檔案信息化管理的優勢及安全問題探析

李靜波

吉林省梨樹縣梨樹國土資源所

檔案信息化管理的優勢及安全問題探析

李靜波

吉林省梨樹縣梨樹國土資源所

檔案屬于一種無形資產，在社會的各方面發展中都起到了積極的作用。而傳統的紙質檔案管理普遍存在不易管理，并且容易破損的問題，給社會中各項產業企業的發展帶來了許多麻煩，在信息化的影響下，如今各部門與社會各企業都逐步使用檔案執行信息化管理將傳統紙質檔案管理進行代替，目前隨著計算機與信息化的不斷深化發展，人們對檔案信息化的要求也有所提高，本文就針對檔案信息化所存在的優勢與安全問題進行探究與分析。希望對今后的檔案信息化管理起到參考作用。

檔案信息化管理；優勢；安全問題；探索；分析

隨著計算機網絡的普及，信息化逐步融入了人們的日常生活與工作之中，其中作為社會發展基礎力量的檔案管理也在這樣的社會影響下，向信息化轉變形成了檔案信息化管理。目前檔案信息化管理因為其便捷性與高效性已經受到社會各界廣泛使用，不過雖然我國的檔案信息化管理已經步入正軌，但依然還存在著一些安全方面的問題。如果在檔案管理中一旦出現安全問題，產生的后果無法挽回，所以在檔案管理發展過程中要及時的發現檔案中存在的安全問題，保證檔案管理的安全性，促進檔案信息化管理的全面發展。

一、檔案信息化管理所具有的優勢

（一）可以更加充分合理地利用檔案

在傳統檔案管理中，普遍使用紙質檔案進行保存，而紙質檔案對保存的環境有很高的要求，并且檔案歸類與查詢時工序十分復雜，增加了檔案管理工作人員的工作量，降低了檔案的使用效率，在信息化發展的背景下，檔案信息化管理逐漸得到發展，檔案信息化管理摒棄了傳統的紙質檔案結構，將檔案信息轉化為數據傳入計算機，變為數字檔案，采用了網絡在線查詢的方法，將傳統的檔案管理流程進行簡化，不僅減少了管理工作人員的工作量，并且增加了檔案調取的便利性，方便對檔案內容進行充分合理的使用。

（二）對環境保護有益

在社會發展中每日都會產生大量的檔案，而這些檔案在傳統的檔案管理中普遍是以紙質的形式在進行流通，其中使用的大量紙張，需要使用相對比例的樹木去進行制造，在環境保護策略中，林木的保護是至關重要的一項任務。即時傳統的檔案使用再生紙，也無法避免其對林木產生的負擔，而在檔案信息化管理中，檔案不在使用紙張形式進行記錄，在節省了這一基礎材料使用后，對我國的真題環境保護起到了非常大的促進作用。

（三）便于信息的遠程傳輸及共享

傳統的紙質檔案在調取與查詢時，需要經過層層審批，最終得到同意后才能將申請提供給檔案管理處進行檔案調取，而因為紙質檔案的特殊材質所以檔案普遍以郵寄或者傳真的形式進行傳遞，這樣既浪費了時間也容易產生丟失或者失真的情況發生，但在信息化檔案管理中，人們可以充分利用網絡進行檔案的查詢與調取，而檔案的管理人員也可以使用網絡為申請人提供高效的檔案內容傳輸，這樣既節省了人工又節省了時間，還可以在最大程度上保證檔案信息的準確性。更有利于發揮檔案中的信息的作用。

二、檔案信息化管理中存在的安全問題

（一）計算機存在的負面影響會對檔案信息產生危害

在現代技術快速發展的過程中，計算機網絡技術越發成熟，但由于網絡具有開放性，所以，在網絡中存在很多不安全因素，比如病毒。網絡病毒在工作人員傳輸檔案的過程中可能會入侵其中，進而導致計算機被網絡病毒所影響，檔案信息被篡改、盜取，造成檔案信息不完整或者是信息不準確，這對相關部門應用檔案造成了不利影響，因此，解決檔案信息化管理中存在的安全問題是非常有必要的。

（二）在電子檔案保存期間存在安全問題

電子檔案的保存時間比較長，而且一般保存之后不會丟失，但是，也存在一些意外情況影響檔案的保存。比如計算機自身出現問題，或者是因為工作人員操作失誤等原因，都會導致保存好的電子檔案出現丟失狀況，因此，管理人員應重視檔案保存期間的安全問題，并采取有效的措施解決問題。

三、解決檔案信息化管理中存在的安全問題的措施

（一）構建完善的管理制度

想要解決檔案信息化管理中存在的安全問題，首先要做的就是構建完善的管理制度，在構建制度過程中，應對電子檔案制作的職責進行明確劃分，讓每個制作人員都了解自身工作的重要性，并幫助其明確自身的工作職責，這樣職責人員才能在制作檔案的過程中保證信息是真實有效的;其次，應對電子檔案中的客戶信息進行備份，這樣就可以防比出現客戶信息被刪除或者是盜取之后無法找到相關客戶信息的情況，最后，應對電子檔案的使用進行嚴格監督。當管理人員保存檔案信息之后，若是沒有領導的批準，不能將檔案外借，在使用檔案的過程中，應對使用者進行監督，確保其按照合理的流程使用。

（二）做好技術層面的安全性保護工作

想要對檔案信息化管理進行有效的保護，就應從技術層面入手，只有做好此方面的保護，才能從根本上提高其安全性能。第一，應對檔案的使用權進行嚴格限定，想要使用電子檔案，必須輸入相應的身份證件進行驗證，并且還要輸入正確的密碼，這樣就可以在一定程度上提高電子檔案的安全性;第二，對電子檔案進行電子簽章;第三，對檔案進行加密;第四，對檔案文件進行禁止編輯設置，這樣其他人員就不能對檔案進行隨意編輯，只能進行查看，這樣就可以保證檔案信息的真實性。

四、結語

綜上所述，檔案信息化管理已經在社會中得到廣泛使用，憑借其中的優勢為社會的起到了很大的促進作用，但目前因為檔案信息化管理在計算機與網絡中才做的特點，所以還而存在著一定安全性的問題，相關管理人員要根據所存在的安全問題，有針對性的進行研究，并采取有效的解決方法，保證檔案信息化管理更加高效的運行。

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