試論新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

田 曼

大慶市龍鳳區政府大樓

試論新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

田 曼

大慶市龍鳳區政府大樓

在信息社會環境下，檔案工作面臨著新的發展機遇和挑戰，加強檔案管理，維護檔案安全與完整，是新形勢下檔案工作的基本要求。本文主要對新形勢下檔案“完整安全原則”進行再思考，以促進檔案價值的有效發揮，提高檔案工作效率及服務質量。

新形勢；檔案工作；完整安全原則

檔案工作是國家檔案事業中的基本組成部分，以檔案為管理對象，主要為檔案利用者提供服務，有助于維護歷史真實面貌，滲透于人類社會生產生活的各個方面。檔案具有一定的憑證作用和法律效率，具有可靠性和廣泛性，檔案工作性質決定了檔案必須保證完整、真實且安全。尤其是當前社會經濟與科技飛速發展，社會形勢日益復雜，加大力度對檔案“完整安全原則”進行深入思考，在提高檔案工作有效性方面具有重要的現實意義。

一、檔案生存面臨新挑戰

一是電子文檔的生成環境復雜。因為缺乏統一的建設標準和系統模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現出來的辦公自動化、電子政務工程形成了各自為政的局面。二是電子文檔的網絡化管理存在突出問題。多數辦公自動化網絡的建設沒有文書、檔案部門參加。三是電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計算機應用技術使電子文檔的技術環境及存儲結構變得更加復雜。

二、檔案完整安全面臨新課題

新的信息技術環境下，電子檔案完整、安全的內涵發生了變化，維護電子檔案完整、安全的具體要求也發生變化，這就給檔案完整與安全的保障工作提出了新的課題。

一是新形勢下檔案的完整。數字化條件下，電子文檔經常處于流動狀態，極易丟失；電子文檔自身信息結構復雜，存儲方式多樣；電子文檔的背景信息伴隨著處理過程而不斷增加，而且存儲分散，很容易丟失。二是新形勢下檔案的安全。電子檔案對計算機系統的依賴性及信息內容的易更改性，使檔案信息的原始性難于保障；電子檔案的信息特性和載體物化性，使其保護技術更加艱難復雜；網絡空間的復雜性使電子檔案的知識產權保護更為嚴峻。

三、對“完整安全原則”的再認識

在新形勢下，檔案完整、安全的內涵及其維護的具體要求都發生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為，對“完整安全原則”的表述，其主要內容包括兩個方面。

一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規律和文件生命周期的運轉形態，將以往的“后工序”提前至文件形階段，加之電子文件本身的技術特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。

四、維護檔案完整安全的有效策略

（一）加強宣傳，強化檔案完整安全意識。在現代社會經濟發展形勢下，為切實維護檔案完整安全，應當結合檔案工作的實際情況，積極建立健全檔案工作體系，加強宣傳，強化社會群體對于維護檔案完整安全的認知，將檔案保護的責任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價值體系中，營造優良的檔案完整安全保護環境，促進檔案安全保護工作的順利開展，促進檔案在社會運行過程中的實際應用價值的有效發揮。

（二）積極改進檔案工作設施設備。在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極爭取上級領導部門的認可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設納入到檔案事業發展規劃中，并積極改進檔案工作設施設備，為檔案安全體系建設工作的順利進行奠定堅實的基礎。在構建檔案安全體系后，應當結合檔案工作的實際情況，明確檔案工作的實施目標，并以此為依據，采取適宜且高效的實施措施，推進檔案安全保護工作的順利開展。與此同時，相關部門應當定期對檔案安全體系建設情況進行檢查和監督，制定檔案安全管理責任書，將檔案安全管理工作落到實處，制定有效的考核指標，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認識到檔案安全保護的重要性，積極主動投入到檔案安全管理工作中，維護檔案完整與安全。

（三）加強檔案工作人才培養。當前社會發展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點檔案搶救任務急、數量多、專業人員不足等問題，嚴重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點檔案搶救任務外包，但此種方式難以對檔案安全進行有效的監管和控制，嚴重制約著檔案的完整性與安全性。為進一步維護檔案完整與安全，應當加強檔案工作人才培養，建立檔案安全保護體系，充實檔案安全保護的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護工作的發展需求，維護檔案完整與安全，推進檔案事業的穩定持續發展。

（四）優化檔案保護管理環境。在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極改善檔案庫房保管條件，加強設備維護，為檔案安全保護創造優良的環境。應當將檔案庫房與辦公室進行有序分離，檔案庫房內不應存放雜物，檔案庫房應當堅固且牢靠，門窗淫蕩具有良好的密閉型，檔案庫房影響原理火源、水源和污染源，并滿足國家檔案管理的相關防火、防塵、防潮等要求。

檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內還要有消防裝置，庫房內要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現代化的裝具和設備。檔案裝具也應堅固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內有空調、報警系統、干濕溫度表、滅火器設備以及閉路電視監視系統，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學的保護設施內。庫房具備了這些基本條件可為檔案的安全保管打下堅實的基礎。

五、結束語

總而言之，在新形勢下，維護檔案的完整與安全是推進檔案事業發展的重要條件，檔案是在社會實踐中直接形成的，有助于維護歷史真實面貌。在檔案安全體系建設過程中，應當采取有效措施加強安全管理，堅持預防為主，防治結合，將安全作為第一要素，加強檔案安全保護，保證檔案的完整性與安全性，確保檔案的實際應用價值得以有效發揮。

［1］周鴻. 電子文檔管理的現狀、特點以及建議［J］. 辦公室業務. 2015（02）