淺析人才培養工作水平評估與教學檔案管理

文/楊凌職業技術學院　霍倩倩

淺析人才培養工作水平評估與教學檔案管理

文/楊凌職業技術學院霍倩倩

高校人才培養工作水平評估是國家對高校教育教學工作的檢查。在這一過程中，教學檔案彰顯著舉足輕重的作用，是與評估專家對話的重要依據和最有說服力的憑證；人才培養水平評估工作的開展，也促進著教學檔案工作的發展。本文結合筆者工作實際，對如何進一步做好教學檔案管理工作提出一些意見，以期進一步促進教學檔案管理工作的發展。

人才培養；評估；教學檔案；管理

一、引言

教學檔案主要是指在學校在教學日常管理、教學活動以及科研過程中所形成的具有一定保存價值的文字、聲音、圖表以及影像等不同載體和形式的原始文獻資料，是教學成果的重要記錄。學校的發展歷史由教學檔案記錄。教學檔案是高校人才培養工作水平評估中各項指標體系最具說服力的憑證，為評估專家了解學校的發展歷史、研究存在問題、科學決策未來發揮著重要的作用。高校人才培養工作水平評估是根據一定的教育教學目標以及標準，通過收集學校信息，準確反映實際情況，對學校教學質量及管理水平進行客觀評價。通過評估，可以肯定成績，規范標準，總結經驗，樹立典型，明確學校的辦學定位和目標，找出不足和問題，制定整改方案。因此，真實、完整、系統的檔案材料是做好人才培養水平評估的重要基礎。

二、教學檔案管理存在的問題

在迎評材料的準備過程中，檔案工作的重要性充分體現出來，在彰顯著檔案材料價值的同時，也暴露出一些缺點，主要表現為：

（一）檔案意識薄弱。學校在日常的教學管理過程中，經常是把教育教學、學生、行政管理等放在首位，導致檔案人員對檔案工作的定位沒有明確的認識，認為檔案工作是一項基礎工作，為師生提供查閱服務，沒有清楚地認識到檔案工作對學校發展所起到的作用。

（二）檔案材料不完整。往往在迎評過程中，會有一些部門因為平時對檔案資料收集和保管的不注重，造成材料的不完整。又或是因為人員的變動，一些部門兼職檔案員變動也會造成材料的丟失，致使檔案材料不完成，缺乏連續性。

（三）檔案材料不規范。在平時收集檔案的過程中由于缺乏指導，有些檔案部門在收集時，會忽略非文字性、非文件性材料的歸檔，像是圖片、專題會議的紀要等，這樣就造成了收集材料的不規范，從而直接影響到評估結果。

（四）檔案人員業務水平低。在學校從事檔案工作的人員當中，專業檔案管理人員較少，大多數都不是檔案專業出身，在確定崗位后參加檔案培訓，因為沒有受過專業的知識培訓，缺少基礎理論和專業技能，這樣對檔案管理的工作存在一定的被動性。

（五）基礎設施不完善。在實際的檔案工作中，因為配套的基礎設施不夠完善也會給檔案管理帶來一些麻煩，比如因為經費的原因，很難使檔案管理滿足現代化的設備設施要求，專業的庫房、閱覽室等沒有統一實現，光盤刻錄機、掃描儀等等現代化技術的使用不夠廣泛，這些同樣也影響著檔案管理的現代化水平程度。

（六）信息化建設水平低。制約檔案信息化發展的主要因素在于對檔案的現代化建設還沒有得到高度的重視，還未曾實現用計算機對檔案的組卷、查閱等功能。目前能做到就是實現計算機的錄入、檢索管理，缺少對檔案信息的網絡化建設，沒有實現網絡共享，進而也就談不上資源共享。

三、教學檔案在人才培養水平評估工作中的作用

（一）教學檔案是專家組評價學校人才培養水平的重要依據。評估工作一般只有短短的幾天時間，如何在這幾天時間中讓專家組對學校有一個整體、全面、客觀的認識，除了實地走訪、考察、座談之外，翻閱大批量的檔案材料就成為專家組評價學校人才培養工作水平的重要憑證。學校人才培養工作的主要信息大量的積累在教學檔案中并由教學檔案體現，因此它的作用是不可替代的，評估的最終結果也受其直接影響。

