電子檔案備份制度研究

王愛華

鄭州大學第二附屬醫院 450003

電子檔案備份制度研究

王愛華

鄭州大學第二附屬醫院 450003

隨著網絡化技術在全球范圍內的普及，信息數據的電子化傳播、分析和存儲已經成一個非常常見的事物。在檔案的管理中，電子檔案的存在能夠彌補傳統紙質存儲方式的弊端，同時進行電子檔案的數據備份又能夠為電子檔案的使用和管理提供堅強的后盾支持。本文以電子檔案的備份制度為題進行研究，從目前的發展趨勢和電子檔案備份研究的特點著手，分析在電子檔案的備份過程中常見技術方法及其劣勢，進而提出建立電子檔案備份制度的必要性意義。

電子檔案；檔案備份；制度；隱私性；安全性

一、概況

（一）電子檔案備份制度建立是發展趨勢

電子檔案的備份是在基于信息技術時代的，對傳統紙質檔案管理方法的提升，同時也是對電子數據檔案劣勢的一種彌補。但是總的來說，這是目前檔案存儲的一種必然發展趨勢和選擇。建立電子檔案備份制度，是為了保障電子數據的完整性、安全性、隱私性和可查閱的便捷性，進行系統性、嚴謹性的制度進行管理，為電子檔案備份更加的規范化。

（二）電子檔案備份研究的主要特點

1、研究主體具有多元化特點。在針對有關電子檔案備份研究的領域中，其研究的主體擁有很強的多元化特點。研究人員包括了各類檔案理論研究學者、各級檔案局（館）領導、基層檔案工作人員等不同角色。這種研究主體的多元化，也正是證明著電子檔案備份的使用范圍很廣，涉及的領域很寬。

2、研究的內容具有廣泛性特點。在電子檔案備份研究的具體內容上，主要分為兩個必要重要的領域方向，一個是關于制度建設的理論探討，另一封面是關于實踐應用技術的研究。關于電子檔案數據備份的技術有很多種，在實踐中證明每一種都有其優勢和劣勢，在我們根據需要進行技術選擇的同時，對于電子檔案備份管理的方方面面同時也需要一個系統性的、嚴謹的管理制度；因此對于電子檔案的備份研究具有很強的廣泛性特征。

二、電子檔案備份的常用方法及其劣勢

就目前的電子檔案備份技術中，技術的種類呈現多樣化發展態勢，但是似乎每一種常用的方法都有著一定程度的弊端和劣勢，所以至今還沒有任何一種單一的技術方法能夠呈現出完美的功能狀態。在這些常見技術方法的實際使用過程中，需要我們根據檔案的類型和應用需要，合理的選擇備份技術。針對電子檔案的備份方式有很多種，這里只是選擇幾種常見的備份形式進行分析。

（一）數據文檔的完全備份

完全備份在進行初次操作的時候，將所需要的數據資料無選擇性的全部備份。這種備份方法也許在備份操作的時候擁有很強的便捷性，對于文檔的完整度也有較高的保存效果，但是由于其內容的完整性，通常文件在存儲空間中占據了過多的地方。在無選擇性的為全面備份中也容易產生數據重復的事件發生，存儲空間的利用率很低。

（二）根據變化程度的增量備份和差異備份

增量備份和差異備份有著相似的備份方式，都是在以此完全備份基礎上進行有選擇性的數據備份。這兩種方法相比前面提到的完全備份，能夠有所選擇性的進行備份數據，避免了數據重復的情況出現，也能夠在二次備份的時候節省很多的存儲空間和時間。差異備份在增量備份的基礎上能夠避免備份數據鏈斷裂的風險，增強安全性。

（三）數據和系統的集成備份

如果說前面幾種數據的備份方法都是單純的針對數據文檔做進行的，那么集成備份相對于前面幾種方法來說就是體量最大的備份方法。集成備份方法是將數據資料連同其背后的操作程序一同打包進行備份，這種備份方法可以有效的防止因為操作系統的更新和更換，造成舊數據的不兼容無法讀取的情況出現，但是同時這種備份方法也存在著致命的缺陷，就是所需的空間太過于龐大，這對于設備配置、資金等各方面條件的要求會很高。

三、建立電子檔案備份制度的必要性意義

無論是在紙質檔案的管理中還是在如今基于信息化技術的電子檔案管理中，有些問題都會困擾著我們的管理者和使用者，檔案數據的安全性、查找使用的便捷性以及在所有使用過程中的隱私性，究其根本，無非就是需要在管理制度上不斷的改善管理方法。

（一）確保檔案資料的安全性

這里檔案資料的安全性指的是檔案存儲的真實性、使用過程中的隱私保護性。真實性是保證文件具備法律憑證價值的基礎，使得文件可以成為法律訴訟、爭端處理、權屬確認、責任區分等活動的有效憑據。在傳統的檔案保存中，紙質檔案通常會以原件的方式保存，一些印章和簽字作為其真實性的保障，比較直觀。但是在電子檔案中，由于信息化技術的特性，這種真實性便會被破壞，因為這些元素都是能夠互相分離開的，導致其的真實性難以被準確的認定。

建立和完善電子檔案的備份制度，以規范化的行為準則和操作方法，能夠幫助電子檔案備份在存儲、查閱、使用的過程中嚴格的按照規范規則進行，確保檔案資料的安全性。

（二）提高管理工作的效率

建立制度的原因就在于，它作為一種管理方法，能夠幫助我們在實際運用電子檔案備份的時候，解決一些問題和避免一些問題的出現。完善電子檔案備份制度，明確進行管理的內容和所期望達到的效果，明確和細致化每一個事件中的步驟和操作方法。設置管理過程中的責任制度，讓責任能夠切實落實到個人，這樣能夠保證參與電子檔案備份的管理人員注重工作的準確度和高效性。

四、總結

針對檔案的電子化存儲模式是檔案管理領域基于信息化技術的一種發展，電子檔案的備份擁有多樣化的形式和技術，這是實際應用過程中，檔案的數量、設備配置、資金等方面的因素影響的，進行電子檔案備份制度的建立，是對電子檔案管理和使用安全性和便捷性的有力保障。

[1]沈朋,趙躍.我國數字檔案備份研究進展[J].中國檔案,2016,10：68-69.

[2]周耀林,徐妙妙,紀明燕.電子文件備份的方法與選擇[J].中國檔案,2016,10：70-71.