信息化條件下供水業務檔案的電子化管理

文/臺州自來水有限公司 林燕

信息化條件下供水業務檔案的電子化管理

文/臺州自來水有限公司 林燕

當今是信息化發展的時代，各行各業都在對其內部工作和業務進行、電子化改造，計算機、網絡技術的進步使得業務檔案管理產生了質的改變。為更好地適應不斷變化的社會發展需求，企業的業務檔案在加強管理的同時，進行了技術化創新。在此過程中，供水企業同樣對自身的業務檔案進行電子化管理。本文首先就供水單位電子業務檔案的優勢，對當前供水業務檔案電子化管理現狀進行分析，進而對業務檔案電子化管理強化措施進行闡述。

信息化；供水業務檔案；電子化管理

科技日新月異，網絡信息化技術迅猛發展，引起各個領域的重大改革。在信息化時代下，供水企業的內部業務檔案管理也面臨著信息化的改革。業務檔案在供水單位的運營中發揮著重大的作用，在信息化條件下，檔案的保管方式發生了巨大的改變，由紙質檔案轉變為電子檔案。進行檔案電子化管理可以大大減輕供水公司工作人員的工作量，提高業務檔案保存的準確、完整、便捷，同樣可以方便居民查詢自身的業務信息，大大提升供水單位工作效率。

一、信息化條件下業務檔案的電子化管理特點

（一）使用磁性介質作為載體，具有較高的存放要求。

傳統的業務檔案主要通過票據等紙質對業務內部進行保存。因為檔案是紙質的，占據的空間較大，需要的材料較多，同時查詢的操作管理非常不方便。而電子檔案通過磁盤或者光盤就可以進行儲存，所占空間較小，較為方便查詢。然而，電子檔案也具有一定的缺陷，儲存信息會被惡意刪改，必須加強防火防水，防潮防磁等；同時需要加強數據信息的安全保護，以防數據信息遭受損壞。

（二）電子檔案信息容易受到損害。電子檔案使用磁性介質進行信息儲存，相較于紙質檔案，信息的儲存較為集中，這也給惡意刪改信息之人以可乘之機，加之數據的刪改難以察覺，這導致信息無法得到很好的修復，使得檔案信息缺乏真實性，同紙質檔案相比，其信息真實度相對較低。與此同時，儲存介質質量，相關硬件設備需要及時進行更新換代，業務信息的保存有效期等問題都需要進行考量，上述問題會極大地影響檔案存儲的數據真實性以及準確性。

（三）電子檔案涉及范圍較廣。過去的業務檔案只是單純的記錄單位相關業務內容，涉及一些與單位業務相關的材料。在信息化技術的支持下，電子業務檔案除去以往紙質檔案內容，還會涉及其他領域的相關信息。

（四）電子檔案可以快速實現信息的共享。因為信息技術的支持，電子檔案可以快速對供水單位信息系統以及其他管理系統進行整合，借此來實現各個系統之間的資源共享。電子業務檔案可以較快對業務信息進行數字化處理，較之紙質檔案，電子檔案信息查看、運用等操作更加方便。

二、供水業務檔案管理現狀

（一）管理水平相對滯后。現階段，供水業務管理形式較為滯后，仍存在人工操作管理的情況，存放較為隨意，查看非常不方便；人工進行檢索查詢工作效率不高；編制的檔案編號缺乏規范性，組卷欠缺一定的規律性，案卷內部沒有制作內目錄；缺乏完善的檔案管理機制，沒有指派專門的人員對其進行嚴格的管理，對于管理缺乏足夠的重視，指派的管理人員完全依靠自身的經驗和主管意識進行管理，管理常常只是走形式，檢查過于敷衍。

（二）檔案內容龐雜管理難度較大。水源是城市居民生產、生活的基礎，供水業務信息量非常大，涉及的資料數據龐雜，加重了檔案管理內容的難度。加之檔案具有一定的保存期限，這也增加了檔案管理的難度，檔案管理需要大量的人力以及財力作為支持，但是人員和財力不足，使得檔案管理存放較為混亂，檔案丟失、發霉現象時有發生。本案中供水業務檔案主要針對用戶的供用水合同（包含用戶的基本資料）及基建檔案，基建檔案包含供水工程從工程報告、批復等往來依據性文件、土地征用、所簽拆建、補償協議、地質勘查、水文地形等報告、圖紙、水廠平面圖、工程設計委托書、初步設計說明書及圖紙設計修改、施工技術高低以及圖紙的會審記錄；給排水工程，包括城區管網，單位居民給排水等工程材料和圖紙。

（三）檔案信息完整性欠缺。檔案中儲存的業務涉及供水業務相關記錄，供水業務各個環節相關內容和資料必須一應俱全，但是在實際的管理中檔案信息常常存在缺失。供水涉及的單位、企業、人員眾多，所有的檔案信息資料難以得到完整的保存。

三、電子供水業務檔案管理的措施

（一）規范電子檔案的歸檔范圍和保存年限。在供水業務中，用水單位涉及范圍較廣，含有個體單位、大型企業、單獨的家庭或者個人等，具體業務涉及的資料也存在一定的差別，資料的存檔也不同。假如凡是文件都需要歸檔的話，必然造成加重檔案管理的壓力和負擔。加之保存期限一般為十五年，這對于文檔的管理是一項較大的挑戰。所以，應當對規范涉及的范疇以及儲存期限進行明確規范，同時加強全過程的管控，從而保障供水企業檔案的完備。

（二）根據要求把傳統業務檔案轉為電子檔案。由于目前供水企業還沒有實現電子化辦理業務，企業內部沒有實現統一的電子信息平臺，最后歸檔的依舊是傳統的紙質檔案。根據中華人民共和國檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》要求。需采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為電子檔案存儲在磁盤、光盤等載體上。

工作人員在掃描之前，根據檔案的情況需對紙質檔案進行前期的鑒定和整理，以確保檔案數字化質量。目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記。掃描完成后需對圖像文件進行處理，最后完成數據掛接，并對完整數據及時進行備份。

（三）電子資料數據的保存。由于電子數據可以同載體進行分離，導致文件信息比較容易遭受毀壞、刪改、偷竊、病毒感染等危害。當前，電子檔案的保護技術含有信息加密、權限管理、數字時間印章、防火墻技術等，然而電子資料相關加密以及解密手段在不斷地改進，有效維護電子資料數據的安全，是電子技術研究的重點內容。

此外，歸檔之后的電子資料，檔案載體使用期限較短，由此會出現資料沒有到保存期限，但是載體介質已經達到期限的情況，必須及時對相關文件資料進行保存。

（四）計算機應用技術發展和信息資料的文件。現階段，計算機軟硬件技術不斷更新和改進，而電子檔案作為歷史見證，怎樣確保在任何時間進行查詢、調閱均可以順利被識別，這是一項必須重視的問題。比如，現在市場上存在一些軟件可以兼容較低版本的文件，但是部分軟件卻無法兼容，甚至部分軟件已經被淘汰；硬件方面，當前市場的計算機幾乎沒有軟驅配置，難以識別十幾年前的軟盤電子文檔。因此，應當注意電子文檔生成的時間和所用的系統軟件以及軟件的兼容情況，保障文件資料可以被順利識別和管理。

四、結束語

綜上所述，科技信息化時代，為各個單位相關業務檔案的電子化管理提供良好機遇的同時，帶來了一定的問題。現階段，電子信息技術廣泛應用于多數的單位業務檔案管理中，極大的便利各個單位的業務檔案管理工作，與此同時各個單位必須對其加強管理，保障檔案的準確、完整，有利于單位業務的開展。

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