從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文/福建省龍巖市永定區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 江秋峰

從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

文/福建省龍巖市永定區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 江秋峰

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，人事檔案的管理工作變得越來(lái)越重要。人事檔案管理工作作為現(xiàn)代人力資源管理體系中的重要組成部分，正在逐漸體現(xiàn)出它的地位與重要性。本文旨在為促進(jìn)人事檔案管理工作的良性發(fā)展提供幫助的目的，對(duì)于人事檔案管理工作中存在的一些常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行分析并提出一定的解決措施。

現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案；管理工作

近些年來(lái)，隨著我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人力資源漸漸已經(jīng)成為現(xiàn)代單位的發(fā)展歷程中不可忽視的核心資源。人事檔案的管理工作則是人力資源管理的基礎(chǔ)，只有完善人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源管理的最大化應(yīng)用，才能更好地促進(jìn)現(xiàn)代單位的發(fā)展進(jìn)步。

一、人事檔案管理工作與現(xiàn)代人力資源管理的關(guān)系

現(xiàn)代人力資源管理工作的管理水平和人事檔案管理工作的優(yōu)秀與否息息相關(guān)。人事檔案的管理工作是對(duì)人力資源進(jìn)行一定程度上的選用以及開(kāi)發(fā)，人事檔案的管理工作是現(xiàn)代人力資源管理工作的基礎(chǔ)。如果現(xiàn)代單位想要發(fā)展，那么就必須做好現(xiàn)代人力資源管理的工作。然而，只有完善的人事檔案管理工作才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源的合理使用及優(yōu)化，所以我們可以說(shuō)，完善并且規(guī)范的人事檔案管理工作是現(xiàn)代人力資源管理工作的基礎(chǔ)，也是一個(gè)現(xiàn)代單位想要蓬勃發(fā)展以及進(jìn)步的必要前提。

二、現(xiàn)代人力資源管理過(guò)程中人事檔案管理工作的問(wèn)題

（一）人事檔案管理者水平較低。目前我國(guó)的人事檔案管理工作并不成熟，人事檔案的整體管理水平比較低。相當(dāng)一部分的現(xiàn)代單位缺乏專門(mén)的部門(mén)及人手進(jìn)行管理，一般沒(méi)有較為專業(yè)的從業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，檔案管理者的管理水平不足；且設(shè)備老舊簡(jiǎn)陋，并且在收集材料的過(guò)程中敷衍了事，使得材料的真實(shí)性和可靠性難以得到保證。因?yàn)檫@些單位往往采用一些非專業(yè)人員，或者交由其他職權(quán)相近的部門(mén)進(jìn)行管理歸檔，職權(quán)往往劃分不清，人事檔案的保密工作也就無(wú)從談起。因?yàn)閺臉I(yè)者的非專業(yè)性，那么人事檔案的有序性和規(guī)律性亦難以保證，整體的人事檔案管理工作混亂，現(xiàn)代人力資源管理工作的難度也就大為上升，降低了現(xiàn)代單位的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）對(duì)檔案開(kāi)發(fā)工作的忽視。在現(xiàn)代人力資源管理的工作中體現(xiàn)出來(lái)的問(wèn)題，除了從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊以外，還存在著其他更為嚴(yán)重的問(wèn)題。在現(xiàn)代人力資源管理工作中，人事檔案的作用絕不僅僅是用來(lái)有序規(guī)律地收藏歸檔，作為留存信息而已。許多現(xiàn)代單位的人事檔案管理部門(mén)僅僅只是將檔案進(jìn)行收集整理之后便束之高閣，除非具體查詢以外再無(wú)翻閱，這是十分錯(cuò)誤的。人事檔案除了作為可查詢的數(shù)據(jù)資料以外還是人才培養(yǎng)選拔的數(shù)據(jù)依據(jù)，僅僅收納整理是不能完全體現(xiàn)人事檔案管理工作的作用的。這些現(xiàn)代單位沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行充分的運(yùn)用開(kāi)發(fā)，使得人事檔案對(duì)于人才培養(yǎng)方面的幫助沒(méi)能體現(xiàn)出來(lái)。

（三）檔案材料不夠完善規(guī)范。在現(xiàn)代人力資源管理工作中體現(xiàn)出來(lái)的其他重要問(wèn)題就是檔案材料的規(guī)范性和完善性。這些問(wèn)題的產(chǎn)生主要來(lái)自于上文提到的人事檔案的管理者水平較低、對(duì)檔案開(kāi)發(fā)工作的忽視等原因。這些問(wèn)題往往體現(xiàn)在人事檔案材料的散亂無(wú)序、虛假雷同等方面，甚至有些干脆就是抄襲粘貼、千篇一律。在許多人事檔案材料中都是一些對(duì)現(xiàn)代單位來(lái)說(shuō)幾乎沒(méi)有什么參考價(jià)值的信息，真正關(guān)系到當(dāng)事人的能力特長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)等方面的資料則少之又少。

三、常見(jiàn)問(wèn)題的解決方案

（一）提升人事檔案管理者的工作能力。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，人才成為了新的“第一生產(chǎn)力”，現(xiàn)代人力資源管理工作的重要性日益凸顯，人事檔案管理工作的基礎(chǔ)是人事檔案管理工作。然而目前我國(guó)從事人事檔案管理工作的從業(yè)人員的管理水平和工作素養(yǎng)良莠不齊。針對(duì)這一現(xiàn)狀，提升人事檔案管理者的工作能力也就成了第一要?jiǎng)?wù)。需要加大培訓(xùn)力度，增加工作人員的相關(guān)工作知識(shí)，培養(yǎng)工作經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化工作技能，增強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（二）完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度。在飛速發(fā)展的今天，對(duì)于已經(jīng)不再符合新形勢(shì)的老舊規(guī)章制度要積極進(jìn)行創(chuàng)新，在收集人事檔案材料的工作進(jìn)程中要嚴(yán)格把關(guān)，盡量以最快的速度、最完整的資料、最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行檔案材料的收集整理。努力做好相關(guān)的工作，充實(shí)檔案內(nèi)容，保證人事材料的有效性和時(shí)效性，制定合理的獎(jiǎng)懲制度，重視人事檔案材料的保密工作等等。

（三）完善人事檔案的內(nèi)容。在現(xiàn)代人力資源管理工作中，過(guò)去千篇一律、大而化之、內(nèi)容空泛虛假的人事檔案是必定要被淘汰的。要最大化地充實(shí)人事檔案材料的相關(guān)內(nèi)容，以便于在現(xiàn)代單位需要查詢或者需要進(jìn)行人才培養(yǎng)工作時(shí)盡快地提供相應(yīng)的信息支持與保障，能夠更加準(zhǔn)確及時(shí)地了解到該員工的基本情況及相關(guān)能力水平。人事檔案材料應(yīng)完整全面地反映出該員工的學(xué)識(shí)能力、專業(yè)素養(yǎng)、基本情況等等相關(guān)信息，為現(xiàn)代人力資源管理工作提供相應(yīng)的便利支持。

（四）提升人事檔案管理工作的科學(xué)性。與體現(xiàn)保密性、僅僅作為人事存檔的傳統(tǒng)人事檔案管理工作不同，在現(xiàn)代人力資源管理工作的要求下，新時(shí)代的人事檔案管理工作有較高的利用性，強(qiáng)調(diào)快速的查詢和提供信息的能力，并且需要使用現(xiàn)代化的手段提升信息量，更加重視服務(wù)性和科學(xué)性。需要從管理理念和手段上進(jìn)行不斷創(chuàng)新，降低信息檢索的難度，提高工作效率。

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