打造適應(yīng)時代要求的陜西測繪文書“輕檔案”
——供給側(cè)改革下的檔案工作新思考

文/國家測繪檔案資料館大地測量檔案分館　李海霞

打造適應(yīng)時代要求的陜西測繪文書“輕檔案”
——供給側(cè)改革下的檔案工作新思考

文/國家測繪檔案資料館大地測量檔案分館李海霞

從供給側(cè)改革的角度出發(fā)，首次從“輕”載體、“輕”管理及“輕”利用三個方面對如何打造適應(yīng)時代要求的陜西測繪文書“輕檔案”進行了探討，提供了有益的建議。

文書；檔案；供給側(cè)；改革

2015年11月10日，習(xí)近平在中央財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組第十一次會議上首次提出了供給側(cè)改革，為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新思路、新方法，國家檔案局也提出了“推進檔案工作提質(zhì)增效”的要求。2016年兩會期間，檔案工作也需從供給側(cè)發(fā)力被多次提及。

近年來，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，測繪地理信息事業(yè)行政職能的強化、業(yè)務(wù)范圍的拓展、服務(wù)領(lǐng)域的延伸，測繪文書檔案的價值得到快速提升和凸顯。為進一步發(fā)掘測繪文書檔案供給側(cè)的建設(shè)與管理，本文首次嘗試引入“輕檔案”進行探討。

一、相關(guān)概念

所謂“輕檔案”，是相對傳統(tǒng)檔案而言的，就是引領(lǐng)新常態(tài)，減少無效檔案需求，擴大有效檔案需求，打造優(yōu)質(zhì)高效的現(xiàn)代檔案。走出一條有質(zhì)量、有效益、可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)代檔案新路子。“輕檔案”是供給側(cè)改革在檔案事業(yè)的新應(yīng)用、新延伸，是搞活檔案事業(yè)的重要方法。

測繪文書檔案是在測繪工作中形成的真實記錄，內(nèi)容涵蓋人事、財會、黨政、工會、生產(chǎn)等多個方面，是反映測繪地理信息從業(yè)單位測繪文化、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等發(fā)展進程的重要記錄載體，是推動測繪地理信息事業(yè)又好又快發(fā)展的寶貴財富。

二、打造適應(yīng)時代要求的陜西測繪文書“輕檔案”

陜西省測繪事業(yè)始于20世紀50年代，測繪文書檔案也相應(yīng)產(chǎn)生。經(jīng)過近60年的發(fā)展，陜西測繪文書檔案有了較快發(fā)展。隨著陜西邁向中等發(fā)達省份，各行各業(yè)即將步入快速發(fā)展期。為進一步給各行各業(yè)提供測繪服務(wù)保障，就要求測繪文書檔案從供給側(cè)入手，緊緊圍繞測繪文書檔案“服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)民生”的宗旨，想方設(shè)法從檔案載體、管理、利用等方面打造適應(yīng)時代要求的陜西測繪文書“輕檔案”。

（一）加快檔案數(shù)字化進程，實現(xiàn)檔案“輕”載體。隨著國家測繪地理信息局對檔案建設(shè)的進一步規(guī)范，陜西測繪文書檔案目前由測繪文書檔案、大事記、照片檔案組成，部分測繪單位建設(shè)了具有自身特色的榮譽室。測繪文書檔案管理單位都能按照規(guī)定做好紙質(zhì)歸檔工作，但檔案數(shù)字化工作僅有部分單位開展，測繪文書檔案的全部數(shù)字化尚需一段時間。一部分測繪文書檔案年代較為久遠，存在紙質(zhì)易損、規(guī)格不統(tǒng)一、歸檔方法不一致等問題，在數(shù)字化的過程中，從調(diào)卷、整理開始，到拆卷、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、還卷等環(huán)節(jié)，要設(shè)立專門的數(shù)字化人員及復(fù)核人員，要確保紙質(zhì)檔案不缺損，電子檔案不漏項，同時，要對電子化的檔案進行統(tǒng)一處理，確保圖像質(zhì)量一致、規(guī)格統(tǒng)一、技術(shù)規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。通過測繪文書檔案的全數(shù)字化，可以借助計算機真正實現(xiàn)檔案載體的“輕”，有效保護紙質(zhì)檔案，減少檔案管理人員的繁重工作；是實現(xiàn)檔案精細化、自動化管理的基礎(chǔ)；能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地傳輸與利用，大大提高檔案利用效率。

