做好人事檔案管理 挖掘人力資源潛力

文/遼寧省水土保持研究所 孟憲華

做好人事檔案管理 挖掘人力資源潛力

文/遼寧省水土保持研究所 孟憲華

人事檔案是人才信息的重要載體，如何從人事檔案材料的收集、整理、鑒別入手做好人事檔案管理工作，為挖掘、開發利用人力資源提供依據。

人事檔案；管理；挖掘；人力資源

人是一切社會活動的承載者，是社會進步和發展的原動力。人力資源作為一種生產力，它的開發利用、合理配置對事物的發展起著至關重要的作用。要合理開發人力資源就要準確掌握人才信息，而人事檔案是人才信息的重要載體，能歷史地、客觀地、全面地記錄個人人生軌跡、學識水平、德能勤績、工作表現，從而為發掘、識別、正確選拔使用人才提供重要依據。因此，人事檔案管理作為人力資源工作的組成部分，在潛能開發、合理使用人力資源中起著重要作用，如何從人事檔案材料的收集、整理、鑒別等檔案管理的基礎工作入手，為挖掘、開發利用人力資源提供強有力的保障至關重要。

一、人事檔案在人力資源管理中的作用

人事檔案是一個人的學習、工作經歷、思想意識形態、現時表現等的綜合反映，是國家相關組織機構在人事管理活動中收集、整理產生的，具體包括個人經歷、學識水平、專業能力、獎懲情況、社會關系、工資待遇等，是在整個學習、職業生涯中逐步積累并集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。

（一）可真實、全面、客觀反映個人信息和基本道德品質。人事檔案內容包含個人履歷信息，自傳，年度考核、資格考察、品德鑒定；學歷學位和評聘專業技術職務，政審，黨團，獎勵，處分，招錄、任免、工資、待遇、退休及各類審批表、呈報表、登記表，其他可供參考的材料等。查閱一個人的檔案除對此人基本信息了解外，還對其學識水平、專業技術水平、工作能力及表現等情況有了一定的認識，對其潛能做出基本判斷。除了檔案明確記載的信息外，還對其人生態度、品行修養有一定了解，如從檔案材料的卷面書寫、內容完整及歸檔材料的齊全、整潔都可以對一個人行為習慣、思想和品質做出判斷。我們在人事檔案整理、核查中發現“三齡”（年齡、工齡、黨齡）存在的問題比較突出，原則上這些信息應是準確、唯一、不可變更的，但有些人檔案中出現八、九個出生日期或參加工作時間。參加工作時間記載不一致，主要原因有記憶不準確或本人確實不清楚（如知青下鄉期間或從事臨時工作期間被認定為參加工作時間，本人不清楚具體的認定日期）；出生日期由于存在陰陽歷兩種不同寫法或陰陽歷轉換時日期不準確而產生差異。以上原因雖均在情理之中，但可反映出其工作的認真、嚴謹程度。而在填寫個人檔案中出現的填寫不認真，如把出生日期寫顛倒1963年寫成1936年；或把填表日期寫成出生日期；或是檔案造假，如在入團、入黨、升學時為了需要改大或改小年齡，則可反映出個人的品德、誠信等方面問題。這些均可作為選拔、作用人才的基本依據。

（二）根據每個個體特點量體裁衣、揚長避短，發揮人才資源效用最大化。人各有所長，可通過記載客觀、清晰、準確、完整的人事檔案信息來對其專業特長、學術水平、研究方向、個人修為、團隊意識等進行綜合分析，同時結合單位自身情況和發展需求揚長避短合理規劃、設計、配置專業人才隊伍結構及各類人才配備比例，并根據實際工作中暴露出的專業人才隊伍發展存在的問題，有針對性地制定相應的人才培養計劃以隨時調整專業人才隊伍結構比例，真正實現合適的人擺在適合的位置，挖掘人才的潛能，實現人盡其才。

（三）可為單位管理人才梯隊建設正確選拔、合理使用人才提供依據。一個科研單位除了配備結構合理的專業團隊外，更重要的一個具有決策力、領導力、凝聚力的核心領導團隊，管理人才梯隊建設尤為重要。具有真實性、時態性、權威性的人事檔案，能動態、系統、全面、準確地反映人才各方面的信息，從而準確判斷是否具有除學識、專業素養外的良好的意識形態、道德修養、胸襟涵養等潛在品質，為單位管理人才梯隊建設正確選拔、合理使用優秀人才提供依據。

