淺議學院辦公室工作
——基于人—機—環境系統視角

文/西安科技大學電氣與控制工程學院 孫雪花

淺議學院辦公室工作
——基于人—機—環境系統視角

文/西安科技大學電氣與控制工程學院 孫雪花

針對學院辦公室管理的特點，引入人-機-環境系統，構建了基于人-機-環境系統視角的辦公室工作體系。從人-機-環境系統的角度分析了學院辦公室工作中“人”“機”“環境”各自的作用，最后得出結論，要使學院辦公室工作良性發展并且富有成效，不僅要發揮人、機、環境各要素本身的性能，尤其是辦公室工作中“人”的作用，更要注意這三大要素之間的相互關系、相互作用、相互影響。

辦公室工作；人-機-環境系統；工作體系

高校學院辦公室是一個學院的行政黨政綜合部門，它處于連接學院黨政領導、學院全體教工及學校相關職能部門的一個重要地位，學院辦公室主要負責信息接收傳達處理、黨政工作文件撰寫、會議報告請示整理、學院印章保管、活動組織檢查督促、對外接待及其他相關工作等。學院辦公室工作涉及的范圍廣，工作內容雜而凌亂、遇到的問題多而敏感，因此溝通協調服務就成為學院辦公室工作的重點和亮點。學院辦公室是一個學院的標志和代表，辦公室工作是整個學院工作的窗口、樞紐及后方保障基地。近些年來，隨著經濟的發展、科技的突飛猛進及大環境大形勢的發展轉變，學校對于學院辦公室的工作也提出了新的發展目標及新的發展要求，那么如何滿足新的發展目標和要求，如何改進辦公室工作方式，如何提升辦公室工作質量，是所有辦公室工作人員都值得深思的問題。鑒于此，就需要創建一個良性的辦公室工作體系。

一、學院辦公室工作體系與人-機-環境系統相似性分析

（一）人-機-環境系統簡介。所謂人-機-環境系統，是指由人、機和環境三要素所構成的一種復合系統。人-機-環境系統主要強調要正確合理地處理人、機、環境三大要素的關系，并且深入研究三大要素之間關系最優的一門科學。人-機-環境系統的研究對象是人、機、環境，研究目的是把人、機、環境三者有機結合，充分地發揮人的作用，最大限度地為人提供他所需的機和環境，并且使人的工作效率達到最高。人-機-環境系統中的人是指活動的主體，是指作為工作主體的人，人應該始終有意識、有目的地操縱物（機器、物質）和控制環境，同時又接受其反作用；人-機-環境系統中的機，是廣義的機，是指人所控制的一切對象的總稱，它包括勞動工具、勞動手段、機器（設備）等所有與人相關的物質因素；人-機-環境系統中的環境是指人、機共處的特定工作條件，包括自然環境、人造環境和社會環境等。

（二）辦公室工作體系中的“人-機-環境”系統簡介。在學院辦公室工作中，也包括有人、辦公設備和辦公環境。這一系統中的人是指學院領導、辦公室工作人員、學院教師及學校其他相關部門人員等；辦公設備泛指一切與辦公室工作相關的設備，比如電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及一切相關辦公用品等。辦公設備是辦公室工作能夠順利進行的前提和保障；辦公環境是指一切作用和影響辦公室工作的各種因素的綜合，主要包括人文環境和自然環境，具體來說，是指辦公室工作體系中所有辦公室工作人員所處的環境。這里的人文環境包括教育、教學及學校人機關系等；自然環境包括辦公室所在位置、辦公室布局、辦公室內部的裝修設計及室內光線空氣等。辦公環境是整個辦公室工作系統不可缺少的因素，該系統的最終目的是使整個學院的辦公、教學有序地發展，從根本上提高學院整體的影響力和凝聚力。

二、人-機-環境系統理論與學院辦公室工作體系耦合模式分析

通過該論文第一部分相似性的分析可知，學院辦公室工作體系可以作為一個人-機-環境系統。辦公室工作體系中各因素相互聯系、相互制約，共同構成一個復雜的人機環境系統。為使該系統的綜合效能發揮至最佳，為使該系統能夠正常有序地發展，需要對系統中的人、機和環境進行功能分配，并充分發揮其各自作用。

