信息網絡的檔案個性化服務

文/兗礦國泰化工有限公司　劉曉丹

信息網絡的檔案個性化服務

文/兗礦國泰化工有限公司劉曉丹

本文主要從“信息網絡”環境出發，從網絡時代檔案服務的變革，檔案個性化服務以及建立數字化檔案的迫切需要三個方面闡述檔案的信息化建設。

信息網絡；個性化服務；數字化

目前，國內許多單位的檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、網絡時代檔案服務的變革

檔案服務主要是指檔案機構，利用館藏優勢，指導用戶利用檔案獲取檔案信息的過程。

傳統的檔案服務主要是檔案人員坐等檔案用戶上門利用檔案的被動服務，這種服務方式是在我國長期的計劃體制下形成的，盡管在現代檔案服務的理念、方法和技術都發生了很大的變化，但是這種封閉、落后、被動的服務方式在檔案部門還廣泛存在，并直接導致了檔案利用效率低，利用效果欠佳的狀況。

隨著計算機技術和網絡通信技術對檔案和檔案工作的滲透和改造，特別是數字檔案館的應用，傳統的檔案服務方式在檔案資源服務體系中只能占到很小的部分；一方面，檔案信息的網絡傳播在時間、空間、速度和成本等方面都顯示出了無可比擬的優越性；另一方面，網絡改變了現代人的生活方式，人們越來越依賴網絡來解決遇到的問題，網絡用戶開始在檔案用戶中占有很大的比重。

現代檔案用戶對檔案檢索的深度和廣度都提出了更高的要求。簡單的全宗介紹和目錄查詢，已經不能滿足用戶的需要。對檔案全文信息的在線獲取已經成為一個迫切的要求。檔案服務工作的環境發生了變革，電子文件的涌現、數字檔案館的應用、檔案需求的多樣化，都推動著檔案服務模式的變革與創新。

二、檔案資源的個性化服務

所謂個性化服務是指一種能滿足用戶個體需求的服務方式。檔案信息服務和其他信息服務一樣都是面向用戶的服務，只有得到了用戶的肯定，才能獲得發展的空間。檔案信息資源的個性化服務措施，歸根到底是根據用戶利用檔案信息的行為特征、習慣和用戶的需求做出的。因此，檔案資源的個性化服務是以檔案用戶的需求為依據和核心的。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們的工作、學習和生活環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確的獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

對于檔案信息的開放和開發，檔案管理部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

三、利用信息網絡實現檔案數字化

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。

信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題——檔案數字化建設。目前，大多數檔案（室）館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到網絡共享的程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。其著眼點就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息，從而達到檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。以數字化、網絡化為特征的信息科學技術是當代促進社會發展的最大推動力。檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

四、結束語

檔案服務是檔案工作永恒的話題，檔案工作是以服務為中心的工作，服務的優質與否，將直接關系到檔案工作的對外形象和發展前途。只有搞好檔案服務工作，才能為檔案事業的發展鋪開道路。檔案服務中遇到的問題正是檔案事業發展中急需解決的問題，我們有責任去發現問題、研究問題、解決問題，有責任探索新的服務項目，使之適應社會發展的需要。檔案部門只有為用戶準確、快速地提供本領域內最權威信息服務，檔案工作才能獲得公眾的認可，才能獲得更進一步的發展空間。