我國省級檔案網站檢索功能分析與優化研究

文/河北大學管理學院　郭笑紅

我國省級檔案網站檢索功能分析與優化研究

文/河北大學管理學院郭笑紅

本文以省級檔案網站為調查對象，分析出網站的檢索服務整體水平較低，檔案館需樹立服務意識，豐富檔案信息資源，完善檔案檢索工具。

省級檔案館網站；檔案檢索功能；檢索工具

網絡時代，檔案網站成了檔案機構與社會公眾溝通的有效橋梁。要實現檔案網上查閱，主要依靠檔案網站的檢索功能。我國檔案網站基本都配置有檢索欄，然而檢索的效果卻不盡如人意。為更好地了解我國省級檔案館網站檢索功能建設情況，筆者以用戶的身份對省級檔案網站進行了訪問調查。

一、我國省級檔案館網站的檢索功能現狀分析

筆者以中華人民共和國國家檔案局網站上的“友情鏈接”，訪問了其所鏈接的31個省級檔案館（2016年6月份訪問）。被訪問的檔案網站包括18個省（其中臺灣省除外，山西、新疆、黑龍江、廣東四省檔案網站均無法正常瀏覽），5個自治區，4個直轄市。我們以網站“提供什么檔案檢索資源”“怎樣去檢索”“檢索的結果怎么樣”為中心線索，從檢索資源、檢索方式、檢索幫助和指導、檢索結果處理方式四個方面對省級檔案網站的檔案檢索功能進行調查分析。

（一）檢索資源。檔案網站提供的檢索資源是公眾獲得滿意的檔案檢索服務的基礎。通過調查發現：一是檔案網站的可檢索的資源量少。除北京、天津等網站外，90%的檔案網站檔案信息資源較少。部分網站檔案檢索版塊只是虛設，無法打開瀏覽。二是檢索提供的資源類型單一。目前檔案檢索中現行文件的全文檢索內容較多，檔案全文檢索較少，且局限于文字類檔案；最后，檔案檢索范圍局限在站內檢索，大部分無法實現館際合作。

（二）檢索方式。檢索方式直接影響公眾的利用效果。在訪問的27個省級檔案館中88%的檔案網站首頁設有“檢索”“高級檢索”項，還專門設有網上查檔版塊，19%的網站僅有簡單的檢索。部分檔案網站的檢索方式過于簡單，而有的則過于專業化。例如高級檢索方式下有“檔號”“題名”“責任者”“保管期限”等多種檢索項，難以理解，易用性較差。

（三）檢索幫助和指導。檢索幫助和指導是幫助公眾了解檔案網站中可供查詢的檔案資源有哪些，怎樣去檢索查詢的一個必要的說明和解釋。調查的檔案網站中大多的網站沒有就網上檢索相關操作進行解釋說明。調查中僅有4%的網站提供查檔幫助，且網站的檔案信息分類完善。如北京、天津、湖南等地檔案網站提供了可查詢檔案信息資源的相關說明，也介紹了檢索條目如何填寫，且這些網站均建有分類檢索。

（四）檢索結果處理方式。網站呈現的檢索結果呈現方式也是影響公眾評價檢索功能的重要因素。就目錄檢索結果而言，大部分檔案網站只是簡單羅列檢索結果；就全文檢索結果而言，大部分網站不能實現瀏覽內容的縮放操作。15%的網站提供檔案預約、在線申請查檔等服務，但是要求用戶身份驗證、注冊，再填寫查檔申請，等待批復，對于查閱檔案極為不便。浙江省檔案網站在檢索結果中可以選擇結果訂制、默認排序、相關度排序等，而且檢索結果中有償使用的檔案信息需要注冊。

二、優化檔案網站檢索功能的建議

我國檔案網站的建設存在著諸多不足，尤其是網站的檢索功能，檔案工作者任重而道遠。

（一）樹立以人為本的服務理念，建立服務型的網站。總體看我國檔案館網站建設仍舊未打破“重宣傳，輕利用”的局面，檔案網站的服務功能定位不清。而檔案網站的定位直接關乎檔案檢索功能的優劣。檔案工作者從樹立以人為本服務理念著手，將公眾的檔案信息需求放在第一位，同時加強自身職業素質。

（二）豐富網站檔案資源，實現檔案資源共享。網站檔案信息資源是實現公眾檢索檔案的基礎。目前我國各個省級檔案館在檔案數字化方面仍需大量投入，網站整體服務效果較差，檔案資源的共建共享已經迫在眉睫。

首先，加快檔案信息資源的數字化，豐富網站檔案資源。通過檔案館數字化的建設，利用網站為用戶提供更多的檢索資源、多樣友好的檢索方式。其次，對檔案網站資源進行整體規劃，整合相關的文件檔案數據庫，消除各檔案館之間的信息孤島，實現資源共享。同時加強館際間的合作，實現共同開發，實現檔案資源利用效益最大化。

（三）完善網站的檔案檢索工具，提升網站檢索服務能力。首先，增加網站檢索途徑，設置個性化檢索方式。網站可以針對不同的利用需求和利用習慣設置擴充檢索功能，比如模糊匹配和精確匹配、同義詞、推薦檢索詞、分類查詢等增加到高級檢索中。或者有條件的網站可以借鑒電子商務網站的信息技術設計出個性化的檢索方式設計優化現有的網站檔案檢索功能。

其次，提供檔案檢索幫助和指導，幫用戶提高檢索效率。檔案網站應為公眾有效使用檢索系統網站應提供檢索資源和檢索操作的相關說明，同時可以借助社交媒體的即時性，及時為用戶解決檢索過程中出現的問題。

最后，優化檢索結果處理方式。網站根據利用者信息處理需求的不同和使用的習慣與愛好不同，在檢索結果顯示內容和方式上增強可選功能。對于檢索到的結果，做好后續服務的銜接，如網上預約調卷，全文復制、保存、下載、打印等服務。

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［3］趙山山.淺談我國檔案網站網上檢索功能現狀與未來建設［J］.檔案管理，2009（3）.

［4］藍天.對檔案網站知識檢索系統現狀的分析［J］.檔案與建設，2009（9）.