（二）做好文檔一體化建設(shè)，推動檔案“輕”管理。

目前，部分測繪單位就文檔一體化建設(shè)推行OA內(nèi)網(wǎng)管理方式，真正實現(xiàn)了文檔一體化，有利于檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)，同時，為檔案的預(yù)歸檔與查詢提供了極大便利，真正實現(xiàn)了“輕”管理。該OA內(nèi)網(wǎng)管理從公文發(fā)文開始就按照統(tǒng)一的模板進行規(guī)范，所有公文按照文種、標題、簽發(fā)人、正文、附件等一一進行填寫，由系統(tǒng)按照文種形成字號標準、格式規(guī)范的公文。發(fā)文審批單隨即形成，經(jīng)OA系統(tǒng)由經(jīng)辦人、部分負責人、單位主管（分管）領(lǐng)導(dǎo)簽字后，打字員統(tǒng)一打印分發(fā)。分發(fā)的文件經(jīng)檔案管理人員篩選后，部分文件可以直接電子化，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子文件預(yù)歸檔，并根據(jù)發(fā)文時間自動進行編號排序。部分文件的請示與批復(fù)文件、來函與復(fù)函等可以輸入關(guān)鍵詞后，由系統(tǒng)或手動劃分為一件歸檔文件。在OA后臺，可以根據(jù)發(fā)文部門、文種、年份、保管期限的不同，進行粗略分類，一旦需要查找，可以查詢?nèi)魏谓?jīng)OA系統(tǒng)發(fā)出的文件。到來年5月份正式歸檔時，只需從OA系統(tǒng)導(dǎo)出，即可實現(xiàn)測繪文書檔案的數(shù)字化歸檔工作。

（三）建立AMIS管理系統(tǒng)，實行檔案“輕”利用。結(jié)合陜西測繪文書檔案的特點，從真正實現(xiàn)“輕”利用的角度出發(fā)，著重從建立檔案管理信息系統(tǒng)（Archives Management Information System， AMIS）的角度出發(fā)，結(jié)合供給側(cè)的需求，分別探索AMIS的C/S（胖客戶端，主要適用于局域網(wǎng)）模式、B/S（瘦客戶端，主要適用于遠程連接）模式及SC/S（智能客戶端，支持遠程、局域網(wǎng)及單機工作）模式。

在建設(shè)的過程中，C/S模式主要承擔所有檔案的存儲、更新及測繪內(nèi)部人員使用的功能，要提供完整的目錄、檢索、分類、更新等功能，具備提醒已過涉密期文件目錄功能，同時，要通過口令、授權(quán)等確保檔案安全。

B/S模式則通過在測繪單位門戶網(wǎng)站提供專門窗口，面對遠程用戶，主要提供簡單的瀏覽、查詢、數(shù)據(jù)輸入等服務(wù)。如有需要，則可以通過在線申請、來電來函等方式索取檔案。

SC/S模式則主要針對政府、企事業(yè)單位等高端用戶，通過不同的用戶名及授權(quán)，提供自動更新、動態(tài)加載及方便的單機服務(wù)，通過分門別類的目錄、編研，為關(guān)系國計民生的一系列重大決策或企業(yè)運行發(fā)展提供依據(jù)。

通過這三種AMIS模式，對測繪文書檔案利用客戶進行細分，將大大提高供給側(cè)需求，為客戶提供更滿意服務(wù)。

三、打造測繪文書“輕檔案”應(yīng)注意的幾個問題

通過檔案的“輕”載體、“輕”管理、“輕”利用真正實現(xiàn)適應(yīng)時代要求的測繪文書“輕檔案”。同時，為保證陜西測繪文書“輕檔案”的實現(xiàn)，還需要注意以下幾個問題：

（一）要統(tǒng)一“輕檔案”建設(shè)標準。為保證陜西測繪文書“輕檔案”的統(tǒng)一、有序開展，實現(xiàn)不同測繪部門、測繪單位間的無縫接續(xù)，迫切需要測繪文書檔案管理部門出臺系列制度，對“輕檔案”建設(shè)進行統(tǒng)一規(guī)范，為將來陜西乃至全國測繪文書大數(shù)據(jù)“輕檔案”奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）要注意“輕檔案”保密問題。部分測繪文書檔案為涉密檔案，要嚴格按照涉密檔案進行保存與管理。保密期限到期后，要按照相關(guān)手續(xù)進行解密，及時向公眾公開，提高文件的利用效率。

（三）要做好“輕檔案”人才儲備。陜西測繪“輕檔案”的建設(shè)，對測繪文書檔案管理人員提出了更高的要求，因此要做好具有較高計算機水平、較好檔案專業(yè)技術(shù)、較為敏銳市場意識的檔案人才的培養(yǎng)儲備工作，以滿足未來測繪文書檔案的發(fā)展需求。

四、結(jié)語

文章從三個方面就如何建設(shè)陜西測繪文書“輕檔案”進行了嘗試與探討，“輕檔案”的建設(shè)成為測繪文書檔案發(fā)展的必然趨勢。隨著測繪文書檔案管理部門制度的進一步建立與完善，將來“輕檔案”的建設(shè)必將會有更多更好的思路與建議。

［1］李尚才.實施“六大工程”打造現(xiàn)代活力的“輕檔案”［J］.中國檔案報，2016（3）.

［2］國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要［J］.蘭臺世界，2016（4）.

［3］供給側(cè)改革成中國經(jīng)濟熱詞，國企加速清退僵尸企業(yè)［DB/ OL］.新浪網(wǎng)，2015-12-17.

［4］許祥生.淺談檔案信息化建設(shè)［DB/OL］.中國檔案資訊網(wǎng)，2014-6.4.