當(dāng)前完善企業(yè)招標(biāo)檔案管理的探討

文/湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán) 劉艷；湖北省檔案科技推廣中心 陳濤

當(dāng)前完善企業(yè)招標(biāo)檔案管理的探討

文/湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán) 劉艷；湖北省檔案科技推廣中心 陳濤

在企業(yè)進(jìn)行招投標(biāo)過程中，招投標(biāo)檔案是具有客觀性的、具有法律意義的主要依據(jù)，是企業(yè)自身進(jìn)行檔案管理的重要模塊，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)積極的影響。當(dāng)前，我國許多企業(yè)在招投標(biāo)檔案管理方面存在著不少問題，所以本文正是從此點(diǎn)出發(fā)，針對(duì)我國存在的招投標(biāo)檔案管理問題給予一定的解決方案和措施，保證企業(yè)長期科學(xué)地發(fā)展。

完善；企業(yè)招標(biāo)；檔案管理

一、招投標(biāo)檔案管理工作的重要作用

（一）招投標(biāo)檔案具有憑證價(jià)值。招投標(biāo)檔案管理作為一種原始記錄，主要是對(duì)于企業(yè)在招投標(biāo)過程中相關(guān)操作的記錄，可以作為一種憑證，對(duì)企業(yè)的相關(guān)利益進(jìn)行保護(hù)，通過責(zé)任的明確來降低企業(yè)在發(fā)展過程中的無謂糾紛。由此看來，檔案作為一種具有科學(xué)效力的原始憑證，具有其他檔案所不具有的特殊優(yōu)勢。

（二）招投標(biāo)檔案具有參考價(jià)值。招投標(biāo)檔案是企業(yè)在招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的，所以它對(duì)于企業(yè)來說具有非常高的參考價(jià)值，是企業(yè)進(jìn)行建設(shè)的檔案依據(jù)。企業(yè)如果在招投標(biāo)檔案的管理上沒有完善，那么就會(huì)在計(jì)劃上和管理方面出現(xiàn)漏洞，可能給企業(yè)帶來無法預(yù)料的危機(jī)，所以，企業(yè)必須不斷完善檔案管理建設(shè)，這樣才能保障企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

二、企業(yè)招投標(biāo)檔案存在的問題

（一）招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一。企業(yè)在招投標(biāo)過程中往往會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目太多而導(dǎo)致文件混亂，許多沒有中標(biāo)的標(biāo)書在存放過程中往往沒有秩序，沒有專門的人員進(jìn)行管理，沒有具體的操作方案進(jìn)行指導(dǎo)，所以造成了極大的管理混亂，對(duì)于企業(yè)發(fā)展是不利的，特別是在搜索招投標(biāo)檔案的時(shí)候往往沒有效率。當(dāng)前許多企業(yè)在招投標(biāo)管理方面沒有形成一致性，也沒有形成良好的管理方法和意識(shí)，招投標(biāo)材料往往非常分散，招投標(biāo)材料在制作過程中因?yàn)橐?guī)格不一致而導(dǎo)致企業(yè)管理效益受到影響。

（二）招投標(biāo)檔案完整性不夠。招投標(biāo)檔案涉及的部門很多，不但包括采購部門，還有需求部門等等，所以具有很多的檔案主體，這對(duì)于檔案管理來說是非常不利的，完整性和系統(tǒng)性往往有缺陷。對(duì)于需求部門來說，在整個(gè)采購過程中采購檔案會(huì)涉及方方面面，不但有采購初期的準(zhǔn)備，還要有一些資格的審核、中標(biāo)文件的設(shè)計(jì)等等，這些檔案資料往往不是一個(gè)部門可以提供的，涉及的部門非常多，如果企業(yè)對(duì)于這一塊抓得不緊就往往會(huì)出現(xiàn)檔案的不完整，這對(duì)于企業(yè)的招投標(biāo)活動(dòng)是不利的。當(dāng)然，我們必須看到，招投標(biāo)工作是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，許多人和部門在開展業(yè)務(wù)時(shí)往往會(huì)忽略資料的記錄或者是滯后，這就使得招投標(biāo)檔案容易出現(xiàn)滯后性或者是缺失，企業(yè)的招投標(biāo)活動(dòng)會(huì)出現(xiàn)很多問題。

