信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

張紅建萊陽市照旺莊鎮人力資源和社會保障所

信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

張紅建
萊陽市照旺莊鎮人力資源和社會保障所

當今時代，網絡與信息技術正在不斷的進步與發展中，信息技術逐漸融入于人們的日常生活與工作，因此人們也漸漸認識到了信息的重要性。眾所周知，檔案是人們生活中最主要的記錄與保存信息的方式，檔案可用于記錄各種信息，例如個人履歷信息、企業的營業信息、事業單位的業務交流信息等，這些都是企業賴以生存、社會賴以進步的前提條件。如今，信息技術十分發達，人們的生活與工作離不開網絡與信息技術，因此檔案管理工作也應順應時代的發展，積極地改革創新其管理方式，使檔案管理的工作方式信息化，以此來進一步改善檔案的管理，使工作方式更加方便、快捷，提高工作質量與效率。本文首先介紹了事業單位檔案管理工作的主要內容，然后分析列舉將信息技術應用于事業單位的檔案管理中所面臨的問題，最后提出相應的解決方案。

事業單位；檔案管理；信息技術

如今，經濟與科技都飛速發展，互聯網、信息技術為人們提供更加便捷的生活方式，已成為人們生活、學習與工作中必不可少的一部分。對于檔案管理工作來說，將信息技術與之相結合是一種改革與創新，尤其是在事業單位中，這種改革與創新具有重要的意義，為檔案管理工作帶來很大程度上的改革與優化，使檔案管理更加規范與高效。盡管如此，由于信息技術在檔案管理領域中的應用尚未成熟，因此還存在部分亟待解決的問題與阻礙，在了解這些問題的基礎上，要作出相應的解決方案，使信息技術能夠更好地應用于事業單位的檔案管理中。

一、現階段事業單位檔案管理工作的主要內容

伴隨經濟與科技不斷地發展和進步，以及互聯網絡的全面普及，我國的經濟實力逐漸增強，對信息的重視程度也有所提升，因此，對于檔案的管理工作也提出了新的要求。在這種情況下，事業單位必須不斷的創新與完善其檔案管理工作，目前，其檔案管理工作主要負責管理事業單位工作中所產生的所有需要保管的文件或者資料、業務往來中產生的資料、事業單位內部的管理條例、不同時期的工作規劃、單位的會議記錄以及各項憑證與財務報表等等， 這些有存在意義的相關文件、資料都屬于檔案管理部門的工作范疇，由于這些資料與文件種類繁多且數量較大，所以檔案部門的管理人員必須專業性較強，且具有一定經驗，能夠將各項資料迅速的歸納分類，并準確無誤的保存到位，此外，還需進行利用掃描技術保存一份電子版本的資料。

現階段，檔案管理的工作內容逐漸發生改變，以往的檔案管理主要負責將所有檔案歸類管理，并保證檔案不受損壞或丟失，但是隨著信息技術在檔案管理上的應用，事業單位內部的檔案管理的工作內容逐漸增多，在其原來的基礎上增加了檔案的編輯、搜索及調取檔案等內容，在這種情況下，檔案管理工作應當追求檔案調取時更加方便快捷，即用即調，并且避免調錯檔案。

二、將信息技術應用于事業單位檔案管理中遇到的阻礙

（一）管理人員的信息技術知識不足

在事業單位中，將信息技術合理地應用于檔案管理中，并且利用計算機的優勢，將紙質檔案的形式轉變為電子檔案庫的保存于管理形式，但是，受到部分工作人員操作能力與專業水平的限制，電子檔案的使用沒有全面普及。由此可見，計算機的操作是信息化過程中必不可少的，但是若沒有計算機的操作基礎或者掌握的不夠，不僅影響檔案管理的操作，還會造成檔案損失的風險。

（二）檔案管理制度尚未健全

目前，電子檔案的使用時間較短，系統不夠成熟，管理制度不健全，這種情況下，給事業單位檔案的順利進行造成阻礙。

（三）檔案文件的儲存方式不夠安全

與以往的紙質檔案不同，電子檔案的資料、文件均以電子版的形式儲存在硬盤里，因此具有一定的風險，如果硬盤中毒損壞則會對檔案的安全造成威脅，而且如今網絡科技發達，通過黑客技術盜取文件也并非不可能，所以信息化下的文件保存方式是存在一定的風險的。

三、將信息技術應用于事業單位檔案管理中的解決方案

（一）提高管理人員的信息技術知識儲備

要想將信息技術更好的應用于檔案管理工作中，則需要事業單位加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠熟練、準確的進行電子檔案管理的相應操作，減少失誤率，避免對檔案的安全造成威脅。

（二）加強完善管理制度

結合事業單位的實際情況與需求，制定出一套合適的管理制度，使信息化的檔案管理趨于完善，使事業單位的檔案管理工作能夠順利進行，并且使操作流程更加規范統一化，提高檔案管理人員的工作效率，提升工作質量，確保事業單位的檔案安全與完整。

（三）增強電子檔案的安全防護系統

當今時代，信息安全十分重要，對于檔案管理部門來說信息的安全更是相當重要，因此，必須確保檔案儲存在安全的環境里，保障資料、文件等信息的不被損壞或遺失。在信息化環境下，要想確保檔案的安全，必須對重要文件采取復制備份措施，以防原文件受損而對單位造成損失；此外，還需針對電子檔案的系統加強防護，降低文件被心懷不軌之人強行盜取的風險，保障檔案的安全，同時保護事業單位的利益不受損害。

四、結束語

在信息化的環境下，信息數據對于個人或者單位的重要性不言而喻，事業單位也不例外。由此可見，必須合理利用信息技術，進一步改善與優化事業單位的檔案管理工作現狀。將信息技術科學合理的應用于檔案管理中，是對傳統工作方式的改革與創新，因此對于管理人員要進行適當的培訓，使他們能夠熟準確、熟練的使用信息技術進行檔案管理工作，在工作中能夠善于找出存在的問題并及時解決完善，確保檔案管理工作能夠順利進行。在當今經濟、網絡都飛速發展的形勢下，事業單位必須及時的改革更新其檔案管理工作方式，利用現有的信息技術，將檔案管理的工作質量與效率都進一步提升。

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