新形勢下檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和研究

文/阜陽師范學(xué)院 林文芹

新形勢下檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和研究

文/阜陽師范學(xué)院 林文芹

檔案對于企業(yè)發(fā)展具有重要的憑證價值，傳統(tǒng)的檔案管理工作龐雜而繁復(fù)，隨著目前社會電子政務(wù)的發(fā)展，本文在論述檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容和要求的基礎(chǔ)上，對檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計上嘗試提出采用服務(wù)器建立一個更加完善的管理系統(tǒng)，提高檔案工作效率，為新形勢下檔案管理系統(tǒng)與電子科技技術(shù)有效結(jié)合進行探究，逐步實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化、信息化、有效化。

檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計；研究

目前在社會企業(yè)中逐漸推廣電子政務(wù)的應(yīng)用，對應(yīng)的信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建也逐步完善，電子智能化成為未來社會企業(yè)檔案系統(tǒng)設(shè)計的目標。就目前而言，檔案管理工作繁瑣而復(fù)雜，傳統(tǒng)的紙張式檔案管理模式以人工為主，存在著多方面的問題，往往導(dǎo)致文件資料收集和管理工作的混亂。其次手工進行整理編寫檢索的過程中，速度緩慢，準確率低，費時費力。另外在日常生活中對外部門進行查詢資料原件頻率較高，依靠傳統(tǒng)手工方式借閱檔案難免造成檔案丟失或損壞，如此看來，傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)工作在企業(yè)中不能有效發(fā)揮應(yīng)有的作用。以此為出發(fā)點，本文針對傳統(tǒng)檔案信息管理的弊端，為適應(yīng)社會電子政務(wù)的發(fā)展趨勢，將新型檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)結(jié)合起來，使之有效化、數(shù)字化、科學(xué)化。

一、檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容

（一）資料收集與存儲。檔案事關(guān)企業(yè)的生產(chǎn)、發(fā)展等重大問題，因此對企業(yè)資料全面認真收集并存儲是企業(yè)檔案工作中的重大環(huán)節(jié)，只有建立行之有效的檔案收集方法，完善檔案存儲機制才能確保檔案管理的安全度，有力發(fā)揮檔案部門管理的作用，得以在企業(yè)行政工作中開展鑒定、保管、編研等下一步發(fā)展工作。

（二）資料查詢。目前網(wǎng)上的檔案管理系統(tǒng)多用于登記或編撰工作，而實際查詢、借閱功能鮮少有用，降低了檔案在信息化時代的管理功能。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，企業(yè)對于數(shù)字化的發(fā)展迫在眉睫，而檔案管理工作的核心即是檔案信息資源的快捷化。當(dāng)操作員在進行查詢工作時只要通過計算機的檢索便可得到直觀效果，逐漸從傳統(tǒng)繁瑣的檔案整理工作中擺脫出來，觀察近些年檔案管理的不斷整合，越來越多的企業(yè)已完善局域網(wǎng)，不僅對資料能夠快速地分門別類，且存儲數(shù)據(jù)可以加以備份，方便日后查詢或保存，提高管理安全性。

（三）功能全面化。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的目標是實現(xiàn)企業(yè)信息管理的自動化、有效化，檔案管理服務(wù)于企業(yè)全體人員，為企業(yè)實現(xiàn)信息保存、考勤記錄、企業(yè)考核、檔案存取、出具證明等各項服務(wù)，另外還可以保存或修改人事資料，如個人信息、家庭情況、工作經(jīng)歷、職稱評定等記錄。除了針對企業(yè)單個員工管理，同樣可以一部門為單位進行管理，增加、修改或刪除部門，建立部門的聯(lián)系方式、負責(zé)人、名稱等內(nèi)容。

二、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計要求

企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計是為了規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作，提升信息使用快捷度，從而提高企業(yè)整體管理水平，所以對檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的性能提出更高的要求。具體目標分兩類，第一非功能性需求，第二安全性需求。