（三）招投標(biāo)檔案管理模式落后。伴隨著技術(shù)水平的不斷提升，很多企業(yè)引入了網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而成立自己的檔案管理系統(tǒng)。可是，仍然存在一定的缺陷，系統(tǒng)內(nèi)容往往僅僅涵蓋了招投標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的目錄，反而忽略了招投標(biāo)檔案原文。如此一來，當(dāng)查詢資料的時(shí)候，需要查找檔案的檔號(hào)，于是，追本溯源來找尋最初的資料。這樣會(huì)帶來繁重的工作負(fù)擔(dān)，還有可能損害到原始檔案。同時(shí)，現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)大部分還是項(xiàng)目歸檔后才進(jìn)行再次錄入，根本沒有銜接到招投標(biāo)管理系統(tǒng)，由此，不能確保電子版的招投標(biāo)文件在最初就形成數(shù)字化。

三、規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）增強(qiáng)意識(shí)，主動(dòng)參與。對(duì)于招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)重視是根本，并把此項(xiàng)工作納入到日常的工作中，定時(shí)進(jìn)行相關(guān)的查閱和監(jiān)督。同時(shí)，還要加大對(duì)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)力度，提高他們的責(zé)任意識(shí)，從思想上加以重視，才能快速融入管理檔案的工作中去。

（二）強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力。對(duì)崗前培訓(xùn)工作要常抓不懈，想方設(shè)法提升他們的業(yè)務(wù)水平，確保管理人員在進(jìn)入工作時(shí)就能清晰地知曉各個(gè)工作階段要整理的資料內(nèi)容。以往，檔案管理人員只是等待、依靠業(yè)務(wù)人員提供資料，如今，要改變這種想法，開展上門服務(wù)，做到“勤收集、勤督促、勤檢查”，確保文件資料能夠在第一時(shí)間歸檔完畢。

（三）注重收集，加強(qiáng)管理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要做好分內(nèi)工作，對(duì)于招投標(biāo)階段所發(fā)生的各類資料要按照相應(yīng)的順序及時(shí)歸檔完整，同時(shí)還要定期進(jìn)行檢查整理，把有保存價(jià)值的文件交給檔案館。另外，檔案管理人員更應(yīng)該同業(yè)務(wù)部門緊密聯(lián)系合作，做好檢查反饋工作，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的歸檔和銷毀等，讓檔案保存得當(dāng)，便于查找和利用。

（四）完善信息錄入，提高檢索水平。當(dāng)我們在錄入資料時(shí)，對(duì)應(yīng)的招投標(biāo)項(xiàng)目要分別進(jìn)行歸檔，建立對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目基本信息表，里面涵蓋了檔案目錄以及部分重要信息，例如工程概況、開標(biāo)時(shí)間、中標(biāo)單位和金額等，這樣有利于更加全面地了解該項(xiàng)目，查詢起來也較為便捷。

（五）健全制度，規(guī)范管理。招投標(biāo)檔案管理工作制度應(yīng)該健全起來，確保能夠按照要求來立卷和查閱，明晰責(zé)任，便于管理。1.結(jié)合招投標(biāo)的具體特點(diǎn)，我們得知應(yīng)該讓經(jīng)辦人負(fù)責(zé)歸整、存檔相關(guān)的招投標(biāo)檔案，由檔案管理人員統(tǒng)一保存。2.招投標(biāo)檔案應(yīng)該是專人負(fù)責(zé)，檔案工作人員要履行自己的職責(zé)，遵紀(jì)守法，確保檔案的安全性和完備性。3.當(dāng)轉(zhuǎn)交招投標(biāo)檔案資料時(shí)，務(wù)必要檢查好，確保資料完整，符合檔案管理要求，無論是圖片還是文字都要清楚明了。4.檔案管理人員接收完資料后要登記在冊，立卷、裝訂、歸檔等工作要緊跟其上，確保卷內(nèi)目錄、封面完整、整潔。5.進(jìn)一步制定完善的招投標(biāo)檔案借閱制度，確保相應(yīng)的注銷、登記制度執(zhí)行得力。對(duì)于檔案而言，嚴(yán)禁進(jìn)行涂改、抽頁、拆封等，務(wù)必要按時(shí)歸還，避免造成更大的損失。6.招投標(biāo)檔案管理人員不得擅自走開，如果必須要離開，務(wù)必要根據(jù)要求及時(shí)移交資料，切忌帶走和隨便處置。7.招投標(biāo)項(xiàng)目檔案應(yīng)該以信息化為主，紙質(zhì)資料為輔，展開數(shù)字化存儲(chǔ)，進(jìn)而達(dá)到招投標(biāo)項(xiàng)目檔案電子化。

［1］王亞軍.淺議招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理［J］.中國招標(biāo)，2006（37）.

［2］謝曉紅.談企業(yè)自主招標(biāo)過程的重點(diǎn)及關(guān)鍵環(huán)節(jié)［J］.廈門科技，2010（02）.

［3］陶慶芳.招標(biāo)檔案管理工作是招標(biāo)過程的見證［J］.中國招標(biāo)，2006（Z2）.