企業檔案管理社會化問題及解決策略探究

文/惠州市惠澳大道工程開發總公司　蔡白燕

企業檔案管理社會化問題及解決策略探究

文/惠州市惠澳大道工程開發總公司蔡白燕

隨著中國的經濟快速發展，越來越多的企業成立，漸漸地從小企業發展成大公司，工作人員的數量也在不斷增加。而隨著人力規模的擴張，傳統的人事檔案管理已經不能跟上企業進步的步伐，此時社會上一些專門處理企業內部檔案的機構就應運而生。于是，一系列企業檔案管理的社會化問題也隨之萌生，因此，萌生的檔案管理社會化問題及解決方案就演變成了人們關注的焦點。

檔案管理；社會化問題；解決策略

社會在不斷地進步，我國的經濟也在迅速的發展，而在競爭激烈的環境下，一個企業能否快速地向著更好的臺階前進，在很大程度上取決于人力資源管理的優劣，在企業里人力資源的地位愈加重要，對企業在市場中的生存發展具有積極的推動作用。企業檔案是企業在人事管理活動中產生的，它是對企業人員的專業技能、工作能力與績效及工資待遇提升的一個重要憑證。所以，探究出現代化企業檔案管理存在的社會化問題及解決問題的策略是首要任務，對企業管理水平的提升也十分重要。

一、現代化企業檔案的管理及存在的問題

（一）企業檔案社會化重視強度不高。隨著人員的增長，一些企業將人事檔案的管理交由專門的采取電子檔案方式的組織處理。可它并沒有把大部分的電子檔案交給社會外包組織，而是留在企業內部自行處理，但是企業用以創建以及管理電子檔案的技術操作人員都嚴重缺乏，因而在實現電子檔案數據庫的創建、資料的完善和達到既定的要求上，易導致電子檔案的發揮效力低下，企業也仍然停留在傳統的檔案管理水平。

（二）企業檔案社會化監管力度較弱。檔案管理隱含在企業的發展活動中，不同于企業的生產經營部門，無法為企業創造出一系列有價值的產品或者服務，因此會讓一些企業的管理者認為檔案管理無關緊要，于是將檔案管理的相關事項置于后勤管理體系，要求下級對電子檔案實施社會化管理，集中精力與時間發展生產。

（三）企業檔案社會化安全保障能力低下。社會上從事專門電子檔案的機構單位一般不會對某一個企業的電子檔案進行單獨集中的管理，但不同的企業間存在著不同格式及使用不同軟件制成的電子檔案，這樣就容易引發處理系統的不兼容問題，乃至于存在著數據信息的丟失和數據信息被篡改的風險，給企業帶來損失。

二、企業檔案管理的有效應對策略探究

（一）有效加強宣傳，增強人事檔案意識觀念。要想加強對企業檔案的有效管理就要從多方面進行考慮，針對企業管理人員對企業檔案管理意識不強的現狀，應該在宣傳上加大力度，不僅要宣傳檔案法的相關內容，更是要通過具體事件宣傳企業檔案管理的重要性，比如在公司內部中采取標簽標語或口號的形式讓員工耳濡目染，讓大家對其有著充分的認識和了解，從而積極認真地去對待企業的人事檔案管理。

（二）健全檔案科目，細化管理目標。人力資源的有效分配是企業快速高效發展的前提，因此健全檔案科目，細化管理目標是極其重要的操作過程。健全檔案科目就要進行加強完善人員職稱晉升以及干部選拔等層面的一系列相關工作，增加詳細表現員工個人特性以及專業能力水平的相關資料文獻，讓社會及用人單位的需求更加具體。對檔案科目的完善就需要從多個層面來反映企業員工的工作、態度及個人經歷等狀態，利于企業對員工的能力發展進行預測提拔。

（三）重視檔案的應用，開放性管理企業檔案。隨著市場經濟的快速發展，企業人員的流動率也愈加的頻繁，所以對檔案信息資源的應用開發也就越來越重要。開放的新的管理模式逐漸代替了傳統的封閉式管理模式，這就相當于將企業的人事檔案直接面向社會與經濟的需求，更好地對人事工作關系和檔案工作調整服務，最終建立面向社會的公開、透明的管理制度。

（四）規范檔案管理，使企業檔案管理工作得到完善。要

想使檔案的管理得以規范化，就要求企業的領導充分重視企業的檔案管理，及時改善企業檔案管理的條件。從具體的實際操作中來說，就是要求能對企業檔案管理工作關心以及重視，成立專門的管理檔案工作小組，為解決檔案管理過程中的問題做好相關準備，對管理的工作進行檢查監督。

（五）創新管理手段，應用現代信息技術提升管理水平。

要想在信息技術的應用下提升管理水平，就要摒棄對管理的傳統理念，對其進行更新。具體操作就是通過應用先進的管理理念，充分運用信息技術建立企業人事檔案信息數據庫，對檔案實施科學、先進的管理。此外就是對管理人員及信息技術的要求：在企業內部的電子檔案管理過程中，要求管理人員有著熟練的操作水平，以此來保障檔案管理工作的高效率。要不斷學習和加強新的技術和理論適應時代變化下的新要求，只有如此才能真正解決企業檔案管理所存在的問題。

三、結語

總而言之，企業檔案是企業每一個發展的紀錄憑證，為企業未來的快速高效發展決策提供了重要的參考依據，企業檔案管理的社會化將會成為未來檔案管理發展的最終目標。而對現代化企業檔案的管理，要從社會發展的大趨勢角度出發，在檔案管理的過程中，摒棄舊模式，適應新模式，將新的理念和技術融入于對企業檔案的管理中。除了管理模式的轉變外，企業檔案管理人員也要充分重視檔案工作內容及其規范化， 對人員安排、技術操作等每個管理步驟環節進行細致化的處理，讓企業檔案管理的質量得到保障，最終實現企業的快速發展。

［1］崔貴芳.社會化視角下企業電子檔案建設的現狀及前景展望［J］.管理觀察，2015（19）:97-98.

［2］高曉宇.社會化問題在企業檔案管理中的分析［J］.黑龍江史志，2015（13）:98.

［3］孫莉.新時期企業人事檔案管理存在的問題及對策［J］.企業導報，2016（03）:31-32.