校園文化視域下高校人物檔案管理的實現路徑研究

文/西南大學檔案館　姚恒

校園文化視域下高校人物檔案管理的實現路徑研究

文/西南大學檔案館姚恒

高校人物檔案管理是對高校積淀和傳承下來的重要文化“財富”的管理。本文從校園文化視域下高校人物檔案管理背景入手，界定了高校人物檔案管理的內涵，提出了以思想觀念影響塑造共同愿景、以多方籌劃保障順利實施、以多維創新形成管理長效機制、以多渠道傳播促進可持續發展的四步實現路徑。

校園文化；高校人物檔案；檔案管理；實現路徑

高校人物檔案最早由南京大學檔案館在1984年提出，隨著校園文化建設的日益興起，高校文化傳承與創新職能逐漸被認同，具有文化和育人價值的高校人物檔案越來越受到高校檔案部門的重視。但目前很多高校檔案部門對于人物檔案的管理情況不一，缺乏系統性、整體性的有效管理，很大程度影響了人物檔案管理的可持續性發展。因此，在校園文化視域下研究高校人物檔案管理的實現路徑具有重要意義。

一、校園文化視域下高校人物檔案管理的內涵

目前，對于在校園文化視域下高校人物檔案管理的內涵并沒有一個準確的界定，結合三年的實際工作經驗，筆者認為：高校人物檔案管理應該是一項系統工程，它是為更好地服務高校校園文化建設的需要，依托檔案管理部門這一平臺，對高校管理人員、教學科研人員、在校學生或校友、后勤人員等在其從事黨政管理、教學科研、學習生活、后勤管理、參與社會活動中形成的對學校有重要價值的各種載體形式的實物、史料進行收集、整理、利用開發的過程。

二、校園文化視域下高校人物檔案管理的實現路徑

（一）借助思想觀念影響，塑造人物檔案管理的共同愿景。與《高等學校檔案管理辦法》涉及的十一大類檔案不同，人物檔案并不在此范疇。那么新增工作要想開展起來，改變管理者和工作者的思想觀念就變得尤其重要。首先，檔案管理部門領導要逐步影響館內職工，讓他們感受到這項工作是有價值，也能體現自身成就感的，調動起他們的積極性。其次，借助檔案館的力量，通過各種機會，影響學校領導和相關職能部門領導的觀念，讓他們感受到這項工作投入是對學校校園文化建設有意義和價值的，能夠有效地提高學校知名度和影響力的。通過雙向影響，才能為人物檔案管理的順利開展創造一個良好的氛圍。

（二）系統籌劃，保障人物檔案管理的順利啟動。思想觀念上契合后，人物檔案管理前期實質性的籌劃就變得至關重要。前期籌劃包含哪些方面呢？筆者認為，一是明確人物檔案管理的定位，即人物檔案管理是通過多渠道收集，規范化整理，深度化利用發揮其育人價值，服務學校校園文化建設。二是摸清“家底”。通過對館藏情況詳細梳理、其他單位保存“名人”實物情況盤點，“名人”家屬意愿情況梳理，了解目前學校“名人”實物史料的現狀。三是調研制定總體方案。通過對其他高校的詳細調研，結合自身實際情況，制定出分階段的人物檔案管理實施方案，包括人物篩選標準、收集范圍、征集方式等，為正式啟動人物檔案管理做好準備。

（三）多維度創新，形成人物檔案管理長效機制。要保障高校人物檔案管理工作能夠長期、良性的實施下去，還需要開展多維度創新。一是情感與制度的結合創新。充分考慮檔案管理部門工作人員情感訴求，在不違背相關制度的情況下，努力為他們創造良好的發展環境。二是技術與規范的結合創新。將新的技術手段應用于人物檔案管理中并在實踐中不斷完善規范，達到技術與規范的完美結合，提高管理效率。三是團隊化和個人技能的結合創新。隨著社會的不斷發展，高校人物檔案管理的專業性要求越來越高，工作量也越來越大，那就需要在不斷提升檔案工作人員個人技能的基礎上，構建一個結構合理、分工明確的工作團隊，不斷注入新鮮“血液”，使之長期穩定地運行。四是多維與深度的結合創新。在高校人物檔案的收集維度上從僅針對校長、院士等“名人”轉變為學校各個發展階段中各層次、有價值的“名人”。在高校人物檔案的利用深度上也從簡單展覽轉變為更多地發掘和展現人物檔案背后的育人價值。多維收集和深度利用的結合，才能使人物檔案管理更全面，更有意義。

（四）多渠道強化傳播力，促進人物檔案管理可持續發展。高校人物檔案積累需要一個漫長的過程，如何管理才能可持續發展是非常重要的，這就要求高校檔案部門需要多渠道擴大人物檔案管理的顯示度，即多渠道強化傳播力。一是利用已收集的人物檔案方便快捷地為學校宣傳部、團委等單位提供相關服務，借助他們的力量來宣傳人物檔案管理工作。二是積極參加各種行業學會組織的學術研討和經驗交流會，通過學會這個平臺展示人物檔案管理所取得的成就，使之在業界能夠形成共識并共同推動。三是通過在人物檔案管理過程中挖掘出來的一些“點”，與名人類專題展館、文化館、博物館等文化事業機構聯手開展一些相關主題的活動或展覽，一定程度上也能擴大學校的影響力和知名度，促進學校對該項工作的重視程度。四是引入傳統媒體和新媒體，為他們提供一些人物檔案中蘊含的線索或話題，通過他們具備的強大的傳播力，提升人物檔案管理工作在學校乃至社會上的影響力。

［1］姚恒.基于校園文化視角的高校人物檔案管理研究［M］.重慶:西南師范大學出版社，2014.

［2］謝鵬.高校人物檔案在校園文化建設中的育人作用［J］.山西檔案，2012（4）:74-78.

［3］胡琨.回望與展望:論高校人物檔案資源體系建設［J］.辦公室業務，2014（9）:69-70.