水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變研究

文/山西省汾河灌溉管理局 王虹梅

水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變研究

文/山西省汾河灌溉管理局 王虹梅

檔案管理是水利單位一項重要的工作，是水利業務活動開展全過程的反映。傳統的水利檔案是以紙質為記錄工具，但在信息化時代不斷進步下，紙質檔案已經逐漸被電子檔案所取代，這是實現現代化管理的必然趨勢。如何讓水利檔案管理從傳統向現代方式轉變，是水利公司需要重視的一個問題。

水利；檔案管理；傳統；現代化

水利檔案作為水利活動的一個載體，是水利單位重要的資料。近年來，隨著水利工程的迅猛發展，水利檔案越來越多，傳統的紙質檔案已經無法適應當前的發展情況。在科學技術的進步下，電子檔案的應用也越來越普遍，將傳統的檔案管理方式向現代化管理方式轉變是水利單位工作中的重中之重，是水利工程發展的需要，水利單位應該在這個方面不斷努力，以保障水利檔案管理工作的有效性。

一、轉變水利檔案管理方式的意義

在信息化時代下，傳統的以紙質檔案為主的檔案管理方式已經逐漸體現出它的局限性，因為紙質檔案的信息容量比較小，不方便查閱，降低了水利工作的效率。因此，水利檔案管理方式的轉變具有很重要的現實意義，是促進水利事業發展的必然要求。

（一）促進水利檔案管理工作的開展。水利檔案管理工作主要是記錄和保存數據，在水利事業的發展中發揮著重要的作用。檔案資源管理的轉變適應當前水利工作發展的需要，比如在檢索資料時，如果還使用傳統的紙質檔案，那么將會花費大量的時間和精力，使得工作效率降低，給水利工程帶來影響。而轉變管理方式，利用電子檔案就可以省去更多時間。

（二）實現水利事業的現代化。水利檔案反映了水利事業的起步和發展，以及發展過程中出現的問題和解決方案，記錄了大量的水利活動，涉及的方面較廣，具有很強的實踐性和參考性。當水利工程遇到問題時，檔案中的解決方案能夠提供經驗和教訓。將傳統的水利檔案管理方式向現代化轉變能夠實現水利檔案的公開化，使得檔案公開的方式更為多元化。近年來，水利檔案管理量越來越大，電子檔案具有更廣闊的存放空間，能夠提高保存質量，使工作效率提高。

綜上，在水利檔案管理中應用計算機等先進技術能夠推動水利事業的發展，為水利檔案管理工作的實效性提供了更大的保障。

二、水利檔案管理方式轉變的途徑

（一）制定完善的檔案管理制度。水利檔案管理制度不健全是目前很多水利單位面臨的一大問題，使得水利檔案管理的質量嚴重降低。在一些水利單位中，在檔案的保密工作上存在著很大的漏洞，沒有完善的保密管理制度，使得水利檔案信息的安全得不到保障。為了減少因為制度不健全造成的安全隱患，提高檔案管理的質量，必須制定完善的檔案管理制度。首要工作是在水利單位內部加強宣傳，讓檔案管理人員了解檔案管理的重要性，促進責任意識的提高。第二，進一步健全檔案保密管理制度，在一些水利單位中，一些科研成果和數據具有保密性，尤其是科研成果還具有專利性，如果造成信息泄露會使得科研人員的知識產權受到侵犯，給單位帶來較大損失。所以水利單位需要完善檔案保密管理制度，采用保密技術防止信息泄露。此外，還需要落實檔案管理崗位責任制，誰管理誰負責，以便在出現問題時追究相關責任人的責任，以讓檔案管理人員提高責任意識。

（二）做好水利資料的采集和整理工作。水利資料的采集和歸檔工作具有一定的難度，因為各類水利文件材料較多，因此在檔案采集工作中，可以針對不同的水利工程項目，采取追蹤采集和分階段采集兩種方法。對于一些周期時間較短，檔案材料整理較快捷的工程項目，可采取追蹤采集的方式，該種方式具有較強的目標性，采集速度較快，能夠避免因為時間的拖延導致的缺漏，從而保證檔案的質量；對于周期較長的項目資料，可以采用分階段采集方式，在材料采集的過程中，需要對采集的時間段和內容進行明確劃分，保證水利信息初始資料的完整性。在采集工作完成之后需要做好檔案的整理工作，在整理好之后檔案管理人員要在主管部門的指導下對文件和錄音影像等進行歸檔，并編制檔案號，便于日后查閱。

（三）強化法律保障。為確保水利單位在檔案管理工作中有法可依，需要強化法律保障，制定一系列的法律法規，規范檔案管理工作。法律保障是使傳統水利檔案管理方式向現代化方式轉變的基礎條件，只有具備完善的法律法規和相關的技術標準，才能使電子檔案的憑證價值和證據資格進一步的明確，防止人們對電子檔案產生信任危機。水利單位要做到依法治檔，利用科學的規劃以及技術標準，讓檔案管理更有依據。

三、結語

檔案管理工作在水利單位中具有重大的意義，作為水利事業發展的歷史見證，不僅明確了水利發展業務中的各項要求，而且還為發展中存在的一些問題提供指導。將水利檔案管理向著現代化方式轉變，能夠應用先進的信息技術，提高檔案管理的質量，發揮出水利檔案的最大功能。

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