對大中型醫院人事檔案管理的建議

文/鄂爾多斯市中心醫院 冀蕓蕓

對大中型醫院人事檔案管理的建議

文/鄂爾多斯市中心醫院 冀蕓蕓

隨著衛生事業單位人事制度改革的深化，各大中型醫院員工不斷持續增加，增加了人事檔案管理的難度。如何加強人事檔案管理就成了很多大中型醫院需要面對的問題。

大中型醫院；人事檔案；管理

醫院人事管理工作是一項重要的信息資源管理工程。醫院人事檔案是衛生人才個人經歷和社會實踐的記錄，是一個人思想品德、業務能力、工作表現、工作業績的反映，是重要的人事信息資源，也是人力資源管理的重要依據。重視和加強醫院人事檔案管理，充分發揮醫院人事檔案的管理作用，是促進衛生人事制度改革，合理有效配置衛生人力資源，促進醫院衛生事業發展的有力保證。隨著近年來衛生事業單位人事制度改革的進步深化和人民群眾醫療服務需求的不斷提高，大中型醫院承擔的醫療服務隨之猛增，大中型醫院自主聘用員工不斷增加，再加上醫院原有編制人員的檔案管理，極大增加了人事檔案管理的難度。以內蒙古自治區某三甲醫院為例，為滿足醫療服務工作的需要，醫院陸續向社會自主聘用員工，至2014年底，在崗員工達到1991人，其中聘用工作人員1655人，占員工總數的83%，成為醫院人力資源的重要部分。如何系統規范地管理所有員工的人事檔案，已成為很多大中型醫院需要面對的問題。

一、大中型醫院人事檔案管理現狀

醫院人事檔案管理是一項系統工程，要加強管理，就要充分認識到目前醫院人事檔案管理的現狀，并從實際出發，科學合理地進行人事檔案管理的完善。

（一）檔案意識薄弱。醫院人事檔案管理中的檔案意識應包括醫院領導、職工和人事檔案管理人員對檔案以及檔案工作的認識。在人事制度深化改革的今天，許多醫院在招聘工作人員時，更多看中的是個人的能力，而不是個人的身份，尤其是引進人才時更是如此。醫院對員工的約束主要是靠法律合同或協議，而不是靠個人檔案。所以導致大多聘用人員從一進入醫院起就沒有從頭腦中自覺形成檔案意識，從而使得在后期工作中有些該歸檔的材料比如成人學歷、進修材料等不能及時交付檔案管理人員存檔。因此，實現醫院檔案資源的科學化管理，需要提高全員檔案意識。而且長期以來，人們形成這樣的觀念：醫院的中心是醫療，醫院管理的重點是如何提高醫療技術水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務。因此，在醫院管理和建設中，不能夠形成由上而下對人事檔案的重視氛圍，人事檔案管理體制也欠健全。

（二）檔案管理人員業務水平低，人手不足。由于大多數醫院人力資源不夠充分，造成很多檔案管理人員身兼數職，要忙于其他業務工作，直接導致的結果就是檔案管理人員對檔案工作不熟悉或者力不從心。并且因為受到專業和時間的限制，檔案管理人員不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術，造成業務水平較低且滯后的局面。其實潛在的問題是醫院領導未能高度重視人事檔案管理工作，配備的檔案管理人員人手不足。再加上醫院工作人員數量大，形成的檔案材料非常多，如專業培訓、技術考核考試、醫德醫風考核、年度考核、獎懲記錄等，如果不能及時對這些材料進行收集、鑒定、歸檔、整理，就會造成人事檔案的歸檔材料未能及時準確得到補充，使存檔材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

（三）很少參加專業的檔案知識培訓。因為檔案被認為是一個缺乏生氣和前途的職業，而且枯燥煩悶，就連很多上級檔案部門工作人員也不愿開展此類培訓。即使開展，參加人員也是迫于職稱晉升等原因，需要取得繼續教育學分證明，并不認真用心學習，使得檔案培訓流于形式，起不到培訓的真正作用。

二、關于大中型醫院人事檔案管理的幾點建議

（一）增強檔案意識，從而加強檔案管理。越早形成的習慣就越難改變。首先建議應該從大學院校開始培養畢業生的檔案意識，通過典型案例分析使他們認識檔案的重要性，同時在他們畢業時就如何轉接檔給予充分指導，督促他們按照要求辦理，做到“檔隨人走”，從而形成檔案意識習慣。其次，醫院領導和人事部門應當通過講座、宣傳欄、OA系統等方式多渠道宣傳檔案意識的重要性，提高全員職工對檔案工作配合的積極性，強化檔案管理意識，提高檔案管理人員的工作責任心和主動性，做好人事檔案的咨詢服務和利用工作。

（二）加強檔案管理工作的監督、審查。上級檔案主管部門要重視檔案管理工作的監督和審查，從而促使醫院領導認識到檔案管理工作的重要性，保證檔案管理硬件設施的投入，建立正規的檔案室及檔案管理隊伍。

（三）招錄檔案管理專業人員，從專業角度系統管理和研究醫院檔案管理。即使不能保證是檔案管理專業人員，也應該首先保證檔案由專人管理，而不是兼職人員管理。其次，因為檔案的整理和管理工作本身是一項繁瑣、枯燥、趣味性較差，又具有保密性的工作，醫院領導在挑選檔案管理崗位人員時，要考慮到這一特性，選擇政治素質好、認真細致、有耐性并且嚴謹負責的人員擔當。再次，由于大中型醫院人員數量較大，無形中增加了檔案管理的工作量，這就又同時需要配備充足的檔案管理人員，使得檔案整理不積壓，能按期、按要求歸檔，保證檔案的完整性和利用價值。

（四）加強檔案培訓的考核管理。建議上級部門舉辦檔案管理知識培訓，要及時通知到各下級部門，首先使各級檔案管理人員有機會參加專業的檔案知識培訓。其次，要加強檔案培訓考核的力度，使培訓不流于形式，建議可加強培訓考核和學分管理，不要以簽到人名來直接發放繼續教育學分合格證明，使培訓真正起到學習、交流和提高檔案管理水平的作用。

［1］李明.妥善處理流動人員檔案的滯留［J］.檔案管理，2011（4）：78.

［2］楊巧.重慶某醫院編外聘用員工人事檔案管理探討［J］.中國衛生人才，2014（01）：83.