龍兆佛檔案室組織管理思想探析

文/山東大學 安芳

龍兆佛檔案室組織管理思想探析

文/山東大學 安芳

我國檔案室經歷了漫長的發展演變過程，其組織管理問題是檔案工作的重要問題之一。20世紀30年代，龍兆佛從組織設置、人員管理、工作考核等角度對這一問題進行了相對系統的研究。本文旨在介紹龍兆佛的檔案室組織管理思想，分析其當代價值，并借鑒其思想精華。

龍兆佛；檔案室；組織；管理；思想

檔案室是我國檔案工作體系中十分普遍的業務機構，據古史記載和考古成果，我國早在夏代已有檔案和檔案工作，隨之產生了檔案保管場所和檔案保管人員。古代的檔案機構主要是天府、蘭臺、皇史宬等具有檔案庫性質的場所，它們不同于當今的檔案室但可以視為檔案室的雛形。辛亥革命后，南京臨時政府建立的一批檔案機構為近代機關檔案室發展奠定了基礎，之后的國民政府各機關多數采用檔案室集中保管檔案的組織形式。

在我國古代，人們主要關注檔案的內容而很少重視檔案的管理形式，鮮有人專門研究檔案保管機構、人員編制、管理方法類問題。但到民國時期，機關檔案工作的發展呼吁系統理論的指導，檔案人開始關注檔案室組織管理問題，周連寬、何魯成、龍兆佛等人的著作中均體現了相關思想。與前人相比，龍兆佛在《檔案管理法》中對檔案室的組織管理進行了較系統的論述。本文通過介紹龍兆佛生平及其檔案室組織管理思想，分析其當代價值，以期更多人關注這位鮮為人知的檔案學者，并學習其先進思想。

一、龍兆佛生平及研究概況

龍兆佛（1902-1975），湖南人，畢業于大夏大學教育學院，曾任廣西省政府諮議、廣西省政府圖書館館長、廣西私立松坡中學校長等職務，是一位兼具高等教育學歷和跨領域工作經歷的檔案人。

龍兆佛曾積極投身于文書檔案改革運動并在《行政效率》上撰文，著有《檔案管理法》《廣西地理沿革簡編》等著作。其中《檔案管理法》被視為檔案學經典著作，該書開始編寫于1937年，1940年首次出版，1958年中國人民大學將其作為“十三本舊著”之一再版，2013年此書被收入《檔案學經典著作（叢書）》出版。《檔案管理法》是龍兆佛檔案思想的結晶，介紹了文書管理問題以及檔案管理流程和檔案室組織管理為主的檔案管理問題，既有他在省政府整理檔案的經驗總結，也有圖書館學原理的靈活應用。

龍兆佛的檔案思想對民國時期機關的檔案管理、中國近代檔案學的發展產生了深遠影響，其中一些思想至今仍具參考價值。除檔案界外，他對圖書界、行政界也貢獻頗多，但受歷史、政治等原因的影響，當前關于龍兆佛的資料較少。除龍兆佛本人的著作及散落于他人著作的零星介紹外，許多信息已無從考證，這也導致當代學者對龍兆佛的研究較少。圖書界、行政界關于龍兆佛的研究主要是他任職圖書館館長、參與行政效率運動中的貢獻；檔案界一般將龍兆佛與其他民國檔案學者共同研究，僅有《龍兆佛檔案分類法簡述》《龍兆佛<檔案管理法>評述》這2篇文章對龍兆佛的檔案思想進行了專門解讀。

二、龍兆佛的檔案室組織管理思想

在《檔案管理法》出版前，程長源和何魯成在自己的著作中已涉及檔案室組織管理的思想：程長源的思想主要針對縣政府檔案，建議將檔案機構命名為“XX政府檔案室”，采用集中制管理，提高檔案人員的修養、薪水和職務待遇等；何魯成提倡采用集中制、橫的職務分工，將檔案與圖書混合管理，建立檔案管理的獨立組織，通過公開考試選拔檔案人員，加強人員培訓、提高檔案人員待遇等。三人關于檔案室的思想各有千秋，但龍兆佛在書中將“檔案室之組織及管理”獨立成章，這體現了他對這一問題的重視，其相關思想主要體現在以下三方面。

（一）檔案室的組織設置。一是提高檔案部門的工作地位。當時機關的檔案部門一般是位于文書科之下的檔案股，這樣的檔案部門組織簡單、地位低下，龍兆佛認為這是導致檔案問題的重要原因，因此建議將檔案股改為與科平行的檔案室，這更有利于吸引檔案人才。

二是以集中管理和縱的分工為檔案室組織原則。龍兆佛認為分開管理會導致各部門管理方法差異、查找利用不便，而集中管理能節省人力物力、方便檔案的跨部門利用。橫的分工是按照檔案管理的流程分配工作，縱的分工是按照檔案的類別分配工作。過去的檔案工作習慣采用縱的分工制，一些檔案人員認為這種分工方法導致了包辦獨攬、把持操縱的弊病，因此提倡橫的分工制。龍兆佛分析兩種分工方法后提出檔案室應靈活運用縱的分工制。他認為，不科學的管理方法是導致檔案操縱把持的主要原因，檔案是復雜凌亂且富于變化的，檔案的這一性質使其不能采用圖書館橫的分工制，檔案管理過程中需要應用人的主觀記憶，而縱的管理方法便于檔案人員熟悉所管檔案。這種縱的分工制是龍兆佛與何魯成檔案室思想的主要差異之一。