非功能性：1.系統(tǒng)的反應(yīng)速度。高效化已是當(dāng)今社會發(fā)展的重要標準，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的目標主要是能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的有效化，管理者和使用者沒有足夠時間等待系統(tǒng)的反應(yīng)，因此在系統(tǒng)設(shè)計中尤其是應(yīng)用軟件的編制中需要采用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不定期提升系統(tǒng)速度。2.人機界面。合理舒適的人機界面能夠使得操作者清晰快速地得到信息，最大限度發(fā)揮管理效率。3.系統(tǒng)高度融合性。檔案管理系統(tǒng)在未來企業(yè)不斷發(fā)展調(diào)整下，需要配合企業(yè)經(jīng)濟的步伐，充分考慮到系統(tǒng)的拓展功能，根據(jù)日常所需添加或刪除有關(guān)功能，配置一套行之有效的升級系統(tǒng)勢在必得。如遇到系統(tǒng)數(shù)據(jù)受損，系統(tǒng)可將自行備份的數(shù)據(jù)提取出來進行恢復(fù)和使用，能夠集中維護受損數(shù)據(jù)；界面安排應(yīng)圍繞極簡風(fēng)格設(shè)計，提倡明確的有效圖形引導(dǎo)操作，并設(shè)計部分高效率、高使用率的快捷鍵配合，實現(xiàn)一鍵操作模式；系統(tǒng)在設(shè)計之初需要充分考慮其延展性，包括軟硬件的架構(gòu)，架構(gòu)升級，系統(tǒng)各部分模塊設(shè)計，待管理模塊的功能設(shè)計等，以及平臺的災(zāi)備機制、拓展機制都需要初期的合理考量；系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式在條件允許的情況下應(yīng)保持與原有數(shù)據(jù)格式相同，以便提升后期數(shù)據(jù)交換的能力；系統(tǒng)在使用的過程中應(yīng)具備一定的容錯能力，針對用戶的錯誤操作系統(tǒng)應(yīng)進行智能化識別，自動引導(dǎo)用戶操作正確信息。

安全性：系統(tǒng)的安全度包括內(nèi)外兩大環(huán)境。外部環(huán)境安全主要是指機房環(huán)境、機房溫濕度把控、工作人員的安全、網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施等。就系統(tǒng)本身而言，最主要是關(guān)于系統(tǒng)的備份部分和防火墻的架設(shè)，以此保障軟件系統(tǒng)能夠提升可靠度和完整性，且在各類環(huán)境中都需要完善災(zāi)備機制，以便在突發(fā)狀況時可以及時有效地應(yīng)對處理。內(nèi)部環(huán)境安全主要指在軟件開發(fā)初期必須有專業(yè)人員對產(chǎn)品代碼進行確認，保證軟件后期使用的合法性，避免軟件漏洞而導(dǎo)致授權(quán)用戶出現(xiàn)無法使用的情況。在系統(tǒng)運行過程中，物理設(shè)施在具備良好的熱備能力外能夠提供操作員安全的數(shù)據(jù)備份和回滾機制，定期對數(shù)據(jù)信息自動備份，以防在數(shù)據(jù)丟失后還能最大限度找回原先備份，進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

