醫院人事檔案管理存在的問題與對策

文/高要巿人民醫院 鄧翠萍

醫院人事檔案管理存在的問題與對策

文/高要巿人民醫院 鄧翠萍

醫院的人事檔案主要記錄醫院人員個人的自然情況、重要經歷、政治情況、業務知識與技能以及思想與工作作風等多個方面，是個人信息的綜合記錄。加強對醫院人事檔案的管理，有助于實現人才資源的合理配置，提高醫院在市場競爭中的競爭力。本文主要闡述當前醫院人事管理檔案存在的主要問題，提出加強醫院人事檔案管理的具體措施。

醫院；人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案是反映個人經歷、德才功績以及工作表現的，以個人為單位的檔案記錄。醫院的人事檔案是醫護人員在醫療和科研過程中形成的文字資料，是醫護人員思想品德、專業能力以及工作業績、科研水平的集中反映。加強對醫院人事單位的管理有利于醫院的人才開發以及人才資源的合理配置，提高醫院的市場競爭力。

一、醫院人事檔案管理存在的主要問題

（一）落后的醫院人事檔案管理方法。隨著信息技術的快速發展，進行人事檔案管理的科技化要求越來越高。在當前的醫院人事檔案管理中，只是利用計算機進行簡單的目錄存儲和檢索，計算機的利用效率較低，缺乏現代化的管理手段。另外人事體制改革進程的不斷加快，人事檔案管理方法存在一定的滯后性。

（二）缺乏專業的人事檔案管理人員。醫院的人事檔案管理工作具有較強的業務性和專業性，需要進行檔案材料的搜集、鑒別以及歸檔、整理、提供利用，對管理人員的要求較高，需要管理人員具備一定的檔案保管及保護的知識能力。而醫院對人事檔案管理的重視度較低，所用管理人員大都不是檔案專業的，因此缺乏檔案管理的專業知識，對計算機的操作與應用能力較低，缺乏對電子文件歸檔以及電子檔案管理等新技術的應用。

（三）淡薄的人事檔案管理意識。醫療是醫院的首要任務，醫院的重視度大多集中在醫療服務和醫療質量上，對人事檔案管理的重視度不高，對人事檔案的管理意識以及利用意識較淡薄。對科室人員的進修培訓、工作業績和科研等情況沒有進行及時的材料歸檔，缺乏對個人業務能力的補充以及工作表現、工作實際等情況的及時補充，使檔案內容缺乏全面性與完整性。對于材料陳舊的人事檔案缺乏及時的核對，對資料不完整的檔案沒有進行及時地了解與補充，造成人事檔案管理的混亂。

（四）人事檔案管理者缺乏主動服務的意識。“重管理，輕利用”是當前人事檔案管理中普遍存在的問題，在傳統管理模式的影響下，缺乏對檔案資料收集的主動性和及時性。對人事檔案的動態性規律重視不夠，沒有充分體現醫院工作人員的專業技術水平。

二、加強醫院人事檔案管理的有效措施

（一）加強檔案意識，積極推動檔案管理工作的開展。要充分發揮領導的作用，提升領導的檔案意識，將醫院人事檔案管理作為醫院建設發展的重要內容，提高對檔案管理工作的重視度。將醫院人事檔案的管理與醫院業務建設同步發展，發揮領導的力量宣傳檔案管理的重要性，提升醫院職工的檔案管理意識。通過開展普法教育活動，提升工作人員的檔案意識與法律意識，將醫院院刊作為重要的載體，進行檔案法規的積極宣傳，積極組織人員參加法制教育培訓。利用獎懲制度，做到人事檔案的嚴格管理。

（二）加強對醫院人事檔案管理的現代化建設和信息化建設。將“提高質量，開發利用”作為人事檔案管理的中心，在醫院的不斷建設中推動醫院人事檔案的信息化管理。加強檔案信息化建設、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理以及檔案資源開發利用的信息化，構建完善的檔案信息化管理系統。使人事檔案的管理符合人事制度改革與發展的需要。充分利用現代信息技術和計算機技術，通過掃描儀、計算機等現代設備將人事檔案資料輸入到計算機中，將其中的文字、圖片、聲像通過相應的技術處理形成數據資料進行保存。實現人事檔案電子檔與紙質檔雙份存在的形式。在進行檔案查找時利用計算機進行查閱，提高查閱的方便性與快捷性。同時利用網絡技術創新人事檔案的管理方式，將不屬于保密信息的檔案資料進行分享，實現人事資源的有效共享，在為利用者提供方便的同時，提高檔案的利用效率，保證人事檔案管理工作的質量。

（三）加強對檔案管理人員的培訓，提高業務水平和工作能力。要對檔案管理人員進行定期的培訓，加強檔案管理人員對工作流程和職責范圍的熟悉了解，在注重檔案管理專業知識培訓的同時提高管理人員的綜合素質。制定實際的培訓計劃，加強對檔案專業新知識的培訓以及計算機網絡技術、專題研討活動等的培訓，在豐富專業知識的同時提高技術水平，以更好地適應現代化管理的要求。積極組織管理人員進行外出參觀，學習并借鑒其他單位的優秀管理經驗，以補充自己管理上存在的缺陷。加強檔案管理人員創新能力的培養，在傳統管理優秀經驗上加以創新，實現新舊的結合，提高管理水平。

（四）制定嚴格的紀律，保證人事檔案管理工作的嚴肅性。對檔案的借閱、保密制度要嚴格執行，防止檔案信息的泄露。在檔案管理中實行崗位責任制，制定嚴格的紀律制度，將人事檔案的管理工作落到實處。將管理人員的工作情況進行考核，構建一個積極向上且較為嚴肅的工作氛圍，提高檔案資料的真實性和完整性。

三、結束語

醫院人事檔案的管理在人事體制改革的不斷推行下面臨更高的要求，要積極解決人事檔案管理中存在的問題，加強對人事檔案的管理。本文主要分析醫院人事檔案管理存在的主要問題，提出相應的對策，希望可以促進檔案管理的發展與完善，實現人事檔案管理的科學化、規范化，促進醫院的現代化建設。

［1］譚碩.當前醫院人事檔案管理中存在的問題與對策［J］.科技致富向導，2011（2）：320.

［2］肖艷，陳小塔，黃向明等.醫院人事檔案管理中存在的問題與對策［J］.機電兵船檔案，2009（3）：37-49.