傳統高校檔案信息共享優化建議的若干研究

文/延邊大學護理學院　李晶

傳統高校檔案信息共享優化建議的若干研究

文/延邊大學護理學院李晶

高校檔案信息是對大學生校內事情的管理總結，是各企業驗證學生信息的憑證，所以各大高校十分注重檔案信息的管理。現今高校檔案信息管理更加注重共享發展，通過共享可以了解其余多方的檔案信息，有利于交流互通，但是，傳統共享檔案信息管理仍存在一定局限性，無法大規模共享。本文針對傳統高校檔案信息管理的現狀，提出合理建議，探究如何促進檔案信息的共享優化。

傳統高校檔案信息；建議；共享優化

高校檔案信息的管理是對學校資料的整理分析，通過信息的共享，可以便于對相關資源的整合查閱，使高校之間融為一體，相互學習。雖然檔案工作要求保密性，但是在信息化快速發展的今天，只要在不泄露個人隱私的基礎上，高校檔案信息共享資源的現象已經成為常態，這樣有利于給社會提供優秀的信息資源，與社會緊密連接，以此促進高校的發展和更新。

一、高校檔案信息共享現狀

傳統高校檔案信息具有封閉性、不透明的特點，大多以封裝檔案的形式進行管理，面對現今信息流通的發展，當代電子檔案的應用，成了信息收集、整理、分析的便捷渠道，使信息共享程度擴大。

現有高校檔案信息也越來越向這種信息共享化發展，因為這種信息共享使得高校對于學校和學生的管理有了更多的借鑒和交流。各高校間管理的方式不同，信息資源出現的問題和解決方式也大相徑庭，通過檔案信息管理，找出信息資源間的同一性與一致性，可以使高校對社會輸送的人才具有獨特性和良好的適應性。

但是高校檔案信息在目前我國的發展中還不完善，主要是因為信息共享方式落后和共享渠道缺失。高校檔案信息一般仍以檔案袋封存為主，保留一定期限，對于信息長久保留的認識程度較低。并且對于電子檔案的應用還很少，現代數字化是信息共享的主要平臺，但是高校對于這方面的管理能力缺乏，主要是檔案管理人員不專業，都是校內老師管理，缺乏專業檔案管理人才，計算機技術水平低。而固有的信息資源僅在自己高校的網站進行維護，缺乏與其他高校的聯結交流，所以與社會的適應性還較低，足以見得高校檔案信息管理仍然存在許多問題，導致高校檔案信息管理混亂，缺乏規范，不受重視。

所以，目前而言，高校檔案信息共享程度仍處于起步階段，需要高校管理者重視其發展，找到優化管理的途徑，擴大信息資源的渠道，發展高校檔案信息的管理手段。

二、高校檔案信息共享優化建議

（一）成立自有資源庫，開放共享。傳統高校檔案信息管理不完善的一大原因就是沒有屬于高校自己的資源庫，現代數字化檔案發展迅速，對于數據庫的信息資源要求規模大、內容多。高校如果僅將信息資源局限于學校和學生，那么只是形成小規模的學校資源，信息量少，共享程度低。

高校檔案信息共享的目的是溝通交流和向社會提供資源，所以一定要有自己的資源庫，設立自己的網站，在資源庫中，不僅要有學校和學生的信息（除私人私密信息外），還應該有網絡數據庫信息，比如萬方、知網等網站的信息資源，娛樂、媒體等社會資源，達到學校與網絡信息共享的目的。并且高校檔案信息共享主要是與其他學校和社會實現共享，那么應該開放信息資源庫，讓其他學校學生和社會企業可以看到該校信息資源，實現共享的連接。

（二）電子信息與書面文件相連接。電子信息的便捷是高校檔案信息共享的新渠道，但是現代高校檔案信息管理缺乏專業人才維護，所以信息共享系統的安全性不能保障。高校對于信息共享才剛剛發展，需要對信息管理做兩手準備，在輸入電子信息后，也應該有相同的書面文件進行管理，這樣可以防止即使電子信息丟失，還有另一方面的信息可以補備。

（三）專業人才管理和溝通。高校普遍缺乏專業檔案信息管理人才，主要是因為高校認為信息管理工作簡單，不需要專業人才，其實不然，高校檔案信息不僅需要進行檔案整理查找等專業技術，還需要對現代計算機和數據庫整合有深入了解。現代社會是信息化社會，檔案信息共享平臺大部分用于網絡，通過網站進行管理維護、交流溝通。所以，高校檔案信息管理人才需要定期進行培訓，不僅要了解現代信息管理新渠道，還要了解如何便于檔案管理的方式和計算機技術的應用。只有對這三方面內容不斷加深了解，才能使高校檔案信息共享平臺不斷擴大，技術不斷革新。同時也要加強檔案信息共享人才的維護技術，對于一些病毒、木馬等破壞系統有一定的解決辦法，防止信息丟失和泄露。

（四）規范制度。高校檔案信息共享程度低的另一個原因就是規范制度的缺乏，高校檔案信息的管理方式都是依據建校之初的規范制度在進行，當時還沒有如此龐大的數據庫資源，信息化共享還未起步。現在高校信息資源共享的需要越來越大，需要高校改進制度規范，促進信息共享的發展。

對于信息資源庫的共享要針對共享方的不同而進行不同設定，比如高校間的共享可以共享學校管理存在的問題、解決措施，校園文化節的活動，網絡信息資源等。共享給社會的信息就要屏蔽學生的私人信息和學校涉密資料，這樣分層管理才能保證信息共享的隱私性和流通性。

三、結語

傳統高校檔案信息共享的渠道和方式過于窄小導致其不能大規模發展，通過發展專業人才、規范高校管理制度、擴大信息資源庫和加大資金投入等方式不斷優化高校檔案信息共享的平臺，才能使高校達到與社會信息交流溝通、與其他高校不斷聯結的效果。通過現代信息技術的不斷發展，信息共享的技術也在時刻更新，所以高校檔案信息管理需要注意當前技術的支持，不斷優化管理體系，擴大信息資源共享的程度。

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