（一）“人”的功能。在學院辦公室工作體系下的人-機-環境系統中，“人”所起的作用，主要是溝通、協調、傳達。學院辦公室作為一個學院黨政行政綜合部門，人所起的作用主要是信息接收傳達、溝通協調及做好服務等，具體來說，就是要為學院黨政領導、學院老師及學校相關職能部門做好各項服務工作。而所有這些就必須要求辦公室工作人員把“服務大局、服務集體、一切以集體利益為重”作為一個學院辦公室工作的出發點和落腳點，做好溝通、協調、傳達。

（二）“機”的功能。在學院辦公室工作體系下的人-機-環境系統中，“機”所起的作用是為辦公室工作人員提供知識，提供各類信息，“機”的好壞直接影響到辦公室工作人員的工作效果。結合學院辦公實際應用的背景環境，機（各類辦公設備）應是實施和保障學院辦公教學活動的所有硬件、軟件的統稱，是學校建設的物質基礎，是實施辦公教學活動的基本手段。信息化時代，辦公裝備的水平已經成為學校現代化的重要標志，以信息技術裝備為支撐的現代辦公教學，不僅需要辦公室工作人員角色、辦公模式等的轉變，更需要學院領導、教師的實踐參與，與教師互動，與知識信息互動，與承載辦公信息的辦公裝備互動。

（三）“環境”的功能。環境是辦公室工作的客觀因素及外部條件，環境是構成辦公室工作完整體系的重要組成部分，并對整個學院的辦公與教學產生重要影響，辦公室工作體系中環境因素影響到人與機各自功能的發揮，它的作用貫穿與整個辦公教學過程。辦公室工作環境作為辦公人-機-環境系統中環境的因素，其對人的發展起著潛移默化的作用。以系統論的觀點來看，辦公環境是一種相對于辦公中人的外部條件因素，首先，辦公環境是指圍繞人周圍的一切情況、條件和事務，這些情況、條件和事物能夠作用于人，并對人造成一定的影響。其次，辦公環境是指辦公中人-機-環境系統賴以存在和發展的全部外部條件的總和，包括校園物質環境如學校建筑、辦公室設施等，以及社會心理環境，如人際關系、校風院風等。

三、結語

綜上分析可知，學院辦公室工作體系就是一個簡單的人-機-環境系統，對于學院辦公室工作體系來說，要使學院辦公室工作效果達到最佳，既要充分發揮人-機-環境各個要素的功能，尤其是“人”的協調、溝通、傳達功能，又要注重整個系統的功能。所以要想把學院辦公室工作干好，要想成為一名合格的辦公室工作人員，辦公室工作體系中“人”的作用是至關重要的，這里的“人”必須是一個負責內務的管理員，是一個上情下達、下情上報的信息員，是一個會出主意、出好主意的參謀員，是一個學院和隊伍形象的通訊員。辦公室工作體系中的“人”要做好會撰寫黨政文件的文書角色，要做好聯系內外，溝通上下，協調左右的中介角色，要做好領導及單位的代言角色，要做好學院外聯絡的外交角色。

總之，要想把辦公室工作做好做得有特色，并且能夠取得一定顯著成效，就需要在以后的工作中繼續努力學習，勇于創新、勇于開拓、不斷總結經驗教訓；就必須要充分發揮辦公室工作體系中“人”的作用。既然決定從事這份工作，就要熱愛這份工作，就一定要保持一種寧靜淡泊的心境，就要充滿激情并且有耐心，就要勇敢面對辦公室繁雜工作的挑戰，快樂地生活，愉悅地工作，努力開創學院辦公室工作的新局面。

［1］王曉春.淺談辦公室人際關系的協調［J］.辦公室業務，2011（2）：43.

［2］孫雪花等.從人-機-環境系統理論的角度淺析外語教育體系［J］.廣西教育學院學報，2011（2）：177 -181.

［3］郭秀紅.新形勢下政府辦公室工作淺議［J］.山東省青年管理干部學院學報，2006（6）：141-142.