另外在軟件安全性方面考慮到數(shù)據(jù)的正確使用，需提供一套統(tǒng)一的保護方法，從三點因素切入：1.容錯性。上文提到當(dāng)用戶操作失誤產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)應(yīng)提供對方一定的正確提示，即軟件容錯機制，使用戶能夠重新驗證進入。2.安全環(huán)境。系統(tǒng)設(shè)計首要考慮前提應(yīng)從多層次安全性出發(fā)，包括數(shù)據(jù)備份、防火墻、用戶權(quán)限等措施，防止數(shù)據(jù)信息輕易泄露；對系統(tǒng)軟硬件故障突發(fā)狀況，需要增加相應(yīng)的應(yīng)急方式，保障網(wǎng)絡(luò)處理的及時性。對系統(tǒng)外來未經(jīng)授權(quán)的訪問有相應(yīng)阻攔，形成獨立的安全管控機制，確保授權(quán)用戶能夠長期合理使用。3.運行性。系統(tǒng)在初期理論設(shè)計中應(yīng)具有抵抗非法入侵的考慮，物理層面做到無單點故障情形，并設(shè)定數(shù)據(jù)信息備份功能；系統(tǒng)在備份操作中應(yīng)支持定期性主動備份和不定期手動備份兩種方式，確保數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下最大限度保留數(shù)據(jù)的最近記錄，實現(xiàn)數(shù)據(jù)完整恢復(fù)。

三、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

（一）模塊設(shè)計。一般企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括四個模塊：第一，用戶身份認證，員工的賬戶與密碼可由各企業(yè)提供或設(shè)定，在用戶登錄驗證后即可進入企業(yè)檔案管理的界面。第二，發(fā)文企業(yè)管理，即發(fā)表檔案的企業(yè)相關(guān)信息。第三，現(xiàn)行文件管理模塊，即已發(fā)布文件的模塊、添加文字或圖形的模塊等。第四，歷史文件管理，即查看歷史過往文件。管理系統(tǒng)的四大模塊均可應(yīng)用網(wǎng)頁動態(tài)達到效果。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計。這里所說的數(shù)據(jù)庫主要指用戶數(shù)據(jù)，用戶數(shù)據(jù)包括用戶名與密碼，即企業(yè)檔案管理部門工作人員的相關(guān)信息。工作人員進入管理頁面前需身份驗證，通過后方可進入管理文件。當(dāng)用戶正常登錄時為保證其安全性sessjon對象中通常會使用一個變量保存相應(yīng)的用戶名；如用戶非正常登陸時，用戶欄變量為空，頁面轉(zhuǎn)為強制登錄界面。第二為文件數(shù)據(jù)，包括一般屬性和附加屬性。一般屬性包括檔案信息建立與歸檔的時間、信息名稱、信息字號及相關(guān)類別。附加屬性包括檔案文件類型、文件狀態(tài)，即檔案文件按照圖形或文本的形式提交，文件公開或保密的形式保存。

一般企業(yè)檔案信息都是繁雜而隨著時間不斷累加的，如果檔案文件的呈現(xiàn)都以文本的形式經(jīng)人工管理，那么管理工作效率必然會降低，檔案的服務(wù)性、便捷性很難全部發(fā)揮出來，因此我們需將管理檔案系統(tǒng)與現(xiàn)今電子科技發(fā)展有效結(jié)合，通過源文件掃描后整合為電子數(shù)據(jù)上傳保存即可。

（三）系統(tǒng)設(shè)計。檔案管理系統(tǒng)中各項元素均通過不同的動態(tài)網(wǎng)頁來實現(xiàn)，檔案工作管理人員、檔案用戶與檔案管理系統(tǒng)、后臺數(shù)據(jù)庫之間的交互實現(xiàn)了企業(yè)管理和文件管理的作用。添加和修改頁面一般較為相似，其中數(shù)據(jù)控件在修改頁面中為初始值，而在添加頁面中顯示為空值，因此兩個頁面可以在同一頁面中實現(xiàn)，而區(qū)別引用具體的頁面時可使用LIRL后的查詢字符串。工作管理人員在操作管理檔案數(shù)據(jù)的同時同樣需要注意一些問題：如管理人員提交完整的數(shù)據(jù)前需在客戶端驗證，保證數(shù)據(jù)的準確度；待數(shù)據(jù)提交后需要再次驗證確保數(shù)據(jù)無覆蓋。