二、怎樣做好人事檔案管理

人事檔案管理是整個單位和人力資源管理部門工作的重要組成部分，是衡量人員工作質量和工作效率、確保個人信息真實、見證個人成長發展歷史軌跡不可或缺的，也是評價一個人的基本素質和工作業績必不可少的。是一項嚴肅、謹慎、原則性、保密性很強的工作，做好檔案管理工作不僅是檔案管理者本職工作的需要，也是單位事業發展和進步的需要。人事檔案管理包括材料收集、甄別分類、整理裝訂、提供利用、保管保密、轉移傳遞等環節，環環相扣，不能有絲毫懈怠和疏漏，才能保證人事檔案的完全齊備、類別清晰、便于查考；才有其存在及利用的價值，才能體現人事檔案管理工作的重要性。

（一）人事檔案材料收集是做好人事檔案管理工作的基礎。有米好下鍋，有材料才能建檔。用于歸檔的人事檔案材料的收集應盡量全面，一是保證人事檔案信息的完整、準確和充實。而在檔案材料收集的實際工作過程中存在收集歸檔不及時或對應歸檔材料界定不清，應收未收、應存未存等問題。如1997年后的年度考核材料、大中專畢業生轉正定級材料、專業技術職務評審、職務任免、任職考核、工資變動等材料都存在不同程度的缺檔、斷檔現象，造成檔案不完整、不連續。二是保證檔案信息的連續性、一致性。如記錄專業技術職務級別的四大類二小類從“轉正定級確定專業技術職務表到助理研究員、副研究員、研究員評定表”與九大類二小類“崗位變動聘用審批表”有一定的對應關系，崗變薪變，隨著專業技術職務變動二小類工資信息也對應變化。因此必須強化人事檔案管理制度，提高檔案管理員的業務素質和業務素養，做好應歸檔材料鑒別、收集的基本功，為做好人事檔案管理工作打下堅實基礎。同時也要讓檔案記載者自身認識到人事檔案的重要作用及存在的意義，從主觀、客觀上把好人事檔案管理工作第一關——人事檔案材料的收集。為合理使用、調配人才資源提供客觀、公正、真實的原始資料，為選拔和任用人才提供重要依據，從而更好地發揮人事檔案的作用。

（二）人事檔案材料鑒別是做好人事檔案管理工作的核心。收集后的檔案材料不能直接歸檔，要根據人事檔案管理的要求及原則進行分類整理和審核鑒別，它是人事檔案管理的關鍵和靈魂。分類整理是指將材料按內容性質分類，如一類履歷、二類自傳、三類鑒定、四類學習及職稱、五類證明認定、六類黨團、七八類獎懲、九類工資任免、十類其他等材料。分類后再根據存檔要求進行鑒別，主要包括檔案材料內容完不完整、前后記載一不一致、填寫真不真實、有沒有混檔現象等。如檔案中的履歷表和各類登記表中的家庭成員欄，很多人填寫的都不完整；有些人的姓名寫法不一致，出現同音不同字的現象；同一檔案出現兩個人的材料；一些材料上沒有個人簽名、單位蓋章或沒有材料形成時間等。

要保證檔案內容真實、完整，為查閱人事檔案提供可靠、可信信息，就要解決人事檔案材料鑒別工作中存在的問題，首先要明確人事檔案材料整理、鑒別標準、原則，具有一定業務素質的人事檔案管理者才能有據可依對人事檔案材料做出有針對性的鑒別。為解決檔案材料混檔現象，將每個人都設置一個代表其本人的數字代碼，然后將不同類別的檔案材料按人員進行編號；收檔時要認真核查歸檔材料人員的姓名、出生年月、參加工作時間等關鍵性的基本信息，同時核對填寫內容是否完整、材料手續是否齊全。

（三）充分合理利用人事檔案信息。原始、真實、完整的人事檔案具有個性化、差異化、特質化特點，是個人成長經歷、發展軌跡的寫照和縮影，從而為挖掘人力資源潛能，以其所長、避其所短合理設計職業生涯，使人力資源效用最大化提供依據。區別于其他性質的檔案，人事檔案的使用范圍和利用率由于涉密原因受到限制。但除作為考核、考察、選拔、任用人才的依據外，還作為三齡兩歷、資歷、學歷等的認定依據，并為財產公證、法律糾紛、訴訟等提供佐證。

三、結語

人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，必須要加大對人事檔案材料收集、鑒別的重視力度，規范人事檔案管理工作，規范檔案資料的收集歸檔，建立科學、合理、有效的檔案收集機制，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性，做好材料的收集“全”、材料的鑒別“細”，并針對不同材料的具體問題具體分析，嚴把材料歸檔關，充分利用人事檔案信息為選拔和作用人才提供重要依據，從而發揮人事檔案管理工作在人力資源潛力挖掘中的真正作用。

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