地震系統地震專題檔案的收集

文/云南省地震局　王瑞芳

地震系統地震專題檔案的收集

文/云南省地震局王瑞芳

結合地震應急工作預案要求，提出了地震系統內部針對單次地震應歸檔的文件材料的收集范圍，同時闡述了在收集過程中應注意的問題。最后根據地震專題檔案的價值，提出應進行檔案編研工作，建立地震專題檔案數據庫為防震減災工作服務。

地震；專題檔案；收集

云南是一個地震多發的省份，據中國地震臺網測定，公元前780年以來，云南及周邊地區（北緯20°～30°，東經96°～107°）共發生可定位5.0級以上地震711次，占全國總數的15%。地震給災區民眾的生產生活帶來了巨大的影響，生命和財產都蒙受重大損失。因此，我們需要對災害現狀進行客觀、詳細的記錄，并通過專家們進行科學、系統的研究，在地震災害中總結經驗，為今后工作提供依據。作為地震系統檔案工作者來說，震后第一時間做好文件材料的收集整理工作，是我們義不容辭的責任和義務。

一直以來，云南省地震局都有進行地震專題檔案的收集工作，但是由于并沒有相應的制度進行規范化管理，檔案室只是被動接收科技人員移交的材料，導致以往的專題檔案大都集中在地震災害評估方面，關于抗震救災指揮部工作協調、地震現場監視、地震預報、應急宣傳等工作情況的文字和圖片非常少。作為具有傳承震災記憶功能的地震專題檔案來說，這顯然是不合格的。因此，我們必須制定收集方案，明確單位地震專題檔案的收集范圍及歸檔方法，保證地震專題檔案的全面、詳盡，為防震減災工作提供豐富、系統的經驗資料。

一、地震專題檔案的收集范圍

結合云南省地震應急預案及云南省地震局地震應急工作預案要求，地震系統內部針對單次地震應歸檔的文件材料主要包括以下幾個部分。

（一）指揮協調工作中形成的文件材料。

1.黨中央、國務院、省委、省政府、中國局領導相關批示，應急響應決定，地震快報，震情報告，地震現場工作簡報，后方指揮部工作簡報，指揮部會議紀要，應急工作總結等。

2.在地震應急工作中提出的專業救援力量派遣方案，航拍區域建議，交通管制范圍建議，動態救援指引建議，處置地震謠言意見，災區應急救援力量調整、撤離建議等。

3.與當地政府部門、相關廳局單位溝通協調中產生的文件材料；地震災害緊急救援隊工作中形成的文件材料。

4.災區恢復重建規劃建議，采取抗震設防措施建議；抗震救災專項經費預算文件；災區地震系統防震減災恢復重建規劃等。

5.震區基本信息，災情速報，災害快速評估報告，震中圖，地震有感范圍圖，交通圖，人口分布圖，市縣應急工作情況等文件材料。

（二）預報監測工作中形成的文件材料。

1.地震現場監測文件材料。現場監測預報工作方案，3.0級以上地震參數，震情簡報，災區臺站點分布圖，現場流動測震臺站、強震臺站的架設與維護、數據的收集與實時展示等工作中形成的文件材料。

2.地震分析預報文件材料。震情會商和趨勢研判文件，宏微觀異常的調查落實工作中形成的文件材料；震情趨勢判定意見，余震防范意見；主余震分布圖，歷史地震分布圖，震源機制解，破裂過程，地震動分布圖等。

