對企業數字檔案室建設的思考

張 環

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對企業數字檔案室建設的思考

張 環

【摘 要】數字檔案室是檔案工作信息化的必然產物，根據檔案工作法規要求和實際工作情況，將數字化設備和技術運用于檔案收集、管理、保護等各個工作環節，逐漸形成以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心的檔案工作體系。企業數字檔案室建設要充分認清企業數字檔案室建設的重要性，構建有力的保障措施，同時還要注重保密、培訓等工作，確保各項工作有序推進。

【關鍵詞】企業檔案 數字檔案室

企業檔案工作確保企業生產經營運營保障體系的重要組成部分。伴隨著信息技術，特別是計算機及網絡技術的飛速發展與普及，信息化滲透到企業管理的方方面面，傳統的檔案管理手段已經無法滿足企業的需求。在這種背景下，數字檔案室的建設成為應對這種局勢的重要措施。數字檔案室是檔案工作信息化的必然產物，根據檔案工作法規要求和實際工作情況，將數字化設備和技術運用于檔案收集、管理、保護等各個工作環節，逐漸形成以檔案目錄數據庫和原文數據庫為核心的檔案工作體系。

一、充分認清企業數字檔案室建設的重要性

從企業信息化的發展來看，數字化檔案室是信息化發展的必然結果。當前，信息化已經成為整個社會發展的重要方向，對于企業來說，信息化意味著企業內部管理和營銷工作效能的提升，進而影響到自身的市場競爭力。近年來，大數據技術的應用使檔案工作的工作對象更加多樣，工作程序更加復雜，傳統的工作手段根本無法滿足實際工作的需求。企業信息化還帶動了企業更方便對信息的需求數量激增，傳統的紙張已經無法滿足信息快速便捷利用的需求。由此可以看出，檔案信息系統的輸入和輸出都必須通過數字化手段才能發揮檔案工作的成效，并帶動整個系統的信息化。我國高度重視各級各類數字化檔案室和檔案館的建設，在全國檔案事業發展規劃中均提到了加快檔案信息化建設、數字檔案室建設等任務要求，促進企業檔案管理標準化、信息化和規范化程度的不斷提高。

從企業檔案工作來看，數字化檔案室實現檔案工作資源優化配置的保證。手工條件下的檔案管理工作，以檔案的實體管理為主，檔案工作受限于企業人、財、物投入等很難從事信息開發等工作。數字檔案室的建設通過數字化手段，提高檔案管理工作效能，通過企業內部網絡能夠高效快速的滿足企業各方面對檔案信息的需求，實現信息資源的共享和利用。檔案工作也可以從傳統的保障性工作，進而轉化為企業經營決策的信息支持部門，提升檔案工作在企業內部的重要性。

充分認清企業數字檔案室建設的重要性，才能保證和爭取到企業領導和各部門的支持和幫助，將檔案信息化納入企業信息化建設中，確保資金投入、設備配備、人員組織、部門協調等方方面面的工作正常開展。

二、有序推進企業數字檔案室建設

數字化檔案室建設是一個循序漸進的過程，不可能一蹴而就。因此在建設過程中要明確建設的內容，區分重點，有序推進。一般來說，數字化檔案室建設的內容主要包括以下幾個方面的內容：

一是基礎設施建設。數字檔案室是立足于傳統檔案室基礎之上建立的，除了具備紙質檔案材料保管和利用的設備之外，還需要相當數量的數字化信息設備，其中硬件設備主要包括滿足工作需求的計算機設備，滿足數字化信息資源管理需求的存儲器、服務器、掃描儀，滿足信息輸出需求的打印機及各類終端設備；軟件設備主要是結合企業網絡環境和辦公自動化程度，通過購買或自主開發，滿足檔案信息、電子文件檢索、接收、歸檔、利用等方面需求的軟件系統。

二是網絡體系建設。在網絡時代，信息只有借助網絡才能實現高效的傳播，對于企業來說，首先要建立完善的企業內部網絡體系，為包括檔案信息在內的所有信息資源打造快速利用的渠道和平臺；其次在完善企業內部網絡的同時，要注意到檔案信息資源的特殊性，即企業檔案在一定期限內是具有密級的，因此有必要在網絡使用過程中設立相應的權限，或者保持企業內部網絡的物理獨立，確保檔案信息的安全。

