檔案管理模式的研究與思考

文/濟南市傳染病醫院　湛麗莉

檔案管理模式的研究與思考

文/濟南市傳染病醫院湛麗莉

我國企事業單位數量眾多，其規模和經營水平也不盡相同，在現實社會中，對這些模式進行分析進而了解其優勢與劣勢，有利于企事業單位進行針對性地選擇，避免盲目的套用管理模式所帶來的不良影響和損失。本文對檔案管理的各種模式進行了簡單的分析，希望對企業單位的檔案管理起到一定的啟示作用。

檔案管理模式；企事業單位；管理工作

一、前言

檔案是隨著人們的實踐活動而逐漸積累起來的資料等，檔案管理指的是用科學的原則和方法管理檔案，并依據檔案內容為各種社會實踐服務提供信息，檔案管理工作具有重要的社會意義，是國家科學文化事業的重要組成部分，也是各企事業單位中各部門各項管理工作的組成部分。

檔案的管理模式依據不同的標準有不同的區分方式，在現實社會中，對這些模式進行分析進而了解其優勢與劣勢，有利于企業單位進行針對性地選擇，避免盲目的套用管理模式所帶來的不良影響和損失。

二、檔案管理模式的研究

（一）按檔案管理主體區分的管理模式。我國人口眾多，企事業單位也數不勝數，其規模和經營水平也不盡相同，根據其檔案管理主體的不同，可以分為自主管理、合作管理、外包管理三種。

1.自主管理模式。自主管理模式是企業根據自身的特點與經營現狀，對自身經營和發展過程中形成的檔案進行獨立自主的管理活動。其特點是不借助于國家檔案管理單位和社會的技術指導與支持，根據自身的財務狀況、人力條件進行檔案管理工作。這種模式的優點是在自主的管理過程中積累檔案管理經驗，同時也完整有序的完成企業的檔案管理，對于企業日后的資料查找和使用非常便利。這種自主管理模式一般適用于具有一定檔案管理基礎的企業單位，在硬件設施、專業人才、管理制度上對自主的管理檔案都有一定的保證性條件。

2.外包管理模式。外包管理的模式與自主管理相對應，是指將本企業或單位生產經營及管理過程中所產生的所有檔案資料承包給社會化的檔案管理機構來管理。這種模式產生的主要原因是我國的市場化經濟發展時間較短，大部分企業規模較小，內部的機構設置不夠完善，缺乏檔案管理方面的專業人才和相應的資金，所以使檔案托管于社會化的檔案管理機構，由這些機構來給予托管者在檔案業務辦理到檔案實體資料的保管、整理、編目、檔案信息數字化等，也為有其他要求的企業單位提供更完善、多樣的業務。

檔案的這種外包管理模式主要是針對沒有自主管理能力的企業單位，彌補其在檔案管理方面的只能缺失。但是這種模式的檔案管理有一個十分明顯的缺陷，即保密性差，特別是涉及產品研發資料等具有保密價值的檔案，在托管時一定要簽訂保密協議等。

3.合作管理模式。合作管理是許多在內部還沒能健全企業檔案管理制度和機構，或者由于某些原因不適于在企業內部進行檔案管理，又沒有足夠的資金托管給社會管理機構，在這種情況下，具有類似情況的企業聯合籌措資金建立聯合檔案管理室，將參與的所有企業的檔案進行保管。

（二）企業內部檔案管理模式。企業內部自主管理檔案主要有三種模式存在，第一種是檔案分散管理模式，具體內容就是企業內部各個部門保存各自部門相關的檔案，比如會計檔案存放在財務部門、技術檔案存放在研發、生產部門等。第二種是檔案的集中管理模式。這種管理模式具體的操作方法是將企業內部的文書、技術資料、會計財務等經營管理的各種方面的檔案集中起來進行統一管理。 這些檔案資料實際上是其所屬的企業單位檔案信息的綜合體，在企業相關方面負責人的直接領導下，作為企業單位整個管理系統的一個部分，承擔著企業全部檔案信息資源的儲存、管理和開發利用工作，發揮統一管理檔案和對內、對外組織檔案信息流通的作用。第三種是信息一體化管理模式。這種管理模式是集企業內部檔案、企業所屬行業的科技情報、單位所有科技圖書資料等各種信息于一體，實行一體化管理，是企業內部統一的信息管理中心。

對這三種檔案管理模式進行分析可以發現，前兩種模式屬于單一的檔案管理模式，這兩種模式其實是我國經濟發展早期采用的管理模式，對于當時的條件來說促進了檔案管理的發展，對企業的發展也起到了積極的作用。但是隨著經濟的不斷市場化發展，這種單一的檔案管理模式表現出其不適宜于現代化企業的一面，主要是由于其所貯存信息具有單一性、所反映內容有滯后性、所提供信息有局限性這三個方面的缺陷，導致這種檔案管理模式已經不適用于現代企業單位的發展，特別是現代企業對信息化的要求。而第三種管理模式的信息一體化管理模式集企業經營管理及研發等各種信息于一體進行綜合的管理、開發，具有信息來源廣泛、信息貯存集中、信息內容全面、信息輸出綜合性等特點，所以這種模式不僅滿足了企業對各種信息的需求和適應企業走向市場的需要，而且有利于檔案事業的發展。

三、總結與展望

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經漸漸跟不上時代的腳步，利用電腦是社會發展的總趨勢，但目前大多數企業檔案、圖書、資料等處于分散管理狀態，為了更好地發展，實行一體化檔案管理模式，對信息進行綜合開發，實現各種信息輸入、計算、分析、檢索的自動化，贏得時間，增加效益，從而加速企業信息管理的現代化進程。

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