如何做好基層檔案管理工作

文/廈門水務中環污水處理有限公司 朱素貞

如何做好基層檔案管理工作

文/廈門水務中環污水處理有限公司 朱素貞

本文結合工作實際，論述了基層檔案管理人員如何做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等工作。【關鍵詞】基層；檔案管理；工作

基層檔案是基層單位運作過程中不可缺少的資料，也是上級檔案部門的原始資料，基層檔案管理者應當認真做好檔案的管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等工作。

基層檔案規模雖小，但項目齊全，通常一個人要承擔所有工作，所以要做好基層檔案管理工作不是一件容易的事情，除了檔案管理人員必須具備過硬的專業知識外，還需要領導的重視和支持，以及各個部門的積極配合。筆者長期從事檔案管理工作，積累了豐富的經驗，2001年我們廠檔案管理已達到省一級標準，現就如何做好檔案管理工作談一談自己的經驗。

一、檔案管理工作必須取得基層領導和相關人員足夠的重視和支持

一些基層領導和員工認為，檔案管理工作人人都能做好，就像整理家具一樣，不需要專業知識，有的干脆認為檔案可有可無。顯然，這是一種錯誤思想，而且這種錯誤思想會嚴重地影響著我們檔案管理人員的工作。因此，要做好檔案管理工作，我們必須先解決好個別領導和員工存在的思想問題，否則事倍功半。

首先，必須使領導和員工充分認識檔案的價值，使其懂得“檔案也是生產力”。我們可以舉一些事例進行闡述。例如，借助檔案，可以在對外交往過程中維護國家主權的領土完整，解決邊界糾紛、保護我國公民的合法權益；借助檔案，可以為專利權、商標權、著作權、土地所有權等無形資產提供依據和證明；借助檔案，后人可以在前人工做成果的基礎上進行創新，實現科學技術創新的可持續發展；利用檔案可以使設備的維護維修和改造工作有據可查，避免人力和資金的浪費；利用會計檔案中的歷史數據，可以預測外部市場的發展趨勢和內部成本的變化規律，可以準確地對資金進行預算，有利于做出科學的決策。在領導和員工理解了“檔案也是生產力”后，我們做起事來也就事半功倍。

其次，要使領導和員工懂得檔案也是一門科學。檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，在很多著名的大學里設有檔案專業，有的還有單獨的檔案學院，有自己的碩士生、博士生，看似簡單的檔案工作并非人人都能勝任，只有通過系統的專業教育、培訓，才能勝任檔案管理工作。

最后，開展檔案法制宣傳教育活動，全面提高檔案意識。依法治檔是檔案工作的根本，把宣傳工作貫穿在基層工作中，提高有關人員的檔案意識。根據單位的實際情況，采取點面結合的工作方法，組織相關人員學習《檔案法》《保密法》《檔案法實施辦法》，舉辦《檔案法》有獎測試活動，編輯出版《檔案專刊》，營造人人學檔案法，人人愛檔案的氣氛，讓檔案這一概念深入員工心中，取得員工工作上的積極配合。若涉及單位和工程建設時，也要對承建單位的相關人員進行檔案相關內容的宣傳，因為勘察、設計、施工單位是工程檔案的直接形成和移交的主體，只有承建單位做好做全檔案，建設單位才能接收完整準確的工程檔案。但是，對承建單位的宣傳要講究方式方法，重點宣傳他們在檔案管理中應承擔的義務和責任，例如發放宣傳《國家重大建設項目文件歸檔要求與檢查整理規范》等相關文件資料。

二、檔案的管理工作

（一）檔案的收集工作。檔案的收集工作就是把日常工作中形成的能真實反映本單位主要職能活動和真實歷史面貌的各方面具有保存價值的文件材料收歸檔案室統一管理的過程。建立廠檔案工作網絡，各職能部門配備兼職檔案員，明確其職責，制定本單位的歸檔制度，編制年度工作計劃，保證檔案的完整。在收集中要注意檔案的形成特點，注意系統性、完整性，能反映本單位的歷史面貌和工作特色，要以“我”為主，著重收集反映本單位職能活動和歷史發展情況的檔案。

