試論鐵路檔案管理的信息化實踐

楊可歆

哈爾濱鐵路局哈爾濱站黑龍江哈爾濱150001

試論鐵路檔案管理的信息化實踐

楊可歆

哈爾濱鐵路局哈爾濱站黑龍江哈爾濱150001

本文對鐵路檔案管理在信息化方面的實踐進行了具體分析，對實踐中所出現的問題進行了探討，并給出了部分解決措施，希望對我國鐵路運輸事業的快速發展有所幫助。

鐵路；檔案管理；信息化

一、信息化概述及應用現狀

隨著科技的快速發展，大量新技術正被運用到人們的生活和工作中，大大提升了生活質量和工作效率，計算機及網絡技術就是其中的重要代表。信息化技術給各行各業帶來了革命性的轉變，極大地提高了單位和個人的效益，促進經濟等領域加速發展。例如，通過引進信息化模式，使檔案管理工作的效率成倍提高，出錯率下降到較低水平，給相關人員帶來了很大方便。檔案管理的信息化已逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分，對部門及單位的發展起到極大地促進作用，進一步加強信息化建設是深入發展的前提和基礎。

二、鐵路檔案管理信息化的重要性

鐵路檔案的管理工作由于其數據的種類和數量較多而顯得十分繁瑣和復雜。鐵路運輸作為支撐國民經濟發展的重要基礎，對整個國家的建設和發展具有重要作用。而鐵路檔案的管理則在一定程度上影響著鐵路運輸事業的前進和發展。因此，大力提升檔案管理效率，提高管理工作質量，成為了相關部門的工作重點。通過進行檔案管理的信息化改革和實踐，大大改善了管理工作十分繁瑣的狀況，有力地促進了鐵路事業的發展。具體來說，通過進行信息化管理，有效減輕了相關人員的工作強度，提升了管理效率，從而避免了文檔的堆積以及工作的延誤；其次，信息化管理方式可使管理人員通過對檔案進行檢索，從而及時的補充、查找、調取需要的檔案；同時，檔案管理的信息化還有助于實現信息的共享，方便其他單位人員的查找；另外，可有效緩解檔案的供需矛盾，提高檔案信息質量；最后，可實現檔案的多元化存儲，方便相關檔案信息的理解和取用。以上這些信息化管理的優勢，對鐵路檔案管理工作有很大的幫助，信息化改革成為發展趨勢。

三、信息化實踐中遇到的問題

（一）人才匱乏的問題

信息化技術的運用需要大量的專業人才作為支撐，而人才匱乏的狀況是目前鐵路檔案管理進行信息化改革的主要障礙。具體來說，主要體現在以下幾個方面：第一，信息化管理離不開對計算機和網絡的熟練使用，這就要求相應管理人員要具備大量的專業知識，對人員素質和技術能力要求較高，但在目前仍比較缺乏既有檔案管理經驗，又在計算機和網絡技術方面具備較高能力的全面綜合型人才；第二，由于鐵路相關部門領導不夠重視，使得對于檔案管理人員的在信息技術方面的培訓較少，難以真正提升個人能力，對工作的幫助也較小；第三，由于目前在鐵路檔案管理部門工作的人員的流動性較大，大多數剛進入的新人在一段時間后就離職或調離崗位，使得管理人員的數量無法滿足正常需求。

（二）管理制度落后

信息化改革工作的完成需要與之相匹配的制度建設作為支持。但在目前鐵路相關部門在檔案管理工作上，還保留著較為傳統的制度，與當下的環境形勢嚴重不協調，從而對工作的開展造成很多障礙，大大降低了工作質量和效率。具體來說主要分為兩點，第一點是在檔案質量的控制中缺乏相應的標準體系，導致管理的效果得不到必要的檢驗，最終造成檔案管理工作的整體效果顯著下降；另一點是在實際建設中缺乏有效的開發利用體制，進一步影響了信息化改革的進度。

（三）缺乏相應資金

由于目前在檔案管理的信息化改革中尚不能直觀的看到效果，使得鐵路相關部門對其沒有給予較大重視，對該項目的資金的投入力度也較低，這在很大程度上對信息化改革造成阻礙。信息化改革需要大量的相關資源設備來作為基礎，還要通過引進先進的技術和管理經驗，來保證管理的效果，同時，對人才的選拔也是重要的一部分，而這些都需要大量的資金的支持才能完成。在目前檔案管理部門的經費數量，遠遠不能滿足信息化管理的要求，從而極大地影響了檔案管理信息化建設工作的正常開展。

四、相應的解決措施

（一）完善制度建設

制度的建設對于鐵路檔案管理的信息化實踐至關重要。通過對傳統制度進行改革，去除其中已不再適合當下環境的條例，根據目前的社會形勢補充需要的標準。具體來說可分為這幾個部分：首先，要對人員管理制度進行創新，采取激勵的措施，提升基層人員的工作熱情和學習動力，進而提升個人綜合素質，最終實現較好的管理效果；其次，制度中要包含保證檔案管理技術先進化建設的條例，在現代社會，科技的發展十分迅速，技術更新換代的周期也越來越短，因此，有必要保證在檔案管理信息化建設中，時刻保持與新技術的發展協調一致，從而促進管理工作的順利開展；最后，制度中要對新技術的使用作出規范，通過學習國外先進經驗，對計算機及網絡技術在檔案管理工作中的具體應用進行合理的規范和約束，最大程度提升其對管理工作的作用，實現檔案的科學化管理。

（二）加強人才隊伍建設

人才缺失問題是阻礙檔案管理信息化建設的主要問題之一，沒有大量計算機人才作為基礎，信息化的建設和最終完成就很難實現。因此，要從多方面保障信息化人才的培養和任用。首先，鐵路相關部門要加大對基層人員的培訓力度，將信息化的知識進行全面的普及，使人們對信息化技術的特點有較好的認識，從而促進信息化建設工作的開展；其次，要加大在人才引進方面的投入力度，通過更好的待遇來吸引專業人才的進入，為檔案管理信息化實踐提供必要的人才基礎。

五、結語

總而言之，在新的社會形勢下，鐵路檔案的管理工作也要與外界的發展相協調，大力實現管理工作的信息化建設，提升工作效率，提高管理效果，最終促進鐵路運輸事業的健康快速發展。本文對鐵路檔案管理的信息化實踐進行了仔細分析，并對所出現的問題的解決方法進行了探討，為相關研究人員提供一定幫助。

［1］李霞.試論檔案管理信息化建設［J］.吉林省教育學院學報，2013.

楊可歆1988.02.黑龍江省哈爾濱市，女，大本，助理館員，檔案管理。