三是目錄數據庫建設。面對海量的信息資源，只有通過必要的目錄體系才能提高用戶檢索利用的效率。數字檔案室的目錄數據按照不同類型可以完善至卷內文件目錄，通過系統設定實現模糊查詢。

四是數字檔案建設。數字檔案室的基礎和工作對象是數字檔案，即數字化后的檔案信息。從企業信息化工作的現狀來看，數字檔案資源一般的來源有辦公自動化系統生成的電子文件、室藏紙質檔案的數字化以及其他途徑獲得的電子文檔。因此，數字資源的建設重點一是要加強辦公自動化系統電子文件的無縫管理，二是要投入必要人力完成紙質檔案的數字化掃描。

三、形成有力的保障措施

首先，要繼續堅持集中統一的檔案管理模式。 在企業中集中、統一、高效的檔案管理模式，是實現數字檔案室的重要基礎。檔案集中統一管理，是在將企業形成的各門類檔案實體集中到一起管理的基礎上，集中各部門力量對整個檔案工作的收集、歸檔、利用等環節統一組織、實施，提升檔案綜合管理水平。數字檔案室的建設不僅涉及檔案工作部門，同時還涉及信息部門、業務部門，甚至還包括外包服務等部門，只有集中統一管理模式才能夠將各個部門的有效組織起來，特別是強化各部門領導、兼職檔案人員的責任意識等，加快推進檔案數字化進程。

其次，要建立和完善檔案工作的各項規章制度。檔案工作是建立在各項規章制度基礎上的，傳統的檔案工作制度包括各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計等制度，這些制度為檔案工作開展的提供了有力保證。數字檔案室的建設是在傳統檔案工作基礎上建設的，勢必要對現有的規章制度進行完善和補充，比如在啟動數字化工作時，制定《檔案數字化建設方案》，對數字檔案室建設的技術標準、信息安全等進行規定；針對檔案掃描，編制《EXCEL表格導入檔案系統規則》、《科技檔案目錄錄入規則》；針對網上利用，制定《檔案查詢系統使用說明》、《網上利用檔案權限設置流程》、《網上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規范，實現電子檔案的全過程管理。

再次，要形成穩定的檔案工作人員隊伍。企業檔案工作以各部門兼職檔案人員和檔案部門的專職干部構成，具有一定的流動性。數字檔案室的建設對檔案工作人員的要求更高，不僅要牢固掌握檔案專業知識，還要掌握計算機、存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。這就要求必須建設一支穩定的檔案工作人員隊伍，確保數字檔案室建設的穩定推進。

四、數字檔案室建設過程中注意事項

首先，要區分重點完成紙質檔案的掃描。紙質檔案的數字化是數字檔案室建設的基礎性工作。在數字化過程中要堅持按需掃描、利用為本、搶救優先的原則。一是堅持價值優先原則，基建檔案中文字檔案的利用頻率遠遠不如竣工圖紙，文書檔案中的制度文件的利用率遠高于一般通知性文件；二是堅持利用優先原則，將日常利用頻繁、關注度較多的檔案進行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數字檔案室的推廣；三是根據保存現狀確定優先，傳統檔案的材質受到各方面因素的影響，時間久遠和利用頻繁的檔案受損程度也很嚴重，應當優先掃描。在開展檔案數字化掃描工作前，開展調研，了解利用者的需求，同時為保證檔案的準確性和實用性，組織專業人員進行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

其次，要開展企業內部全員性檔案培訓。檔案工作的根部目的在于提供利用。企業檔案雖然不向社會公開，但是依然是以滿足企業內部信息需求為目標。數字檔案室為利用提供了更加便捷的平臺，同時對利用者也提出了要求。因此，在數字化建設過程中，還要注重對用戶的培訓，通過面授、現場咨詢等多種方式，使利用者能夠快速從網上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

最后，要高度重視安全保密工作。檔案數字化一般采用外包服務，因此在建設過程中要規范檔案掃描流程，加強過程控制。數字化工作具體過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環節，制定相應的操作規程，明確各個環節的責任人，確保檔案信息的安全。此外，在系統使用過程中，特別注意各類病毒的防范。

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作者單位：（天津新金融投資有限責任公司）

作者簡介：張環（1985-），女，漢族，天津人，就職于天津新金融投資有限責任公司，助理館員，研究方向：檔案管理工作。