新時期大專院校檔案管理的探討

文/陽泉師范高等專科學校 張惠芳

新時期大專院校檔案管理的探討

文/陽泉師范高等專科學校 張惠芳

隨著社會的發(fā)展，大專教育逐漸發(fā)展成為我國教育中的一部分，有效推動社會的發(fā)展和學校教育改革的深化。在大專院校檔案管理工作中包含著教學、人事以及科研等方面的內(nèi)容，因此檔案管理直接影響著大專院校各項工作的正常進行。基于此，現(xiàn)分析目前新形勢下大專院校檔案管理的重要性、檔案管理過程中存在的問題以及提升檔案管理的有效措施。

新時期；大專院校；檔案管理

在新形勢下，科學技術(shù)在不斷發(fā)展，國家對人才的需求也越來越大，因此，在人才培養(yǎng)方面更加需要重視方式方法。大專院校的檔案管理是確保大專院校教學以及科研活動進行的基礎，但是目前在大專院校檔案管理過程中還存在著不少問題，管理落后以及機制不健全表現(xiàn)得尤為突出。因此，在新形勢下分析大專院校檔案管理的重要性，有效分析現(xiàn)階段大專院校檔案管理過程中存在的問題，研究出有效的應對措施，進而提升大專院校檔案管理的有效性。

一、新形勢下大專院校檔案管理的重要性分析

要想實現(xiàn)大專院校內(nèi)部高質(zhì)量、高效的管理，首先要實現(xiàn)對大專院校的檔案管理，檔案管理過程是反應大專院校發(fā)展過程的有效方式，是明確院校發(fā)展的有效依據(jù)。在新形勢下，大專院校的檔案管理特別是對檔案實行數(shù)字信息化管理是順應社會發(fā)展的有效方式。隨著信息化的發(fā)展，實行網(wǎng)絡技術(shù)管理，完善檔案管理制度和提升檔案管理人員的素質(zhì)，是實現(xiàn)大專院校檔案管理工作有效性的最好途徑，更是未來大專院校檔案管理的發(fā)展方向。

二、大專院校檔案管理呈現(xiàn)的特點

（一）具有多樣性。一些大專院校因為多樣化的教學模式、生源范圍以及辦學體系，使院校材料檔案產(chǎn)生了多樣、復雜的現(xiàn)象。而且大專院校的檔案資料被記錄在內(nèi)的教職工的資歷、學歷、社會經(jīng)歷以及學生的獲獎資料、政治面貌資料、成績資料、處分資料等這些特殊因素所干擾，管理檔案的工作比較復雜，管理的內(nèi)容也比較多樣化。

（二）具有真實性。大專院校的材料檔案記錄的是教職工、院校管理人員、學生進行工作、實踐、學習的最原始狀態(tài)，記錄檔案的目的是掌握教職工等人員在之前一段時間，甚至是之前所有時間內(nèi)進行工作、學習的情況，清楚他們的政治面貌、思想品性和身體狀況。這些材料檔案不同于那些手續(xù)不齊、頭尾不全甚至是通過自己撰寫出來的材料，這些材料要被院校內(nèi)的相關部門核實，要有完備的手續(xù)和真實的內(nèi)容。材料內(nèi)容必須確保真實性，因為材料是院校管理部門了解學生及教職工學習情況、工作情況、在校表現(xiàn)、家庭背景、思想政治和整體素質(zhì)的主要依據(jù)。

（三）具有動態(tài)性。由于大專院校近幾年的大力擴招學生以及畢業(yè)生、擇業(yè)生的增多，出現(xiàn)了檔案流動性增強的現(xiàn)象，像這種一邊建立檔案一邊轉(zhuǎn)出檔案的現(xiàn)象讓大專院校在管理檔案工作的穩(wěn)定性降低、周期變短，動態(tài)性增強。

三、新形勢下大專院校檔案管理中存在的問題

（一）滯后的大專院校檔案管理制度。處在新時期，檔案管理的工作需要不斷改進，要時刻跟著時代發(fā)展的腳步，必須做到與時俱進。但是也有部分大專院校沒有完善的檔案管理體系，管理制度十分滯后，檔案管理的工作始終停滯不前。其中的原因還是從事檔案管理工作人員沒有積極的工作態(tài)度，思想觀念與管理形式都比較落后，故步自封，長期以來抑制了檔案管理工作的進步。

（二）能力薄弱的大專院校檔案管理工作者。檔案管理工作者是直接執(zhí)行檔案管理工作的人員，但是在很多大專院校中從事檔案管理工作的人員并不是專業(yè)化的，也可以說大專院校中的檔案管理人員沒有專業(yè)化的工作知識，缺少職業(yè)道德和職業(yè)精神，工作態(tài)度也不端正。最重要的是工作人員的年齡較大，無法接受并掌握充滿現(xiàn)代氣息的管理模式，這就是導致大專院校檔案管理工作停滯不前的主要因素。