另外對相關(guān)圖形文件操作時需要處理一些問題：第一對圖形或文件的修改，這一部分是文件管理中較難處理的環(huán)節(jié)，修改時通常會上傳新圖片，與原先圖片同時顯示，但新圖片的大小和數(shù)量并未完全確定，這樣就會造成檔案管理界面排列錯亂的現(xiàn)象，因此該檔案系統(tǒng)中只有刪除圖形或文件的功能，而沒有修改功能。對于添加圖形文件的功能，我們無法確定圖片數(shù)量和大小，即不能把握文件上傳的數(shù)量，這時我們可以選擇進入添加文件的頁面，向服務(wù)器提交一份有關(guān)圖片等數(shù)量的數(shù)據(jù)文件，而服務(wù)器通過數(shù)據(jù)傳遞生成相應(yīng)數(shù)量的文件進行上傳，我們通過計算機程序從數(shù)據(jù)的顯示中分離出圖片具體信息或使用特定的文件上傳到組即可。第二客戶端驗證，針對此問題我們采用Microsoft Visual InterDev作為系統(tǒng)開發(fā)時的工具，通過服務(wù)器端腳本實現(xiàn)客戶端腳本。Microsoft Visual InterDev工具對某對象的屬性方法可自動處理，加快了編程速度，提升了系統(tǒng)準確度，同時能將檔案中的某些關(guān)鍵點不同標注顯示，在閱讀中帶給人們便捷性。

四、檔案管理系統(tǒng)設(shè)計意義

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計對于任何企業(yè)來說都有非常重要的意義，在檔案中可以查看企業(yè)過去發(fā)展的任何重要節(jié)點，因此檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和更新不僅能夠提升企業(yè)工作管理的有效率，而且作為一份參考依據(jù)能夠在未來的企業(yè)決策中起到至關(guān)重要的作用。其次，研究企業(yè)發(fā)展與信息資料間的關(guān)系，需要通過信息數(shù)據(jù)的梳理，將業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的成果進行梳理編輯成為電子文件形式，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件容易丟失或破損的情況，為企業(yè)和個人提供更快捷的服務(wù)功能。進一步來看，實現(xiàn)電子化文件的管理需要依托良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，同時建立企業(yè)實物歸檔資源與電子歸檔資源的從屬關(guān)系，電子化管理補充實物管理的弊端，是實物資料歸檔的索引數(shù)據(jù)，增大了數(shù)據(jù)中心的權(quán)威性。最后需要提醒的是，對于一份完整的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計首要實現(xiàn)安全性，檔案信息系統(tǒng)中往往記錄最重要的相關(guān)企業(yè)內(nèi)部信息，如管理系統(tǒng)有漏洞，人員管理不到位，則可能導(dǎo)致企業(yè)信息的泄露，給企業(yè)的發(fā)展帶來不可估量的損失，總之，檔案管理系統(tǒng)與電子科學(xué)技術(shù)兩者間的關(guān)系是發(fā)展現(xiàn)代化檔案系統(tǒng)設(shè)計的重要的目標。

五、結(jié)語

檔案是企業(yè)在社會與生產(chǎn)活動的過程中形成的具有使用價值的相關(guān)材料，是一個企業(yè)的重要信息庫。在國外，檔案管理信息化已在眾多發(fā)達國家內(nèi)得到廣泛推廣，逐步實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案信息的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，并進一步思考在電子系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)上做更深層的探究。反觀國內(nèi)，在眾多類型的企業(yè)需求前，檔案管理系統(tǒng)仍然是管理工作的弱項，檔案工作管理繁雜而龐大，在進入21世紀后，國家提出了檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容和要求，對檔案系統(tǒng)建設(shè)注入了一股強大動力，也是我國檔案管理系統(tǒng)挺進現(xiàn)代科技化道路的里程碑，逐步促使檔案管理系統(tǒng)與先進計算機技術(shù)相結(jié)合，全面發(fā)揮檔案管理的作用，同時對檔案管理工作的規(guī)范有長遠意義。

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