高校基建檔案收集工作中的常見問題與改善策略

文/四川達州職業技術學院 梁梅

高校基建檔案收集工作中的常見問題與改善策略

文/四川達州職業技術學院 梁梅

高校基建檔案一方面是基建工程中各方權益的憑證，另一方面也是一所高校建設發展的歷史記載，做好高校基建檔案收集工作，對高校的建設與發展有著深遠的意義。基于此，本文闡述了基建檔案收集工作中常見的問題，并提出了相應的改善措施。

基建檔案；收集問題；改善策略

高校基建檔案是高校建設和發展的歷史記錄。作為客觀的真實憑據，它不僅為今天的現實服務而且為日后的維修和擴建提供重要的依據和參考，在學校的經濟活動中起著不可低估的作用。由此可見，基建檔案的收集、管理在高校管理中具有極為重要的意義，不僅是一項有利于當下的工作，還是一項有利于學校未來規劃和發展的工作。

一、高校基建檔案收集工作中的常見問題

（一）收集不齊全。檔案人員在實際工作中存在資料收集不齊全的問題。如：只重視紅頭文件的正件而忽視同一文件的附件、定稿；只重視項目的施工圖和竣工圖而忽視其變更資料；只重視紙質材料而忽視照片、聲像、電子文件等的收集。此外，隱蔽工程資料的收集也容易被忽視，這給后期的維修、改建工作帶來了很多麻煩。

（二）歸檔質量偏低。基建工程在建設過程中，資料編輯存在以下幾個問題：一是隨手抓筆，隨手寫，用易褪色的書寫工具書寫、繪制。時間一久，字跡模糊，查閱困難。二是一些材料和圖紙，時常出現缺少日期，日期籠統、字跡不清楚，圖樣不清晰、圖表不整潔，簽字手續不完備，或者無原始簽名或印章等問題。三是記錄信息不規范、不準確，不能做到“修改到位、標注到位、說明到位”。此外，很多文件不是原始資料，缺乏真實性。這些問題將影響檔案的歸檔質量，并給今后的查找、利用帶來極大的困難。

（三）載體形式單一。隨著科學技術的發展，檔案的載體形式也多種多樣。如：照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、光盤以及電子檔案等。目前，大部分高校基建檔案的載體仍以傳統的紙質為主，檔案部門在接收檔案時，也只重視紙質材料，而忽視了其他載體資料的收集，而紙質材料時間一長，挪動、翻閱等都會造成不同程度的損壞和遺失。

二、高校基建檔案收集工作改進對策

（一）提高基建檔案收集意識。學校領導重視檔案管理工作，將會對檔案管理工作的順利開展產生積極的影響。這也是做好基建檔案工作的重要基礎。因此，檔案管理部門要養成積極宣傳、主動向領導匯報的工作作風，爭取學校領導對檔案工作的肯定，獲取領導對檔案工作在人力物力上的大力支持。改變檔案管理工作不被重視的被動局面，與此同時，檔案管理部門在開展工作時，要嚴格按著相關法律規定，要求基建部門明確檔案管理職責，規范檔案管理程序，保證檔案管理質量，要加強對檔案管理人員的業務培訓，增強他們的精品意識，激發工作的責任心和主動性。按照基建檔案管理的要求，做到“三到位”，即分管領導、檔案管理人員、技術資料人員的落實到位。

（二）健全基建檔案收集制度。“無規矩無以成方圓”，做好基建檔案管理工作，首先要建立和完善各項規章制度。要使高校基建檔案管理工作做到“有法可依，違法必究。”首先，各高校要根據高等學校的檔案管理辦法制定詳細的規章制度，包括歸檔范圍、 分類方案、保管期限、領導責任制、崗位責任制、利用制度、竣工文件編制要求、檔案移交辦法等逐個環節，依照誰形成的檔案誰負責的原則，制定明確的相關建筑單位及學習檔案管理職能部門的職責分工，完善高效基建管理的機制。在具體管理程序中檔案管理的程序可這樣劃分：項目準備階段檔案—檔案管理部門；項目施工文件—分包單位；分包形成的檔案—相應承包單位；監理文件—監理單位；技術準備與試運行材料—試運行單位。

（三）推行“三同步”“兩檢查”監控。落實專人負責，實行“三同步”過程管理和“兩審查”質量監控。首先，要結合國家在基建檔案管理的明文規定，嚴格執行“三同步”管理，主要內容是：基建工程動工與建立檔案同步；工程建設進程與竣工材料的管理工作同步；工程竣工驗收與提交竣工圖的驗收同步。

其次，基建檔案監控要采取“兩檢查”制度：首先，基建部門設專人負責管理檔案，遵照學校關于基建檔案的規章制度，檢查工程各階段形成的檔案；其次，在基建檔案移交過程中，要按規定再次對檔案材料進行審查，發現問題及時處理，確保基建檔案管理在每一個環節上都不存在疏漏，保證歸檔的檔案質量優質。

（四）納入項目合同管理。基建項目在投標、簽訂合同過程中要明確資料的數量、形式、質量、移交時間等，確保竣工資料的準確性、完整性，明確違約責任，若資料不全、不準確，方有權扣除相應的合同款項。此外，要落實責任制度，將項目檔案工作進行編制，制定嚴格的考核制度，考核結果與經濟利益直接掛鉤，提高工作人員的責任心。

（五）強化信息技術的應用。目前，很多高校的檔案管理仍是傳統的紙質文件管理，耗時耗力，還容易導致損壞、遺失，查找困難。而現代社會，科技越來越發達，電子信息技術的飛速發展讓檔案管理人員看到告別傳統的繁瑣工作的希望。因此，高校要積極做好檔案收集管理工作，將工作人員從傳統的人工方式解救出，轉向便捷的現代化管理方式。例如，掃描檔案文件，并保存到計算機形成電子檔案，將檔案管理系統和辦公系統對接，結合加密檢索技術，實現憑借密碼遠程訪問。這樣查閱者不必再在龐大的資料庫中一一查找，節省了大量的時間和精力。同時，也避免了資料的反復翻閱、借閱的損害和遺失。高校要積極配合基建檔案管理的現代化建設，增加撥款，引進配套的、先進硬件設備，同時要加強檔案管理人員的技能培訓，提高他們對現代化工具的使用技能，從而促進基建檔案工作的可持續發展。

三、總結

總之，高校基建檔案對高校而言意義重大，做好高校基建檔案管理工作，有利于學校規劃發展。目前，高校基建檔案收集管理工作中仍舊存在很多問題，相關負責人要提高認識，做好檔案管理改革，摒除一些傳統管理，以現代化管理方式實現檔案管理現代化，做好檔案管理工作，給學校日常運行、維護、保養、改建等工作提供優質的檔案服務。

［1］王玉玲.論新建本科院校基建檔案的優化管理——以欽州學院為例［J］.辦公室業務，2014（5）：181-182.

［2］王輝，葛成全.如何加強高不可多得院校基建檔案管理［J］.蘭臺世界，2014（S3）：52．

［3］中華人民共和國教育部令第27號.高等學校檔案管理辦法［S］.2008.8.

［4］廖若瑩.關于高校檔案管理工作幾個問題的思考［A］.福建省圖書館學會，2011年學術年會論文集［C］.2011.