（二）教學檔案是學校人才培養水平的工作的反映。教學檔案管理工作作為學校檔案工作的一個重要方面，通過專家組對大量檔案材料翻閱，在查看檔案材料的規范性、標準性的同時，其實對學校整體的檔案管理水平已產生一個初步的認識，所以教學檔案的質量、管理水平本身就是一個學校人才培養水平工作的反映，是水平高低的一個縮影，影響著專家組成員對學校的整體評價結果。

四、人才培養水平評估工作對教學檔案管理工作的影響

（一）通過人才培養水平評估可以強化學校領導以及廣大教職工的檔案意識。檔案工作作為學校工作的重要基礎之一，是檢驗和衡量學校教學質量和管理水平的一個重要尺度。為了使評估工作可以順利開展，保證檔案材料的真實性、完整性，讓檔案為教學、科研服務，發揮它在評估中的重要作用，領導和廣大教職員工必須對檔案工作有一個全新的認識和定位，提高對檔案工作的重視程度，強化檔案意識。

（二）通過人才培養水平評估可以推動檔案工作規范化建設。檔案材料是人才培養水平評估工作實施的基本信息，這不僅推動著檔案建設，也對檔案材料的完整性、規范性有一定的要求。通過評估，可以發現檔案材料在個教學環節中的質量規范性及管理標準性，如果一旦發現有些資料未能達標或者是不完整，可以及時采取措施使其完善。檔案工作的規范化建設，對提高檔案工作的質量和科學管理水平有一定的促進作用。

（三）通過人才培養水平評估可以增強專、兼職檔案人員的素質。在檔案工作的各個環節中，檔案管理人員除了要精通檔案專業知識，在積累經驗和繼承傳統方法的同時一點點提高業務水平，不斷改革創新；還要繼續擴大知識面，系統學習現代化的辦公方法，熟練掌握現代化的檔案管理手段。學校檔案的特點是種類多，有傳統的紙質檔案，有現代的錄音錄像檔案，所以作為一名合格的檔案工作人員，不僅要求有一定的專業基礎知識，還要求學習掌握電子檔案管理與歸檔方法、檔案管理軟件的設計和使用等知識。

（四）通過人才培養水平評估可以提高學校檔案管理的水平。在評估材料的準備過程中，檔案人員通過對材料的整理對其有一個進一步的認識，不僅增強了檔案意識，同時也加強了對檔案收集、編研工作的肯定。在整理的過程中，通過查漏補缺，對原來一些不規范、不完整的材料進行補救，這樣做不僅為以后開展各項工作奠定了重要基礎，也是從本質上提高檔案工作管理的水平。

（五）通過人才培養水平評估可以加快檔案信息化進程。

在信息技術迅速發展的今天，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代教學改革和教育事業發展的需要。實現檔案管理的現代化就是學會利用計算機等現代設備對檔案資料進行存儲、檢索，由傳統的手工操作向以計算機為操作工具的現代管理方法過渡，全面實現辦公自動化。隨著評估工作的不斷推進，采用信息化管理方法，改革創新傳統手工方法，以校園網為依托，不但可以提高教學檔案的收集和利用效率，還是教學檔案收集及時、完整的保證，更是以評促建的重要結果。因此，在檔案管理的工作中要逐步將一些老化的管理手段拋棄，增加計算機、刻錄機等現代化電子設備的使用，加大必要軟硬件設施的投入，努力實現檔案管理設備和手段的現代化進程。

五、結束語

檔案工作是學校工作的重要組成部分，在學校管理中的作用不容忽視。一方面評估材料是由教學檔案來支撐，評估材料是對教學檔案的延伸，另一方面，水平評估又是對教學檔案工作的檢驗和促建，是教學檔案價值和地位提升的保證?；ヂ摼W時代背景下，高校檔案工作發展的必然趨勢是采用計算機、網絡技術等現代化手段進行管理，不斷創新管理模式及方式方法，最大效益地發揮檔案的意義，為學校的發展改革和人才培養水平評估工作服務，為學校的教育教學及科研管理工作做出貢獻。

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