用發現的眼光看科技檔案工作

文/黑龍江省農科院草業研究所 杜優穎

用發現的眼光看科技檔案工作

文/黑龍江省農科院草業研究所 杜優穎

以科技檔案工作為研究對象，對科技檔案工作進行分析，辨析科技檔案與科研檔案的概念與外延的區別、探索科技檔案管理標準化實施設想、提出檔案工作應增加立項建議。旨在完善科技檔案管理工作，使其更好地為科技創新服務。

科技檔案；概念；標準化

習總書記在出席全國科技創新大會、兩院院士大會、中國科協第九次全國代表大會時發表重要講話，在我國發展新的歷史起點上，把科技創新擺在更加重要的戰略位置上，吹響建設世界科技強國的號角。科技興則民族興，科技強則國家強。隨著我國科技加速發展，作為科技創新活動記錄的載體——科技檔案，由于其具有法律憑證作用，應被妥善保管，高效高質管理，使其形成于科技創新，最終服務于科技創新。隨著科技檔案的建設工作完成，科技檔案管理經驗的不斷積累，用發現的眼光看科技檔案管理理論標準與實踐落實相結合過程中的若干細節，大膽辨析，以資同行共同探討，完善科技檔案管理工作。

一、科技檔案與科研檔案的概念

科技檔案，在2008年國家質監總局發布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》中對科學技術文件材料（以下簡稱科技文件材料）定義為：記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的圖表、文字、聲像等不同形式文件材料的總稱。科學技術檔案定義為：科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）國家機構、社會組織以及個人從事社會各項活動中形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件。劉偉編著的《科技檔案管理》作為黑龍江省檔案業務人員培訓教材，將科技檔案闡述為，是記錄和反映生產、科研、基建、設備及管理活動的各種不同載體的原始記錄總稱。

科研檔案，1987年由國家檔案局與國家科委聯合發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》，將其定義為，在科學技術研究活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式的載體的文件材料。其中第7條概括科研檔案的收集范圍，將其分為科研準備階段、實驗研究階段、總結鑒定驗收階段、成果獎勵申報階段、推廣應用階段等。

由此可見，科技檔案與科研檔案是不同的概念，有著不同的形成內容與外延。科技檔案涵蓋科研檔案，科研檔案是科技檔案的一部分。

二、科技檔案標準化建設與管理

一項工作若想獲得最佳的質量需要在完善的制度指導下加以高效的落實。科技檔案作為科技創新活動的記錄載體，帶有科技創新活動所具有的先進性、科學嚴謹性與創新性的特點。這就對科技檔案管理工作提出了更高的要求。

（一）按照專業領域建立科技檔案工作流程手冊。一百個人眼中有一百個哈姆雷特，如何保障檔案管理人員在科技檔案工作國家法規與標準的落實過程中不走彎路，使科技檔案建設與管理工作做到有據可依，是保障科技檔案管理標準化實施、科技檔案工作高效運轉的前提。

根據以往科研檔案建設與管理過程中查找相關材料發現，針對科技檔案工作我國自19世紀80年代起制定了多項相關法規。如1987年由國家科委與國家檔案局聯合發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》，明確了科研檔案的定義、收集范圍與內容、制定了科研檔案的形成及歸檔、檔案工作的檢查與管理、開發與利用等相關要求，提出了檔案管理人員工作的基本任務和職責，在科研檔案工作實踐中可作為主要依據。其他相關法規還有2008年國家質監總局發布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，1980年國家經委、科委、基建委與檔案局發布的《科學技術檔案工作條例》，工作中還應遵循1998年5月起實行的新《檔案法》，2015年國家科技部、國家保密局發布的《科學技術保密規定》。

以上國家標準與科技檔案工作依規，應當結合各領域（專業）工作特性加以落實。建議各領域（專業）以國家法規及標準為依據，建立科技檔案建設與管理工作手冊。建議國家檔案局與各科技領域（專業）主管單位合作，共同梳理科技檔案建設與管理工作各項環節，制定科技檔案建設與管理工作法規與標準。指導該領域（專業）科技檔案工作標準化的落實。

（二）考核與逐級檢查制度落實情況。《科學技術研究檔案管理暫行規定》中第14條對于科研檔案的定期檢查工作做出了指導。除國家各級檔案部門實行定期走訪檢查外，各科研單位應當形成考核制度與逐級定期檢查制度，以提高檔案管理標準化的落實。

三、提高重視，增加立項，促進成果推廣轉化

適當增加科技檔案研究課題的立項。黑龍江省作為農業大省，項目資助應以農業科技創新、農民增收為主。但隨著科技創新向縱深發展，隨之形成的日益增多的科技檔案需要高效管理；隨著知識產權保護受到前所未有的重視，作為具有法律憑證作用的科技檔案，不應受到忽視。

如何將科技檔案管理做到提質增效，是一項值得關注的問題，應當運用科學的方法予以研究。在CNKI中以“科技檔案”為關鍵詞，共檢索到科技論文7484篇。2006～2016年，共有相關論文2619篇。檔案工作者已進行了很多研究，但將研究成果大多停留紙上，落地熟化的卻不多。應當將成熟的研究成果加以立項，大力推廣具有專業特性的科技檔案規范化管理方法，以指導、完善科技檔案工作。

四、保密工作不應忽視

《科學技術保密規定》中第2條規定，科學項目規劃、計劃、科技項目和成果中關系國家安全和利益，依照國家法定程序規定，在一定時期一定范圍內可知的事項，稱為國家科學技術秘密。《科學技術保密規定》第10條將密級分為，秘密、機密、絕密三個等級。并提出，科學技術原則上不確定為國家科技秘密。《科學技術保密規定》第11條，規定對國內外已公開、無國際競爭力不涉及國家安全、難以控制知悉范圍、已流傳或受自然條件制約的傳統工藝等情況之一的，不確定為國家科技秘密。

科學技術雖然原則上不確定為國家科技秘密，但保密工作仍不容忽視。隨著各國間科技創新的不斷發展，知識產權保護重視程度的加深，網絡安全等問題不斷產生。作為農業科技領域，各國間植物資源、有益基因爭奪的加劇，要求農業科研工作者對于保密工作需要持有警醒的態度。

科技檔案建設與管理是服務科技創新的一部分，使各領域（專業）科技檔案管理各環節操作有據可依，是科技檔案工作高質運轉的有力保障。本研究以發展的眼光，探索工作實際遇到的困惑與瓶頸，并提出設想，以期讓科技檔案工作更好地服務科研。

［1］中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局.GB/ T11822-2008 科學技術檔案案卷構成一般要求［S］.北京:中國標準出版社，2008.

［2］劉偉.科技檔案管理［M］.哈爾濱:黑龍江人民出版社，2008:2.

［3］國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定［Z］.北京:1987.

［4］國家科技部，國家保密局.科學技術保密規定［EB/OL］.科學技術部國家保密局令第16號，（2015-11-16）.