制。不僅如此，還應該切實落實好檔案的解密工作，檔案管理人員應按照檔案的密級管理規(guī)定來落實執(zhí)行相關(guān)密級檔案資料的管理措施，將檔案的利用限度最大化，確保在規(guī)定范圍內(nèi)最大化開發(fā)、利用檔案價值。另外，進行解密的檔案應該確保不在保管期限和保密期限內(nèi)，否則將得不償失。

（三）提高檔案人員素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)。檔案管理工作崗位的基本職責就是要使檔案資料保存的完整性與安全性得到有力保障。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強的工作責任心，保證檔案的齊全、有序、完整，禁止一切可能導致檔案缺損、破壞的現(xiàn)象發(fā)生。因此，對檔案管理工作隊伍進行加強是非常必要的，不僅需要掌握專業(yè)知識，還要具備較強的責任心以及較高的政治素養(yǎng)與綜合素質(zhì)，才能勝任檔案工作。作為檔案管理人員還應當在枯燥的工作中靈活應變，善于將工作中經(jīng)驗進行總結(jié)、提煉，運用到工作中。同時要耐得住寂寞，守得住清貧，要有高尚的情操，甘于奉獻。只有努力做好自己本職這一項光榮而艱巨的任務(wù)，才能在工作中不斷進行自我提升，使檔案管理工作能夠得到更好的完善和提高，更高效的推進檔案工作。

［1］肖永菊，王有濤.談如何做好新形勢下檔案保密工作［J］.鄖陽師范高等專科學校學報， 2009，29（3）：112-113.

［2］聶菊梅.新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策［J］.城建檔案，2015（11）.

［3］李新梅.淺談檔案保密工作中面臨的問題與對應策略［J］.科技經(jīng)濟市場，2014（09）.