淺談學校檔案管理工作的誤區及改善途徑

文/廣西壯族自治區南寧市賓陽中學　黃彥程

淺談學校檔案管理工作的誤區及改善途徑

文/廣西壯族自治區南寧市賓陽中學黃彥程

現在越來越多的學校開始注重檔案管理工作，而且檔案管理工作水平的高低，也會對學校管理水平產生直接的影響。因此加強檔案管理極為重要，本文正是基于這種要求，對當前學校檔案管理工作所存在著的誤區及其產生的原因進行分析，最后在此基礎上提出促進檔案管理工作水平提升的相關建議。

學校檔案管理；誤區；改善途徑

一、學校檔案管理工作的現狀

（一）重視程度不夠。在一些學校，高層領導對檔案管理工作的重要性認識存在著不足，這導致了學校檔案管理的資金供給力度不夠，檔案資料的收集難度也相對較大。很多時候，只是為了應付上級部門或者領導的檢查才會象征性的進行管理。

（二）從業人員綜合素質較低。目前在學校從事檔案管理工作的人員基本上是以兼職為主，這些人員一般沒有經過專業的訓練，他們對檔案的分類、收集、篩選和甄別以及利用等方面的工作不能夠做到游刃有余。而且一些工作人員缺乏計算機專業知識素養，難以開展個性化的服務，這些都極大的影響檔案管理工作的先進性和規范性。

（三）規章制度不夠完善。由于檔案管理工作對于學校的管理而言極為重要，所以國家還為此制定了《檔案法》來促使學校加強檔案管理工作。而且在這個檔案法的支持下，也有助于學校構建完善的檔案管理制度。然而現在一些學校的檔案管理制度具有典型的形式化，管理相對混亂，沒有統一的分類方法。在檔案管理中，更多重視檔案的存儲，但是檔案的利用程度卻顯著較低，難以發揮出檔案的教育及服務功能。

（四）現代化程度低。目前，一些學校的檔案室還處于傳統的管理模式下，檔案管理環境相對落后，缺乏先進的硬件設施，缺乏使用現代化的存儲技術和管理技術，比如微縮、光盤、多媒體以及計算機等技術。學校檔案的現代化管理水平較低，影響了檔案的保存和利用。

（五）服務意識不夠強。之所以要加強學校檔案的管理，其目的就是讓這些檔案資料為學校的教育和教學提供重要的服務和支持。可是現在很多學校由于檔案管理意識不強，各部門對平時工作形成的檔案不注重收集、及時歸檔，造成檔案資料的缺失，因此就不能為學校的教育教學發揮出服務功能作用。這些體現在：一是不能夠為學校教職工的職稱評定、薪資調整等提供相應的數據支持。二是不能夠為老校友尋找在校的具體情況，并為他們出具相應的證明。三是不能夠為畢業生提供完善的個人檔案，后勤服務能力不強。

二、學校檔案管理工作中的誤區

在諸多的學校管理工作中，檔案管理無疑是其中的重要組成部分，尤其是在《檔案法》頒布實施之后，學校也開始逐步重視檔案的管理工作，然而在具體的實踐中，卻存在著思想上和工作上的管理誤區，主要體現在：其一，對軟件服務不夠重視，硬件設施卻很重視。其二，僅僅重視行政類文件的存儲，對于教學類文件的收集不夠重視。其三，僅僅重視文字性材料存儲，忽視實物等材料的存儲。其四，重視制度，卻忽視執行和意識培養。其五，重視本學校內部文件存儲，忽視學校外部相關資料的存儲。其六，只注重當前發生數據的存儲，忽視歷史資料的收集和存儲。

三、改善學校檔案管理工作的途徑

（一）領導層要重視檔案管理工作。只有領導層對檔案管理工作進行充分的重視，這樣才能為后續的檔案管理工作提供高屋建瓴的管理思路。為此要構建相應的檔案管理機構，并以校長為團隊組長，不同處室領導成為團隊隊員。該團隊要解決檔案管理工作存在的各種問題，比如資金問題、硬件和軟件方面的問題等。幫助檔案管理從業人員改善工作環境，完善制度，督促從業人員綜合素質的提升，應用現代化的管理技術等，從而讓檔案管理工作的水平不斷提升。

（二）樹立正確的檔案觀。第一，要明確服務觀念。檔案管理的根本目的就是要為學校提供各項服務。第二，要重視檔案資料的篩選和收集，從而提升這些資料的開發利用效率，而這些對于提升檔案管理的服務水平起到關鍵性的作用。第三，要明確系統觀念。檔案管理工作是一項系統性的工作，需要學校上下一致的通力配合，才能夠保障信息資料的準確性和可利用性。第四，要有現代化觀念。積極地應用現代化的管理技術來提升檔案管理的水平，比如引入電子信息管理技術，從而提升檔案管理和服務的效率。

（三）加強隊伍建設。檔案管理工作不僅體現出專業性，同時還體現出政治性，這就需要管理工作人員具有較高的綜合素質。對此學校應該摒棄過去兼職的思維，聘請專業的人員來進行管理，而且還需要做到持證上崗，并為他們提供成長進步的渠道，比如構建相應的培訓平臺，以及相應的激勵措施，促進他們自我主動提升專業素養和綜合素質。這些工作人員除了要熟練掌握本專業的知識之外，還需要對計算機知識、數據庫管理知識和網絡技術進行學習，這樣才能夠讓檔案管理的現代化提供重要的人才基礎。

（四）提高服務意識。檔案管理工作水平高低的一個重要標志就是教育教學服務水平的高低。這些服務的內容主要有：第一，可以為領導層的決策提供重要的數據支持。第二，可以為教職工的職稱評定、薪資調整等提供重要的數據支持。第三，能夠為老校友提供相關的在校情況并為他們提供證明材料。第四，能夠為畢業生提供檔案，提升后勤服務能力。

（五）促進制度的完善。不斷完善檔案管理工作制度是保障檔案管理規范、系統和科學運行的關鍵。為此，檔案管理作為學校的重要組成部分，在對應的工作目標中，都需要將相關的檔案管理工作內容納入進來，并對其進行考核。比如將檔案管理工作和相關人員的獎金和年終考核進行掛鉤，同時也將其和年底的評優進行緊密聯系。這樣才能夠讓所有部門都能夠充分重視檔案管理工作。另外還需要對不同部門的職責進行明確，構建量化和規范化制度，做到歸檔有明確區間，借閱有相應標準，有著嚴格的保密條款等，通過將規章制度的細節化完善，才能夠有效地提升檔案管理工作水平。

［1］何偉華.關于中學檔案管理工作的相關思考［J］.東方企業文化，2015（19）.

［2］韓梅榮.關于中學檔案管理工作的再思考［J］.中學時代，2014（24）.

［3］黃粵.中學檔案管理工作的現狀和對策分析［J］.辦公室業務，2014（15）.