（二）檔案室的人員管理。一是管理扁平化，明確人員分工。龍兆佛認為推行新的檔案管理方法需要檔案人員的支持，檔案人員的數量可以增加但其組織不能冗雜，檔案室設立主任，主任下直接設立管卷科員，每位科員可支配1～3名辦事員或雇員以協助編制目錄、裝訂等。檔案室還應設置不擔負管卷責任、負責協助主任點收及分配歸檔文件的科員1～2人，專職負責檔案室表冊用具登記等事務工作的辦事員或書記1人。

二是加強人員訓練，提高檔案人員素質。龍兆佛認為舊有人員具備豐富的經驗，訓練舊有人員更易于檔案管理方法的推行，這不同于何魯成通過公開考試選拔檔案人員的想法。龍兆佛提出了檔案人員訓練的5個標準，包括科學的頭腦、愛好整潔美觀的習慣、樂業和進取的精神、精細耐勞的習慣、和藹的態度。龍兆佛認為符合這5項標準的人員為上乘檔案人選，符合1～2項標準的人員可視為合格人員，不符合任何標準但性情純良、誠意接受訓練的人員也可以接納為檔案人員。

（三）檔案室的工作考核。首先，制定嚴格的考核辦法。檔案室主任指定不管卷的科員擔任考核人，考核人直接對主任負責。考核人將考核事項上報主任后，主任復核上報內容并責令被考核人改正錯誤。龍兆佛還編制了“工作成績考核表”，包含被考核人的工作信息、具體考核事項等內容，考核人與復核人均需及時登記。

其次，細分考核事項。龍兆佛將考核事項劃分為4類，考核內容涉及已整理的檔案、未整理的文件、調卷記錄、檔案人員。對于已整理完畢的檔案，考核人需抽查是否存在分類或繕寫錯誤、裝訂次序顛倒或排列不整齊、未編制目錄、缺少編目手續等問題；對于未整理的文件，考核人需檢查文件是否按規定時間辦理，并將逾期未辦的文件記錄在考核表內；對于調卷單及調卷登記簿等調卷記錄，考核人需檢查登記是否遺漏、借出案卷是否及時催還；對于檔案人員，考核人在平時觀察他們的態度、行為，將調卷人傲慢疏懶、惡意抨擊等表現記錄在考核表內。

三、龍兆佛檔案室思想的價值分析

作為一名行政官員，龍兆佛的思想與實際工作聯系密切，主要針對國民政府機關檔案室，而當今我國檔案室的組織性質已發生了很大變化，因此，他的思想存在一定的過時與局限：例如，對檔案人員素質的期望較低；過于強調人員的主觀記憶；未認識到橫的組織分工的優越性；未考慮員工薪資等激勵機制；未提及檔案室管理制度規范等。但他思想中的特色部分在當今仍具理論和應用價值。

（一）提升工作地位，提高管理效率。龍兆佛將檔案股改為檔案室的思想提高了檔案機構和檔案人員的地位。不同于何魯成所提議的在主任下設股長、股長下設股員的組織系統，龍兆佛主張在主任下直接設置科員，這種扁平化的組織系統有利于主任與科員直接溝通，上級傳達命令、下級反映情況的效率由此提升。此外，集中的管理方式可以統一各部門的檔案管理方法、方便利用者跨部門查考，提升檔案的查考效率。這可以為改變當今檔案工作的邊緣地位、提高工作效率提供參考。

（二）建立監督機制，加強工作考核。有效的監督機制可以減少檔案工作的敷衍、不規范現象，提升檔案室內的執行力。龍兆佛認為“能實行嚴格的考核，新方法才能徹底推行”，因此，他在書中反復強調考核的重要性，并詳細介紹了考核的人員、流程、內容等。書中所提的考核方法切合實際且簡單易行、考核內容全面廣泛、具有可復制性。檔案工作考核可以監督檔案室的規范運轉，考核結果還可以作為獎懲人員的依據，檔案部門可借鑒龍兆佛的思想進行工作考核。

（三）強調人員素質，注重服務態度。龍兆佛主張加強人員訓練以提高人員素質，力求使檔案人員符合5個標準、盡快適應新的檔案管理方法。龍兆佛十分注重檔案人員的工作態度，他認為管理檔案是為行政人員服務的，和藹的態度便于檔案工作的開展。他不僅將“和藹的態度”列為檔案人員的訓練標準之一，還將檔案人員的態度作為考核的重要內容，考核人有職責將調卷人惡劣的態度記錄在考核登記表內。龍兆佛倡導的這種服務態度也是當今檔案人員必須具備的。

（四）結合改革實際，重視人事問題。龍兆佛向來重視人事問題，他曾在《文書檔案連鎖辦法之商榷》一文中提到“今后要恢復文書檔案之原有的連鎖關系，第一步應該從人事關系中連鎖處理文書檔案的責任。”龍兆佛認識到人事問題是檔案室實行新辦法的主要阻力之一。一方面，為了減少改革阻力，他主張重視舊有檔案人員的經驗、培訓舊有檔案人員；另一方面，他提出“實行考核時，最易發生人事上的問題，主管人必須先下最大決心不顧人事上的障礙，方可貫徹考核的工作”。

綜上所述，我們應正確認識龍兆佛的檔案室思想，學習借鑒其精華。此外，龍兆佛傾心于學術研究、結合圖書館學說服務檔案工作的圖檔人精神也值得我們尊敬、學習。

［1］呂廣生.龍兆佛檔案分類法簡述［J］.蘭臺世界，2014（20）:47-48.

［2］張曉.龍兆佛《檔案管理法》評述［J］.檔案管理，2006（5）:8.

［3］《檔案學通訊雜志社》編.檔案學經典著作（第二卷）［M］.上海世界圖書出版公司，2013.

［4］龍兆佛.文書檔案連鎖辦法之商榷［J］.行政效率，1934（4）:843.