（三）落后的大專院校檔案管理方法。如今是信息時代，每一個行業(yè)都在廣泛運用計算機，并且工作效率都有所提高。但是一些大專院校的管理人員對檔案管理的重要性理解不到位，因此一直沿用傳統(tǒng)的管理形式，工作效率無法提高，檔案管理工作發(fā)揮不了任何作用。院校進行管理的最主要依據(jù)是檔案材料，所以要以科學、系統(tǒng)的方式管理檔案。

（四）不健全的大專院校檔案管理機制。大專院校管理人才的主要保障是檔案管理，但是現(xiàn)在很多院校的管理人員不注重對檔案的管理，使人才的引入與遷出變得很隨意，這直接對檔案管理工作的規(guī)范化進行造成了干擾。總的來說，引入人才時，檔案管理工作進行的不細致，很敷衍，記錄的資料不齊，缺頭少尾；當遷出人才時，遷出人不注重檔案的收集，沒有及時轉(zhuǎn)出檔案，使檔案與人分離開，為檔案管理工作增加了難度。

四、新時期提升大專院校檔案管理的有效措施

（一）建立并完善檔案管理制度，實現(xiàn)合理化、科學化。大專院校在進行檔案管理工作時，要根據(jù)新任務、新形勢、新情況對規(guī)章制度進行改革，要用合理的、科學的檔案管理制度代替?zhèn)鹘y(tǒng)的、陳舊的制度，不斷完善管理形式，監(jiān)督并落實規(guī)章制度，修改并完善管理措施，突破陳舊的管理理念，以積極的工作態(tài)度進行檔案材料的整理、歸檔和收集工作。在新時期，使檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

（二）建設一支強有力的檔案管理隊伍。首先，組織加強法律法規(guī)、了解時事政治的教學，提升從事檔案管理工作者的政治思想、文化素養(yǎng)，還要加強文化業(yè)務與職業(yè)道德的學習，讓工作者進行工作技能實踐，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)能力。其次，要落實新時期對檔案管理工作者的年輕化、知識化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的要求。最后，要建立踏實肯干、任勞任怨、敢于開拓、勇于創(chuàng)新的檔案管理隊伍，通過認真的工作態(tài)度推進檔案管理工作的開展。

（三）提升檔案管理工作效率的方法。大專院校要提倡檔案管理工作者使用網(wǎng)絡科技與計算機，院校要開設學習現(xiàn)代化文化知識的培訓，運用科學的現(xiàn)代化水平管理檔案。檔案管理中的信息查詢及儲存工作盡量用計算機現(xiàn)代化技術(shù)來完成。對現(xiàn)存的條件不斷進行適應，改變所處的環(huán)境，努力克服檔案管理工作中遇到的困難，廢棄低劣老套的管理形式，將現(xiàn)代化帶入大專院校的檔案管理工作中。

（四）變換管理形式，加大監(jiān)督管理的力度。大專院校的領導要充分認識到檔案管理工作的關鍵性。在工作中需要做到以下三點，第一，院校主管檔案工作的部門要加強對工作制度的建立，加深治理檔案管理工作；第二，管理大專院校檔案的人員要及時向?qū)W校領導報告工作情況，幫助學校領導正確的認識及了解檔案管理工作，從而引起領導對該工作的支持與重視；第三，要經(jīng)常與不同院校開展一些關于檔案管理工作的交流會，努力加強領導對工作的重視度，經(jīng)過交流會也要發(fā)現(xiàn)自己院校檔案管理工作中的缺陷，并借鑒其他院校進行改進。通過這些，建立由上到下的管理機制，為每一個管理人員分配合理的任務，學校領導要對檔案管理工作定期進行檢驗與考察，在所有從事檔案管理相關工作人員的年終測評中加入考核成績，通過獎勵與懲罰的方法，實現(xiàn)檔案管理工作的監(jiān)督與治理。

五、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，社會主義已經(jīng)進入知識經(jīng)濟發(fā)展時代，大專院校作為人才培養(yǎng)的重要基地，要有效管理學生的各種檔案以及院校發(fā)展的各種檔案，這也是推進社會發(fā)展的有效方式，檔案管理是實現(xiàn)人才管理的基礎，能為人才培養(yǎng)提供依據(jù)，針對性地解決現(xiàn)階段大專院校在檔案管理過程中存在的人員素質(zhì)問題和管理制度低下問題，是提升大專院校檔案管理工作的必經(jīng)之路。

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