分析檔案集約化管理的必要性及優(yōu)勢

文/黑龍江省大慶油田第七采油廠基建管理中心　高紅英

分析檔案集約化管理的必要性及優(yōu)勢

文/黑龍江省大慶油田第七采油廠基建管理中心高紅英

當(dāng)前，面對全面深化改革的新形勢新任務(wù)，對檔案工作提出了新要求，要求進一步創(chuàng)新檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制，進一步提高檔案干部隊伍素質(zhì)。本文從創(chuàng)新檔案管理模式入手，深入分析檔案集約化管理的必要性，并結(jié)合實際情況，闡述該管理方式的優(yōu)勢。

集約化管理；降本增效；優(yōu)勢

一、前言

當(dāng)今社會是信息社會，信息無處不在。它是資源，更是財富，只有實行系統(tǒng)控制，才能達到有效利用，實現(xiàn)科學(xué)管理。檔案集約化管理， 從節(jié)約與效率入手， 體現(xiàn)了降本增效的思維理念。

二、檔案集約化管理的必要性

（一）降本是創(chuàng)新檔案管理模式的基礎(chǔ)。

1.節(jié)約人力。作為一個獨立的企事業(yè)單位，在進行政治、經(jīng)濟、生產(chǎn)等活動與社會各方面聯(lián)系在所難免。由此而產(chǎn)生和形成的檔案信息， 它既是不能再生的潛在資源， 又是事業(yè)發(fā)展的必備財富。例如：文書、科技、人事、聲像、財務(wù)等檔案， 分別保管在相關(guān)部門由專職或兼職人員負(fù)責(zé)， 管理水平參差不齊， 規(guī)章制度的執(zhí)行難以統(tǒng)一， 工作質(zhì)量不能保證， 難以形成推動檔案事業(yè)發(fā)展的合力。只有把各類檔案信息都集中到檔案部門， 由專業(yè)技術(shù)人員管理，才能最大限度地發(fā)揮檔案管理專業(yè)人才的優(yōu)勢。

2.節(jié)約物力。管理現(xiàn)代化是一個動態(tài)概念， 他更多的是被賦予了時代的內(nèi)容。必要的物質(zhì)、設(shè)備已成為檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化中的不可缺少的硬件部分。而分散管理，有些專業(yè)設(shè)備重復(fù)或難以備齊； 信息整理、存儲等設(shè)備共用， 又使檔案信息的安全性難以保障， 而集中統(tǒng)一管理檔案信息， 能對檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展做出適時的統(tǒng)籌考慮， 它可以根據(jù)單位的特點， 利用情況及時整合各類檔案信息， 集中優(yōu)勢力量， 主攻最迫切， 最關(guān)鍵的問題， 解決設(shè)備使用中的優(yōu)化配置， 減少檔案信息中物化了的知識損耗，以達到物盡其用。

3.節(jié)約財力。從信息的收集、整理、歸檔、編研、利用等一系列工作中， 各環(huán)節(jié)都含有科學(xué)管理的因素。因此， 在技能的培訓(xùn)、設(shè)備的使用中，必然有一定的財力投入和知識、設(shè)備的更新。有限的資金能否用好， 能否起“到“好鋼用在刀刃上”的效果，能否及時捕捉到管理最好的方法、科技的最新動態(tài)。

（二）增效是檔案集約化管理的必然結(jié)果。

1.集中統(tǒng)一管理能促進專業(yè)水平的提高。各類檔案信息集中到專業(yè)人員手中進行管理， 它突出的是規(guī)范化， 各類檔案千差萬別， 但它的管理思路是一致的。客觀上， 各類檔案信息， 數(shù)量大，范圍廣，利用的人多， 整理、編研所花費的時間長， 給檔案人員造成很大壓力；在主觀上要求檔案人員必須要自覺地鉆研業(yè)務(wù)，潛心研究各類檔案的特點、現(xiàn)狀及發(fā)展，爭取更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會， 以掌握最新的管理方式、方法， 通過對各類信息的了解和把握， 從多角度開發(fā)、介紹、推廣檔案信息， 增加信息中的含金量， 實現(xiàn)信息間的互補， 進而培養(yǎng)和挖掘自我創(chuàng)新的能力，在社會上找準(zhǔn)發(fā)揮自己專業(yè)特長的位置。

