建筑行業檔案管理方法探究

楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處　黑龍江大慶　166200

建筑行業檔案管理方法探究

楊桂榕

杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉建設局城建處黑龍江大慶166200

隨著時代的進步，科技的飛速發展，人們對傳統技術的漸漸遺忘，對傳統技術的態度也越來越淡漠。現在我們經常聽到“橋脆脆”“樓脆脆”等建筑工程上頭條，建筑的安全性受到了極大地質疑。反觀歷史，應縣木塔全塔結構均為木頭，卻抵御了數百次地震，至今仍完好無損。所以完善建筑行業檔案的管理，借鑒以往優秀的經驗，對建筑行業的發展有很重要的意義。

建筑行業；檔案管理；方法

在建筑行業中每一個建筑的建造都會伴隨著大量的資料生成，隨著建筑的質量安全性受到極大質疑的今天，合理地管理檔案是十分重要的。沈陽航空航天大學是一座歷史悠久的學校，在對學校土地置換拆遷的過程中，前人保存著的基建檔案準確完整地記錄了校區及建筑的歷史真憑實據，使土地的轉讓和拆遷補償等工作順利完成。

避免了糾紛的產生，維護了學校的利益，由此可見，檔案管理工作再建筑行業中的重要性。

一、現今建筑行業檔案管理存在的問題

（一）沒有意識到檔案管理的重要性。如今的建筑企業一味地追求創新思維，創新技術，不考慮實際的情況也不會借鑒相關建筑的經驗，這樣也就導致了檔案管理在建筑行業中一直不受重視。很多建筑企業認為檔案只是過時的文字或圖片，建筑工程一旦結束就萬事大吉，更有建筑企業甚至沒有規范系統的檔案，或是成立企業時間短，從成立就沒有對檔案建立給予足夠的重視，也沒有建立相應的檔案管理機構。檔案本應該如實傳達歷史事件，但若長期得不到應有的重視，日后必然造成資料來源不明、建筑史無從查起等問題。一旦發生建筑事故或者產生糾紛會造成很大的困難。同時有些建筑工程建設在遇到難題時無法在檔案中找到相關經驗，不利于以后建筑行業建設。

（二）檔案管理人員的專業素質不強。二十一世紀是計算機時代，計算機的飛速發展為各行各業帶來極大的便利。檔案管理也是如此。在以往的檔案中紙質檔案是主要的，工程師畫的建造圖紙，修改圖紙，工程的造價預算等等都是通過手寫來實現的。而如今計算機的發展改變了這種現象。計算機可以代替人類做很多事，精確度也更高。由紙質版到計算機，建筑行業的檔案管理對工作人員的工作素質提出了新的要求。但是我們卻發現在實際工作中，建筑行業的手機的材料單一，依然是紙質材料居多，對于一些照片、錄像、等的收集比較少，描述一個完整的建設工程過程和記錄的載體，工作人員應注重多方面收集保存。同時我們還發現檔案管理人員缺乏專業的技能。造成歸檔的隨意性大，缺乏科學、規范的管理給檔案的利用造成困難，有些些歸檔的基建檔案質量很多都不能達到國家標準。檔案需要管理人員定期整理，以方便查閱取用，并且保證檔案不丟失。以往的文件大多是紙質版，因此對文件的存放環境也有一定要求，以免檔案受損。但由于有些人不能明確檔案的重要性，或是管理人員不足在檔案的管理上沒有運用正確的管理方法，使得檔案雜亂無序，大致建筑行業的檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。不能讓他人通過已有的檔案加強對某些建筑工程的了解，也不能為日后建筑的建設提供憑據和資源。所以對檔案管理人員專業素質的提高也是十分重要的。

二、解決檔案問題方法

（一）提高人們對建筑行業檔案的重視。人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態度。如果不能從根本上轉變人們的觀念，無論多強硬的手段都很難實現檔案規范化管理。相關檔案管理部門應采取一些措施來加強人們對建筑行業檔案的重視程度。例如加強對建筑行業檔案的重視程度，不吝金錢，為檔案的修繕投入資金，將檔案管理列為工程競價時的評選項目，各個建筑公司自然會增加對檔案的重視程度；定期對建筑企業的檔案進行查看，以此督促企業方面提高對檔案的管理。檔案查看要注重數據上的完整，更要注重核實內容是否屬實，建筑企業本身也該針對檔案被忽視問題積極采取措施，加強對檔案管理人員的培訓，一個建筑企業的檔案可以真實地記錄建筑工程的好與壞，可以提高企業的可信度，使人民放心。改變檔案秘密這一觀念，但檔案真實性不可動搖。好的建筑工程是人人贊賞的也是需要整個建筑行業學習的，相互學習才能使建筑行業有長足發展。

（二）制定完備的檔案管理方針。檔案管理是建筑行業建設中不可或缺的關鍵內容，它可以評價一個建筑企業的誠信度以及建造水平。制備完善的檔案管理需要領導人根據辦企業實際情況制定相應方針。以往檔案都是紙質版，有些建筑企業歷史悠久可能會有很多檔案因紙張破損而有所損失。企業或相關部門應投入資金，將紙質檔案做成電子版。請專業人士制作完善的一套系統，不僅實現檔案現代化，還可以讓建筑行業的同仁們在網絡上了解建筑企業的歷史，了解優秀的建筑工程的建造方法與技術。推動建筑行業的發展。完備的檔案系統更有利于檔案檢索，大大縮短了查找時間，使檔案利用率提高。紙質版與電子版檔案都應注意更新速度，可直接利用電子版檔案查找相應資料，這樣可以更便捷；招聘專業人士管理檔案，以前檔案管理不受重視，管理人員大多業余，不能好好整理檔案。制作電子版檔案需要軟件方面的專業人士。檔案管理需要時間可能會長，所以應招聘全職人員；聘請專業人士將建筑企業的檔案制作成圖片、甚至動漫形式，吸引更多的人們查閱。建筑企業的檔案系統不斷更新、升級，保證文件更新快速且內容真實，不做虛假宣傳。

（三）提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理并不僅僅是將文件收在一起，檔案管理也是一門學科，所以要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業技能，增強建筑行業檔案管理的能力。同時，檔案管理人員要對檔案進行長期的跟進，建筑工程往往時間長，材料多，作為檔案管理人員要對所有的檔案進行分類整理，要讓所有應該保存的檔案保存起來掌握工程建設的全過程，確保基建檔案的原始性真實性和完整性。

三、結語

建筑行業的檔案真實的記載了建筑行業的發展歷程與建筑的建造方案，它不僅為建筑行業的提供了可借鑒的經驗，同時在建筑行業不受信任的今天，檔案管理可以極大地提高建筑的可信度。建筑行業的檔案管理是十分重要的。我們應該對其給予足夠的重視，積極探索建筑行業檔案管理的方法，為建筑行業的發展做出貢獻。

［1］趙晶明.淺析檔案管理人員綜合素質的提高方法與途徑［J］科技管理.2014.09.