辦公自動化環境下檔案管理探析

文/青州市高柳中心衛生院　李偉艷

辦公自動化環境下檔案管理探析

文/青州市高柳中心衛生院李偉艷

利用現代信息技術對醫院檔案進行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。為使檔案能夠更加有效地為醫院工作的進一步發展提供有力的支持，必須加強辦公自動化形勢下的檔案信息化建設。本文將辦公自動化環境下的檔案信息化建設過程中所面臨的問題和途徑進行探究與探討。

衛生院；檔案管理；信息化

作為醫療組織單位，承擔著我國醫療衛生組織的重任，也是進行我國公共衛生服務的公益性單位，醫院的檔案管理是其工作中不可或缺的重要組成部分，有其特有的科學價值和存在屬性。運用現代信息技術進行自動化檔案管理，實現檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，從而進一步加強為人民服務的工作理念和為人民健康負責的使命感和責任感。

一、衛生院檔案信息化建設的現狀

（一）對檔案的重要性認識不到位，缺乏重視。據統計表明，至今仍有些地區的衛生院沒有設置專門的檔案管理場所。領導對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，在日常工作中，員工只能采用通用的檔案管理軟件。這不僅影響了檔案管理工作的進度和成效，更使得工作人員對檔案管理工作的熱情消失殆盡。沒有制定一套完善的檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有一個準確的指導，只能憑借一腔熱血向前沖。另外，衛生院檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸檔都遠遠落后于其他領域，隨著檔案事業的規模不斷擴大，數量也日益增加，檔案的內容愈加豐富，傳統的檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

（二）檔案管理人員的專業素質和思想道德素質不足。目前，大多數的檔案管理工作人員是非科班出身，工作與所學專業完全不對口，加之部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使檔案管理工作出現安全隱患，更嚴重地導致了檔案管理工作的效率和成果落后。還有，由于檔案管理是一項枯燥無味的工作，工作程序單一而且瑣碎。一些工作人員出現工作積極性不高，對工作缺乏熱情，敷衍了事，為了完成工作而工作，缺乏主動性，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

二、實現衛生院檔案信息化管理的對策

（一）充分認識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。由于衛生院的檔案信息化建設迫在眉睫，這是衛生院實現可持續發展的必由之路，也是其實現現代化管理的必要條件。衛生院的全體工作人員必須要認識到檔案管理信息化建設的重要性，增強自己的使命感和責任感，積極投入到建設中去，各部門也要正確認識和配合檔案管理部門的工作，促進其信息化建設的快速發展。

（二）加強制度建設，實現規范化管理。檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統化理論化的管理制度，缺乏有效的指導。導致檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，使得檔案管理信息化建設進度緩慢，多走了許多彎路。因此，政府及有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統的檔案管理信息化建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理科學地安排檔案管理工作的流程。另外，還要制定一套監督制度，通過對檔案管理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不能給不法分子可乘之機。從而保證檔案管理信息化建設的順利進行。

（三）軟、硬件配置齊全，減少安全隱患。軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進行。政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，保證網絡信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為衛生院的檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環節，提高工作效率，加快檔案管理工作的力度。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設，提高工作效率。首先，衛生院應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常地規范化地進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等。不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好地適應檔案管理信息化建設的需要和要求。其次，檔案管理工作是一項極其嚴密，極其正式的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質。應積極參與政治學習，樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守。對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。

三、結語

辦公自動化環境下的檔案信息化建設已經成為一種不可逆轉的趨勢，也是時代發展的必然要求。它不僅能夠進一步為公共衛生事業的服務作出貢獻，更是滿足人們日益增長的需求的必要途徑。所以衛生院應根據現存問題，盡快實施有效措施，保證檔案管理信息化建設工作的順利進行。

[1]吳家云.關于信息環境下醫院檔案管理的思考[J].中國創新導報，2010（2）.

[2]湯珊紅.信息化環境下醫院檔案管理管理創新的對策[J].科技資訊，2010（1）.