有時某些工程比較復雜，歷時較長，待全部完工后資料往往難以收集齊全，對此檔案室要注意做好資料的階段性收集工作，分階段及時收回各種資料，確保資料完整。

對調離本單位的人員，檔案室應及時收回其未歸檔的檔案資料，以免失散。

（二）檔案的整理工作。檔案的整理工作就是通過對檔案的分類、組合、排列、編目，使檔案變無序為有序的過程。根據實際情況編制本單位的《分類大綱》，它是單位整理檔案的標準。整理檔案時應遵循以下原則：1.在整理過程中要保持文件之間的歷史聯系；密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；字跡模糊或易蛻變的熱敏傳真紙文件復印后，原件在前，復印件在后等。2.卷內文件排列完畢后要進行編號，文書案卷要在有文字的每頁文件材料正面的右上角，背面的左上角寫編號；科技檔案在有文字的下頁文件材料正面的右下角，背面的左上角寫編號。3.要按規定的格式填寫卷內文件目錄，沒有標題的文件要重新擬定標題，置于卷首，有關卷內文件材料的情況說明要填寫在備考表內，置于卷末。4.案卷裝訂要采取三孔一線，裝訂前去掉金屬物。5.填寫案卷封皮時案卷題名要簡明，確切反映卷內文件材料的內容。6.案卷號編好后要編制案卷目錄，確定排放順序，便于保管和查尋。做到不符標準不入盒、不合要求不入柜，切實保證案卷質量。

（三）檔案的鑒定就是通過對檔案利用價值的認識，考慮其要不要保存，保存多長時間。編制本單位《保管期限表》，將文件按不同的保管期限分別立卷，根據工作需要成立檔案鑒定小組，定期對檔案進行鑒定；對保管期限滿的檔案，在銷毀前應由鑒定小組進行鑒定，鑒定時必須分析文件的內容、來源、時間、形式，認真地、仔細地考察和鑒別，做出正確的判斷。遵循的原則是：保存從寬，銷毀從嚴；復本從寬，孤本從嚴。已無保存價值的檔案銷毀時，必須編制銷毀清冊。

（四）檔案的保管就是根據檔案不同的制成材料，分別采取相應的科學存放的安全防護等措施，盡量延長其壽命的一項工作。編制本單位《檔案庫房管理制度》，做到檔案庫房、閱覽室和辦公場所“三分開”，保證檔案保管符合“八防”技術要求，定期不定期地對檔案管理利用情況進行檢查，發現問題及時補救整改。購買鐵皮柜、空調、除濕機、碎紙機等設備，安裝報警器、滅火器等安全防護設施。平時注意檔案庫房的清潔衛生，控制溫濕度，防治有害生物，使用防蟲防霉藥劑，以保證檔案安全。編制《檔案借閱制度》，辦理借閱手續，防止檔案丟失。

（五）檔案的統計就是用表冊、數字的形式，對檔案和檔案工作諸現象的數量關系進行調查、整理、分析和研究，從而揭示其發展過程、現狀及其一般規律的一項工作。建立《卷內目錄》《案卷目錄》《檔案移交（接收）登記簿》《借閱檔案登記簿》《檔案利用效果登記簿》，它們是檔案統計的基礎。通過統計數據我們可以了解各類檔案的過去、現狀，從中發現規律，預測未來狀況，有利于做好工作準備；通過最近的統計數據我們可以方便地檢查檔案的庫房狀況和外借狀況，有利于管理。

三、補充、完善本單位檔案資料

利用國際互聯網上的信息資源，豐富本單位需要的檔案資料，為本單位的改革和發展服務。

四、提高業務水平的幾點建議：

1、經常與同行相互交流。

2、多向專家請教業務上的問題。

3、積極參加檔案管理部門組織的培訓活動。