3.震災損失評估文件材料。地震災害現場災害情況，災區基礎數據收集計算工作中形成的材料，地震烈度圖；災情抽樣調查記錄，地震災害損失評估報告，地震科學考察方案等。

（三）應急宣傳工作中形成的文件材料（文字、圖片、聲像材料）。

1.現場應急科普宣傳方案，應急科普宣傳、科普知識講座工作情況。

2.新聞通稿，新聞發布會，媒體采訪情況；輿情監控、地震謠言應對情況。

3.領導、各工作組重要活動情況，地震應急工作中的先進人物及事跡。

（四）后勤保障工作中形成的文件材料。

1.應急到崗人員簽到表，現場工作隊通信、個人裝備、工作裝備以及政務、生活保障情況，后勤保障、應急器材的準備、使用情況。

2.現場應急經費支出情況。

3.現場通信網絡系統的搭建與維護，現場科技保障圖件的產出與發布。

4.抗震救災募捐登記及處理結果記錄等。

二、收集工作應注意的問題

1.檔案工作在日常工作中應加強宣傳，增強領導、各業務部門對地震專題檔案收集工作的重視，使各單位真正做到認真有效地收集突發事件檔案。建立長效機制，將地震專題檔案收集工作以制度的形式進行明確，例如在應急預案中明確要求各工作組都有義務協助檔案室進行相關資料的歸檔工作，在應急工作結束后一個月內即將應急工作中產生的文件材料移交檔案室，任何人不得將文件材料據為己有等。

2.對檔案的收集內容和移交期限做出具體的要求。根據地震應急工作預案中各工作組的職能職責明確分工，責任落實到人，確保檔案收集工作的有效開展。

3.平時在做好本職工作之外，深入了解地震監測預報、應急救援相關業務知識，從而在震后第一時間預估可能會產生的檔案的規模和數量，制定檔案收集計劃。筆者曾多次作為現場工作隊員參與云南省地震現場應急工作，期間對地震應急各個工作組的工作都有了詳細的了解，包括資料的形成過程，哪個時間段會產出哪些成果等，只有了解了這些，才能制定科學的檔案收集措施，確保檔案的齊全完整。

4.某些檔案材料如余震預測意見、趨勢研判意見等如果外泄很容易引起公眾的恐慌和質疑，在收集時要注意安全保密。

三、進行檔案編研，開發地震專題檔案信息提供利用

（一）地震記憶的傳承，防震減災科普宣傳。地震專題檔案資料真實的反映了震時及震后的建筑損毀、地質破壞、財產損失及抗震救災等情況，收集整理地震專題檔案資料，不僅可以將地震災害的相關記錄永久的保存下去，同時也給防震減災科普宣傳提供了豐富的素材。在抗震救災工作中所產生的音像、圖片等資料，在進行防震減災科普宣傳時，可以給民眾帶來更加真實、更加深刻、更加立體的感受，更容易引發人內心深入的共鳴，從而反思災難、銘記歷史、感恩社會。

（二）為地震研究工作提供參考。

1.為地震資料編研、地震志、史志等的編寫提供充分的原始資料。

2.通過對歷史地震各方面數據的比較分析，對于研究地震發展規律、加強地震觀測預報有重要的作用。

3.為其他單位、部門抗震救災工作提供參考意見，從而更方便、快捷的制定解決方案，最大限度減少地震帶來的損失。

（三）建立地震專題檔案數據庫。地震專題檔案是系統內抗震救災活動的真實記錄，具有很強的實用性和指導性。但是由于手工管理檔案的局限性，我們很難在眾多的檔案信息中及時準確提取出需要的部分，更勿論進行信息的資源共享。

對文件材料進行數字化的加工、整理和存儲，建立地震專題檔案數據庫，可以將在抗震救災過程中形成的各類檔案材料有效地組織起來，從而實現檔案的高效利用和資源共享。

同樣作為地震人，可能很多檔案工作者永遠沒有機會奔赴抗震救災第一線，只能在檔案室里提供后勤服務，但是只要我們堅守崗位，切實做好本職工作，努力豐富庫藏資源，提高檔案提供利用效率，為領導決策提供依據和參考，最大化的發揮檔案的功能，不管是在前方還是后方，都可以為防震減災事業做出自己應有的貢獻。

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［4］趙德敏，譚鴻雁.做好突發性重大事件檔案的收集工作［J］.蘭臺世界，2010（11）.

［5］齊曉曉.突發事件檔案的收集與管理——以四川大地震突發事件檔案為例［D］.鄭州:鄭州大學，2014.