以“謀事要實”的態度做好企業檔案管理工作

陳愛軍成都市第九建筑工程公司 四川成都 610031

以“謀事要實”的態度做好企業檔案管理工作

陳愛軍
成都市第九建筑工程公司 四川成都 610031

結合“三嚴三實”專題教育和“兩學一做”學習教育，總結和比較公司綜合檔案管理部門工作中的經驗教訓，從三個方面論述了企業檔案管理要做到“謀事要實”，關鍵的一點就是要突出一個“用”字。

謀事要實；企業檔案管理；綜合信息利用

謀事要實，就是要從實際出發謀劃事業和工作，使點子、政策、方案符合實際情況、符合客觀規律、符合科學精神，不好高騖遠，不脫離實際。

在“三嚴三實”專題教育和“兩學一做”學習教育中，作為公司的綜合檔案管理部門，我們認真就如何保持檔案工作與企業其他工作的同步發展，提高檔案的管理水平和服務水平，使之更好地為企業生產、經營等各項工作服務進行了梳理和總結。我認為，企業檔案管理要做到“謀事要實”，關鍵的一點就是要突出一個“用”字。下面是我們工作的思路和想法，僅供參考。

一、企業檔案管理中“用”的重要作用

企業檔案，是企業在研發、生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

在日益激烈的競爭中，企業不僅需要明確自己的經營實力和技術力量，而且還應隨時掌握企業外部環境動態。為此，各種信息資源的利用至關重要，而企業各種檔案的綜合管理和利用，正能為其提供有效的服務。

今年是“十三五”的開局之年，成都建工集團和我們公司也進入轉型升級的關鍵時期，企業的各項工作隨之出現了新的變化，對企業檔案工作也提出了新的要求。首先，隨著企業轉型升級轉變的深入，公司領導、工程技術人員、管理人員對各類檔案、資料的依賴程度愈來愈大，要求也越來越高。

其次，隨著轉型升級的深入，企業的各類檔案、圖書和情報資料也會越來越多，內容和成分也會越來越復雜。同時，在利用方面，除了本單位利用外，還有一個資源共享的問題。這就使查找和利用檔案、圖書、情報的需求更加廣泛，這就要求檔案管理人員在檔案的提供利用方面進一步提高管理水平和服務水平。

二、企業檔案管理存在的“用”的問題

企業檔案管理是企業管理的一個重要組成部分，是企業管理各項工作中一項基礎性工作。但在企業檔案管理實際提供利用中還存在許多“用”的問題，突出的有兩個方面的問題：

（一）企業檔案的分散管理

目前，企業的檔案管理大多把管理類檔案、技術檔案、財務檔案、人事檔案，特別是把管理類檔案、技術檔案這兩類與企業生產經營直接相關的檔案進行分散管理，這就使得企業不能對各種資料、數據加以科學合理的加工和處理，無法綜合系統地利用科技檔案及其他科技資料，達不到充分發掘信息資源為企業生產經營服務的目的，以至企業領導在決策時，不得不花費大量精力從那些零散的資料中去捕捉信息，去摸清企業本身的經營實力和相關合作或擬合作企業的技術條件以及企業外部環境狀況和科技動態。這就人為地降低了企業檔案資料等信息資源的使用價值，影響企業經營決策工作和技術創新的開展。在信息化高度發達的今天，企業管理信息化程度越來越高，管理人員和工程技術人員要求檔案資料整體化。因此，各種信息資源進行綜合管理和利用，才能為其提供有效的服務。

（二）企業的檔案管理相對封閉性的管理方式

就目前而言，企業的檔案管理和資料管理大多實行著一種相互之間相對封閉的管理方式。這種封閉、半封閉的做法，對檔案資源和資料資源的開發利用很不利，體現不出“用”字。同時，這種作法也是對資源和時間的浪費，影響企業的生產經營管理。

那么，如何利用檔案切實的為企業生產經營管理服務,是我們需要認真思考的問題。

三、如何“用”檔案為企業管理服務

對企業檔案等信息資料進行集中統一的綜合性管理以有效的為企業管理提供利用和服務。

(一) 利用信息平臺整合檔案資源建立數據庫，為企業生產經營服務

計算機網絡的廣泛使用，使企業管理信息化成為現實，按照建工集團“統籌規劃、需求導向、分步實施、注重實效”的指導思想，在集團OA系統、人力資源管理系統、生產經營管理系統、綜合項目管理系統、財務管理系統等信息平臺建設的基礎之上，整合公司現有的檔案、資料等信息資源，建立起可相互檢索利用的綜合信息數據庫；編制統一的分類、著錄、檢索等標準，各管理分類之間存在著橫向聯系和協作，可使資源共享。

在管理方法上，對企業各類檔案實行集中統一，分別管理的方式進行管理。也就是說，在這個企業檔案的內部，一方面實行管理類檔案與技術檔案、科技資料的分別管理，一方面進行有效的聯合。從一般意義上講，管理類檔案側重于企業管理方面的信息，而技術檔案則側重于企業科技知識信息。它們屬于企業信息系統中的兩個不同層面。因此，可將它們集中統一的收集起來，然后分別進行管理，進行有效的聯合，內外溝通，相互補充，形成一個統一的開放型的信息聯合體。

（二）做好企業檔案內部管理工作，收集整理企業檔案

在企業檔案管理內部，各部門按照公司《企業檔案管理辦法》向公司檔案室移交年度管理類文件，各項目及時移交技術資料，檔案室將收集來的各類檔案集中起來，進行分析，按照一定的分類標準將其分門別類并鑒定其價值。

分類完以后，再在同一門類中按它們各自的形式將其區分開來，根據各自的系統分別保管。即：管理類檔案、技術檔案各按其體系進行區別管理；區分以后，分別對其進行錄入、標引、登記；在分別完成整理工作以后，將所有錄入的文件目錄集中起來，按年度或門類編制統一的檢索工具即聯合目錄或聯合索引。這樣，便于成為一個“中樞神經”系統，當某一根“神經”被觸動時，就馬上作出反應，將所需要的某一類相關資料全部提出，進行綜合分析，以利企業生產經營決策和科技活動之用。

陳愛軍（1962—），男，漢族，四川成都，機關黨支部書記、行政科科長、高級政工師，大學學歷，成都市第九建筑工程公司，研究方向：檔案管理。

[1]習近平總書記系列重要講話讀本.

[2]陳愛軍.企業科技信息中心的建立——淺談基層企業科技檔案與科技圖書、科技情報管理一體化問題.