高校科研課題檔案管理策略研究

文/大連大學檔案館 李龍鳳

高校科研課題檔案管理策略研究

文/大連大學檔案館 李龍鳳

高校科研課題檔案是課題研究過程中在各個階段所形成的具有保存價值的文獻資料。本文就高校科研課題檔案的內容、特征入手，指出了當下高校科研檔案管理的癥結與對策。

科研課題檔案管理；特征；癥結；策略

科研課題主要是指具有相對獨立目標和內容的研究對象，是構成科研的基本單位。而所謂的科研課題檔案，主要是指在各類課題研究過程中所產生的、能夠反映所研究領域面貌以及具有非常高的保存價值的各種文獻資料，它是組成高校檔案的重要部分。它真實記錄了所研究課題的內容、思想、方法、成果以及獲獎等相關的科研活動情況，對高校未來的科研發展具有很高的參考價值，能夠有效避免重復研究現象的發生，為教學提供豐富的教學素材，同時也是教研人員職稱評定的主要依據。因此，做好高校科研課題檔案的管理工作，具有十分重要的價值和意義。

一、當前高校科研課題檔案管理的癥結

通過對上述高校科研課題檔案內容和特征的分析，不難發現，高校科研課題檔案管理工作是一項十分繁復，要求較高的工作，無形中帶來了許多無法忽視的問題和困難。在實際的管理工作中，主要表現為以下幾點：

（一）管理體制不完善。對于整個科研項目的管理，高校一般只對課題的申報、成果評定、申報獲獎等研究階段較為關注，對科研項目的數量和經費的較為注重，但是卻缺乏對研究過程中形成的各種文獻資料進行及時收集、整理和歸檔，沒有建立完善的檔案管理體制，在檔案的具體管理過程中缺乏均衡發展的管理理念。

（二）管理方式不合理。主要表現為：首先，歸檔方式不統一；其次，保管期限不標準；最后，歸檔要求不嚴格。

（三）缺乏知識產權保護意識。從權利人的角度來講，部分科研人員對知識產權方面的相關法律知識缺乏應有的認識，沒有形成對科研成果的保管、安全利用以及科研檔案歸檔等問題的正確理解和認識。主觀地將課題研究的核心技術保留在自己的手中，造成科研課題檔案核心內容的缺失，造成檔案的不完整性。部分科研人員缺乏足夠的檔案保管意識，只重視科研活動本身，卻忽視了在科研過程中形成的非常具有保存價值的原始文獻資料的保管，種種原因，最終導致了歸檔檔案的不齊全和不完整，一定程度上喪失了科研課題檔案應有的保存價值和社會價值。

二、加強高校科研課題檔案科學管理的策略

（一）建立健全高校科研課題檔案的形成和歸檔制度。對科研課題檔案的形成和整理必須實行“三納入”措施：第一，科研課題檔案的形成和整理必須要納入正常的科研工作體系；第二，科研課題檔案的形成必須要納入具體科研工作計劃的管理體系；第三，科研課題檔案的形成和整理工作必須要納入到課題研究組所有相關人員的崗位責任制，并派專職人員對科研課題的檔案形成和整理工作進行管理。

（二）進行及時有效的收集整理和預立卷工作。科研管理部門應該準備好相應的臨時檔案盒，以便在科研過程中形成的課題檔案隨時進行歸檔和預立卷工作。將那些已經整理完的檔案，分別存放于不同分類方案的檔案盒中。要在平時的歸檔工作中不斷強化立卷工作，一定要進行及時有效的檔案收集整理和分類。并要充分利用收文簿對處理完畢的檔案進行催收和及時歸檔，避免出現由于時間拖延而造成的檔案丟失現象。

（三）建立科研管理部門和課題組立卷制度。由科研管理部負責實行立卷，能夠有效確保歸檔的科研課題檔案的完整性和系統性。由于科研管理部門以及課題研究小組成員對研究過程中形成的文獻材料了如指掌，能夠及時有效地對其進行收集整理，再加上他們對業務比較熟悉，也十分明確科研課題檔案的存在價值和意義，了解檔案在研究過程中的具體的形成機制和原理，進而能夠保持檔案的有機聯系來進行整理和立卷。所以，建立科研管理部門和課題研究組立卷制度是科研課題檔案質量的基本保障。

（四）認真做好科研課題檔案管理的每一步工作。首先，要做好立卷。其次，嚴格按照相關步驟進行組卷整理：第一，將科研過程中在各階段形成的檔案進行時間排序，若有缺失或不齊全的，要注明原因。第二，修補破損的文件材料。排除材料的重復和倒翻問題，將紙張和圖紙折疊成A4型。第三，編訂頁碼。第四，編制檔案號和案卷號，對案卷題名進行擬寫，并將案卷目錄、卷內目錄以及全引目錄等進行打印。第五，將檔案以“本”用卷皮訂卷成卷，采用線裝或不銹鋼裝，采取科技檔案袋形式進行保管。第六，對每個案卷的保管期限和保密等級進行設定，對案卷封面和備考表進行填寫。最后，做好歸檔移交工作。

（五）遵循集中管理原則。高校科研管理部門要將那些具有保存價值和意義的科研課題檔案及時移交給高校檔案部門進行集中統一管理。高校檔案部門要對這些接受過來的科研課題檔案進行及時的整理、分類以及統計等工作，確保科研課題檔案的完整性、準確性和系統性，以便能夠安全有效地開發利用高校科研課題檔案資源，更好地為高校未來的科研發展做出貢獻。

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