石油企業檔案管理系統運行維護與體系建設

楊海燕

在信息化快速發展的快節奏社會里，人們對工作質量水平的要求越來越高，此時企業單位檔案管理系統運行維護過程中利用現代化方式的重要性越來越明顯?，F代電子文件檔案是新時代工作的重要工作方式和工具，是企業單位檔案管理工作正常運行的保障。加強石油企業檔案管理系統中運行維護管理和體系建設過程中的現代化方式是十分重要的，要找到檔案管理系統運行維護管理中的問題并予以解決。為了保持對石油企業檔案系統管理中現代化方式利用，保證檔案的安全，對現代電子文件檔案的運行維護管理和體系建設存在的主要問題進行探析并提出解決對策變得極其重要。

一、石油企業檔案管理系統的發展現狀

石油行業作為我國的一項重要經濟發展行業，對檔案管理系統的建設及其運行維護管理工作都十分的重視，通常都會通過制定統一的檔案管理標準規范來規范系統運行的管理工作，建立起統一的檔案信息資源管理和共享平臺。目前石油企業檔案管理系統的總體水平是能夠體現各個部門的管理水平和業績的一個重要標志，反應了石油企業的綜合管理水平。同時檔案管理系統對于企業單位來說是一份十分珍貴的物品，因為它里面記錄著整個企業單位的發展過程史，是部門今后可以用來研究和分析發展方向的首要材料，為企業單位的日后發展方向提供重要依據。從中，可以通過分析揚長避短，提煉精華再加以升華，有力地促進企業單位部門的可持續發展。而且，通過檔案的研究找出自己科學正確的發展方向，確定一條正確的道路是相當重要的事情。如果將部門的檔案管理工作做得很好的話，有利于高層領導隨時查看了解單位的工作情況，對于不足的地方可以第一時間提出解決方案，而且隨時可以通過檔案的分析，制定出更為優秀的經營方案。在部門準備與其他商家合作的時候，檔案可以作為最有利的證據來展現出部門的實力，這將會大大增加合作的幾率。

二、石油企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設存在的問題

1.檔案管理系統運行維護管理與體系建設中檔案原件的真實性問題。一方面，現代社會是信息快速傳播的時代，檔案作為石油企業的重要資料，必須保證它的真實有效。傳統的檔案管理系統難以保障檔案數據的信息安全，使用傳統檔案文件管理方式很容易被有心之人不留痕跡的篡改數據或刪除數據，甚至做到沒有追蹤記錄，安全不被發現，導致文件檔案數據真實性不強。另一方面，石油企業的檔案管理系統中的圖表或是形成資料的真實性，比如使用傳統電子文件檔案保存的形成文件材料，形成的文件資料上的擬稿者無法留下自己的真實筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性，或者是有人對傳統電子文件檔案中保存的資料進行了刪改，同樣難以確定。

2.檔案管理系統運行維護管理與體系建設中檔案內容的保密性問題。隨著信息化的發展和科學技術的提高，傳統的手寫文檔或電子文件檔案的內容較之現代化方式的文件檔案更容易丟失，在高效便利之余，安全性能相對較低。通過計算機網絡可以隨時隨地同時發送給多個不一樣的網絡終端，接收設備接受速度快，為現代電子文件檔案帶來了高效率，也為檔案資料的保密性帶來極大的威脅。

3.石油企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設中檔案保留的長久性問題。隨著辦公自動化的不斷深入和信息化的不斷發展。越來越多的辦公單位正在逐漸進入無紙辦公的狀態，現代化方式的文件檔案的運用日益廣泛。所有的數據、信息、時間的前因后果都可以存儲在現代電子文件檔案中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。企業單位檔案管理中現代化方式的使用極大的簡化了程序，提高了辦公效率。但是一旦計算機網絡突然癱瘓或被毀，企業單位檔案管理采取現代化方式保存的檔案可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的巨大損失。

三、石油企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設問題的解決措施

1.庫房管理中計算機的應用。隨著信息技術和計算機在企業單位中的應用進一步加深，相關工作人員可以根據相對應的技術建立一套符合現代化標準的檔案庫房管理系統，充分利用計算機的高工作效率和處理事件的時效性等特點對庫房管理進行實時監控，對庫房內的溫度和空調設備進行控制，讓庫房管理更加的智能化和現代化。

2.建立檔案管理相應的網絡。當今時代是一個信息需求量劇增、信息數量劇增、信息機構劇增的時代，檔案部門的工作效率已經發展成為各檔案部門競爭的主要標志。所以在這個時代里，只有必須擁有與時俱進的檔案管理方式，才會使得管理檔案工作得到最大的效益。建立檔案管理相應的網絡是檔案管理突破傳統的重要體現，不僅能夠與時俱進滿足人們日益增長的工作需求，還可以進一步促進計算機網絡技術在檔案管理中的推廣和使用。企業單位最主要的是根據自己的發展實際情況和工作需求建立屬于區域的局域網，為內部的資源共享和信息傳遞提供更加便捷的通道，實現計算機軟件、硬件的共享，在檔案管理部門和其他部門之間架起一座信息橋梁，讓檔案管理真正實現信息化。

3.培養技術型人才。要定期對石油企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的相關人員做好現代化利用的技術培訓，在合適的時間、適當的階段要做好人才的定期培訓。國家和石油企業要加大對石油企業檔案管理中現代化方式利用的資金支持，促進對該工作重要性的理解，積極鼓勵多人員進行培訓，派遣相關專家對員工進行講座知識培訓，加強相關人員對此工作的理解和重視。同時，石油企業也要積極組織好大家對理論知識的學習，除此之外，也要結合實際和具體的案例進行分析，開展實地演練，只有在平時更多地練習，做好技術總結和經驗的把握才可以為以后工作的運行做更多的鋪墊，為以后解決困難提供更多的幫助?？傊?，對相關工作人員的培訓至關重要。

4.加強信息技術在檔案管理系統運行中的應用。隨著我國改革開放的快速發展， 以及信息技術革命的開展，我們由原來那個信息技術極其落后的國家實現了向信息技術大國的轉變，并且我國已經將信息技術應用于各個行業和各個領域。并且我國的信息技術已經積極應用到了我國的檔案管理方面，在我國企業檔案管理上發揮了及其重要的作用。但是，我國的信息技術發展與其他發達資本主義國家之間還存在著差距，尤其是在石油企業的檔案管理系統運行維護和體系建設過程中存在著很大的缺陷，所以我們應該加快我國信息技術的發展，并采取措施加快其在檔案管理中的應用。

石油企業的發展對我國國民經濟的發展發揮著重要的促進作用，隨著我國信息技術以及我國企業檔案管理的發展，在信息技術的幫助下可以更好地促進檔案管理的發展，幫助企業檔案管理的進一步提升，有助于檔案管理系統運行維護管理和體系建設。

（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）