2.集中統(tǒng)一管理，使檔案部門真正成為信息源。各類檔案信息在檔案部門交叉匯總，統(tǒng)一對外提供利用，檔案部門在此起到了信息集散地的作用。這既有利于信息的篩選和互補，更有利于形成綜合性強的信息。

3.集中統(tǒng)一管理， 在服務(wù)上凸現(xiàn)了“ 以人為本”的理念。科學(xué)管理的最終目的就是更好地為社會所利用， 在服務(wù)層面上，表現(xiàn)為信息廣泛，方便快捷，利用者可以在同一地點查閱了解到各類相關(guān)的信息，感受到專題匯編、特色檢索、專業(yè)咨詢、網(wǎng)上查找、瀏覽等“一站式”服務(wù)，它順應(yīng)檔案信息形成到利用的自然過程，理順了信息之間相互滲透、相互聯(lián)系的關(guān)系， 在節(jié)約檔案信息管理投入各要素的同時，提高了檔案信息的利用率。

三、檔案集約化管理的優(yōu)勢

（一）確保了檔案資源的完整和安全。一是方便擴大檔案收集范圍，將有用的檔案收集齊全；二是可以避免檔案重復(fù)收集，保證數(shù)據(jù)源的唯一性；三是能夠?qū)ⅰ八罊n案”變?yōu)椤盎顧n案”，建立動態(tài)有機的檔案資源體系。在油田企業(yè)中，很多資料檔案是具有聯(lián)系性的，比如油田勘探開發(fā)類檔案，反映地下形態(tài)、結(jié)構(gòu)的資料與地面施工資料都有相關(guān)性，但是這些資料由兩個不同的部門產(chǎn)生，分別存放在不同的檔案室，如利用者需要就要分別去兩個檔案室查閱，既大大增加了借閱的難度，又浪費了大量的時間。

（二）減少了大量的重復(fù)投入和不必要的浪費。一是能夠集中力量加強檔案“八防”管理，實現(xiàn)檔案庫房精細(xì)管理；二是能夠按照涉密檔案標(biāo)準(zhǔn)，提升涉密檔案管理水平。三是減少檔案庫房低水平建設(shè)，降低企業(yè)成本。目前油田企業(yè)三級單位的檔案室雖然不大，但是大都有相應(yīng)的配套設(shè)施，仔細(xì)算一下每個小檔案室的投資不少于幾十萬，20個這樣的檔案室，就是幾百萬的資金投入，檔案數(shù)量不多，借閱量不足庫存的十分之一，是三級檔案室普遍存在的現(xiàn)象。

（三）全面實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。一是能夠?qū)ⅰ皺n案庫”變?yōu)椤八枷霂臁保瑸槠髽I(yè)決策提供有力支持；二是能夠方便用戶查閱，提高用戶滿意度；三是能夠促進檔案數(shù)字化建設(shè)，提供便捷檔案服務(wù)；四是有利于開發(fā)檔案編研成果，提升檔案價值。全面實現(xiàn)了檔案信息資源的共享利用。將多個小檔案室的檔案資源進行合理整合，去除重復(fù)檔案、密級檔案，將有價值檔案的電子件上載到公司局域網(wǎng)內(nèi)，方便更多人查詢利用。

四、結(jié)論

在檔案管理的新形勢下，檔案人員應(yīng)該不斷思考、與時俱進，將現(xiàn)有的檔案資源有機整合，集中管理，實現(xiàn)去粗存精、去劣存優(yōu)，加強檔案資源、安全、利用體系建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力，提高檔案整體管理水平，為企業(yè)經(jīng)營、檔案事業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

［1｝辦公廳.國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》［Z］.2014-5.

［2］長沙市檔案局.改革檔案管理模式實現(xiàn)機關(guān)檔案資源集約化管理［Z］.2009-11.