淺淡醫院基建檔案管理

文/臺州骨傷醫院　葉海英 單華杰

淺淡醫院基建檔案管理

文/臺州骨傷醫院葉海英 單華杰

隨著醫院的快速發展，醫療業務不斷地擴大，醫療用房新建工程的數量不斷增加，基建檔案也越來越體現出它在醫院建設與發展中的重要性。 通過對醫院基建檔案在醫院管理中作用的分析，提出醫院基建檔案收集時應注意的問題。

醫院基建檔案；檔案資料收集

一、基建檔案建設是推動醫院可持續發展的保障

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的基礎狀態記錄。它以文字、圖、表及聲像載體材料記載了醫院基本建設的歷史和狀態。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

二、基建檔案建設為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

三、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。 基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富，收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。

基建檔案在醫院管理中有如此重要的作用，所以我們在收集醫院基建檔案資料時，必須抓住幾個關鍵環節，注意以下幾個問題：

（一）明確工程檔案資料收集范圍。要做好醫院基建檔案資料收集工作，就必須對工程檔案資料的收集有一個明確的范圍。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。所以在訂立檔案資料收集范圍時，建設單位的資料員要事先了解清楚工程項目的規模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時做到心中有數，同時對照有關文件要求，列出必須收集的檔案資料清單，并把清單印發到各有關單位和部門。

（二）落實好檔案資料收集的責任。每一個工程項目都會牽涉多個單位和醫院內部多個部門（科室）。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。在工程準備階段，大量的文件是由醫院即建設單位收集，但到了施工階段，就會牽涉到不同的施工單位。如果建設項目是實行總承包的，需由各分包單位負責收集、整理分包范圍內的檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。

此外，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按范圍收集齊全，建設單位還應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任。

（三）指導好各施工單位和部門進行資料收集、整理工作。一般來說，較大的工程項目其施工單位的管理都比較規范，他們都會配備專職的檔案資料管理員。但是，醫院建設大項目畢竟不多，更多的是一些中小項目和維修項目，而這些小項目往往是由一些掛靠公司承包，這些小公司為了節約成本，很少有專職檔案資料管理人員專門從事資料收集工作，大多是由施工員兼資料管理員，他們對檔案資料管理既不很熟悉，又不大重視。因此，建設單位的檔案資料管理員一定要在工程開工前，對各有關單位的資料管理人員進行資料管理責任交底，必要時進行簡要的技術講解，提醒注意事項。我院就曾遇到過以下情況，某施工單位派駐工地的施工員（兼資料管理員），在責任交底時，該施工員由于對資料管理的時限性和重要性認識不足，對我院檔案資料管理員提出的要求有點不以為然，結果在工程竣工后很長時間都沒有向我院提交該收集的資料，甚至把部分消防產品生產合格證都丟失了，后來花了好長時間才把資料補齊，嚴重影響了工程項目質監驗收。經此教訓之后，我們對以后的建設項目特別注意做好施工單位的資料收集整理的指導工作，除了印發資料收集范圍和清單之外，還要求施工單位備有存放資料的文件柜，用不同的文件盒分門別類把不同時期的資料保存下來，定期進行整理。

（四）充分利用IT技術進行基建檔案現代化管理。隨著信息技術的發展，電子文件作為一種新型的信息載體已越來越多地出現在基建檔案領域（如設計圖、三維效果圖等），以磁性材料和光學材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體，運用IT技術進行檔案現代化管理具有占用空間小、儲備信息量大、應用能力強、轉輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大突破。對此，作為醫院基建檔案管理工作者應有足夠的認識，如果條件允許，最好能利用醫院既有的信息管理系統，減少重復投資。

四、小結

隨著醫院規模不斷擴大和硬件水平的不斷提升，醫院基建檔案的管理也越來越體現它的重要性。基建檔案管理的好壞直接關系到醫院整體建設和維修改造的速度、成本，甚至影響到建筑安全，是醫院基建管理中長期而重要的工作任務。作為建設單位的基建檔案工作者應充分認識到基建檔案資料管理工作的重要性，認真履行職責，在資料收集這個關鍵環節中充分發揮主觀能動性和工作積極性，嚴格把好資料匯總關，并進行必要的歸類，如按內容分為綜合用房、業務用房、輔助用房、生活用房等。同時，基建檔案管理員還要不斷學習檔案管理新知識、新技術，更好地把各種現代化手段運用到醫院基建檔案資料管理中去。

［1］趙霞.淺淡醫院基建檔案管理［J］.中華現代醫院管理雜志，2006，4（4）:327-330.