如何做好事業單位的檔案保密工作

文/吉林省洮南市勞動監察大隊 王玉珍

如何做好事業單位的檔案保密工作

文/吉林省洮南市勞動監察大隊 王玉珍

檔案不論是對個人還是對單位來說，都有著極其重要的意義。對個人來講，檔案是最原始的記載，是個人成長歷程的見證，有著任何證件都不能取代的特殊功能和獨有的法律效力，在個人的晉升職稱、辦理退休、工作調動等方面都發揮著重要作用；對單位來說，檔案關系到單位的前途甚至是國家的前途，檔案的流失或者泄密會給單位或者國家帶來不可彌補的重大損失。因此，事業單位做好檔案保密工作十分重要。

事業單位；檔案保密；崗位職責；檔案開放；監督機制

檔案保密工作關系著事業單位的信息安全，對個人成長和事業單位的發展等都有著不可替代的重要意義。隨著時代的發展以及科學信息技術的不斷進步，檔案管理工作已經逐步開始數字化和網絡化，較之以前工作效率得以大大地提高，但同時也面臨著諸如檔案流失、信息被盜等風險，加強檔案保密工作成為擺在事業單位發展面前的重要課題之一。

一、加強事業單位各級工作人員的崗位職責建設

事業單位要注重根據檔案管理工作的現實，加強事業單位各級工作人員的崗位職責建設，進一步提高他們對檔案保密工作的責任感與使命感。首先，事業單位要認真貫徹執行《檔案法》和國家在檔案管理方面的相關規定，定期做好檔案保密工作的規定、制度以及法規等方面的宣傳工作，通過以檔案保密為主題的專題會議、員工工作手冊內容的補充、檔案保密工作心得交流等活動的開展，逐步增強工作人員的檔案保密意識；其次，事業單位要認真落實檔案保密制度、檔案安全保管的建立和執行，進一步強化對檔案的利用、保密、保管等制度的落實，實行檔案的專人查閱、專人保管，并督促全體人員認真執行《檔案保管保密制度》《檔案統計制度》《檔案庫房管理制度》《檔案管理人員崗位職責》等相關規定的要求，為檔案保密工作水平的提高奠定扎實的基礎；再者，事業單位要派遣專業人員，做好檔案的利用與統計工作，要對各類檔案的接收、利用、銷毀以及庫存等進行真實、準確的統計，有步驟、有計劃地對檔案史料進行詳細的匯編，并積極做好對檔案資源信息的開發利用工作，確保在做好檔案保密工作的同時，發揮出檔案更大的作用與價值。

二、做好檔案開放中的保密工作

在檔案開放之前，檔案管理人員要嚴格審查檔案，因為審查工作既是檔案開放之前不可替代的重要環節，也有著準確判斷和區分檔案的使用程度與范圍的重要功能。事業單位領導者要嚴格要求檔案管理人員依照現有的管理規定，逐件審查開放的檔案，做到更專業地判斷檔案開放的程度和范圍；還有，要派遣專業素養較高的檔案管理人員，對在初審中部分審查為開放的檔案，要在請示領導、結合實際、權衡利弊的情況下進行認真的分析，促使最終開放檔案的數量和程度可以符合相關要求；再有，要完善一些基礎性的工作，首先就是要進一步增強開放檔案案卷的內在質量，合理地運用之前的檔案管理基礎，系統性地整理開放檔案，從而逐步實現分類科學、編目清楚、排列系統、組卷合理、分類科學的目標；還有，要編制科學的檢索工具，比如開放檔案目錄、開放檔案卡片目錄、開放檔案全宗介紹等，并且應當以照相、復印和抄錄的形式搞好重點檔案的副本，從而不僅滿足了檔案使用者的需求，也為檔案保密工作的順利開展做了重要鋪墊；其三，單位要統一安裝相應的監控設備，不斷地完善監控機制，對于某些為了獲得憑證來查閱檔案的使用者，要特別防范其涂改或者偷撕檔案，避免由于管理失誤所造成的不可避免的損失。

三、強化檔案管理工作的監督機制，為檔案保密工作保駕護航

事業單位要想使得檔案保密工作獲得更為理想的實效，還需要做的就是強化檔案管理工作的監督機制，可以考慮從以下幾個方面出發：一是注重執法隊伍的建設，事業單位要結合實際，注意選拔那些政治素養高、業務能力強、通曉監督工作的相關知識和法律法規的人才，并充實到監督隊伍中去，為檔案管理監督工作的開展提供更多優秀的人才；二是要注重加強對特殊載體檔案、專門檔案的監督指導，事業單位要將這類檔案的管理和具體工作指導納入到單位專門的議事日程，并深入研究本部門、本地區所形成的特殊載體的檔案、專門檔案的范圍，據此提出相應的工作目標與計劃，并對這些檔案進行重點性盤查與整理，確保所有檔案都能夠記錄在案、隨時查閱，避免諸如檔案流失等不良現象的出現；三是要將檔案保密工作的情況和單位檔案管理人員所獲得的薪酬、福利待遇相掛鉤，對他們的工作情況、工作態度等進行綜合性審查，要讓他們理解個人利益和單位利益的重要關系，進一步提升他們對檔案保密工作的認識與理解，逐步形成良好的工作氛圍，使得檔案保密工作邁上更高臺階。

四、結束語

檔案信息是黨和國家的寶貴財富，是事業單位的無形資產，注重做好檔案管理工作，進一步維護檔案資料的保密性、完整性、真實性，有著重要的意義和價值。事業單位必須要認識到檔案保密工作的重要性，并在此基礎上探索更多科學合理的措施，推動檔案保密工作朝著更加理想的方向發展。

［1］翟景婷.試論如何做好事業單位檔案保密工作［J］.理論觀察，2013（04）.

［2］劉正平.探究如何做好檔案管理中的保密工作［J］.神州，2013（06）.