事業單位檔案管理的現狀及措施研究

丁 梅

事業單位檔案管理的現狀及措施研究

丁 梅

隨著社會經濟建設的進步與發展，檔案管理工作的作用日益凸顯，然而，事業單位在開展檔案管理工作中，不可避免地會遇到各種問題，這就需要事業單位認識到檔案管理工作中存在的問題，對事業單位檔案管理的不足加以深入地分析，相應地采取有效的解決措施，為檔案管理工作的質量與效率提供重要保障。

事業單位 檔案管理 現狀 措施

檔案管理工作是一項兼具系統性與復雜性的工作，不僅擁有數量龐大的信息量，而且隨著社會的變化，不斷地發生變化，這就需要事業單位的檔案管理工作人員及時地更新檔案信息，有效地處理檔案管理過程中出現的各種問題，為事業單位的檔案管理工作的質量與效率提供重要保障。

一、現階段事業單位檔案管理的現狀

（一）管理人員的整體素質較低

現階段，檔案管理工作無法順利開展的主要原因是受到檔案管理人員的影響，一方面，由于缺乏高素質的檔案管理人才，無法保障檔案管理工作的質量與效率，另一方面部分的檔案管理人員忙于日常的工作，忽視檔案管理方面的工作。與此同時，檔案管理人員的穩定性較差，處于不斷地更換與變動的狀態中，直接影響著檔案管理工作的質量與效率。

（二）缺乏對檔案管理足夠重視

事業單位缺乏對檔案管理工作重要性的認識。實際上，在企事業單位發展過程中，檔案管理工作占據重要地位，通過查閱檔案中記錄的信息，從而加強對相關人員個人資料與相關經歷的了解，為企事業進行人才的選拔提供重要的參考數據。然而，大多數的企事業單位未能夠提高度檔案管理工作的重視，僅僅是將檔案管理工作停留在抄寫以及保管的層面之上，無法充分地體現出檔案管理工作的意義，加之不重視檔案的保管工作，常常出現遺失檔案等工作，所帶來的經濟損失更是不可估量。

（三）檔案管理體制有待于完善

事業單位在開展檔案管理工作的過程中，由于缺乏檔案管理的體制，無法保障檔案管理的質量。此外，由于檔案管理人員的管理意識淡薄，直接影響著檔案管理工作的質量。事業單位一方面未能夠建立起有效的管理體制，另一方面對于原有體制的執行力比較缺乏，這就需要事業單位應加快建立與完善新的管理體制，及時地處理好事業單位檔案管理方面的問題，相應地提出解決檔案問題的方案，為事業單位健康的、可持續的發展提供重要保障。

（四）落后的檔案管理的方式

隨著信息化時代的到來，科學技術改變著人們的生活，對于檔案信息的管理與使用提出較高的要求。在全新的發展形勢下，傳統的檔案管理方式無法滿足現階段對于檔案工作提出的要求。隨著網絡技術的應用，以往所采用的手工填寫與更新檔案信息的方式已經非常的落后。傳統的檔案管理方式，無法滿足人們對于快速調動檔案的需求。為此，事業單位應解放思想、大膽創新，改變落后的檔案管理方式，與時俱進地應用先進的檔案管理方式，在開展檔案管理工作的過程中融入有益的科學技術成果。

（五）事業單位的檔案室的管理設備陳舊

隨著時代的進步與發展，科學技術的廣泛應用，使得人們的日常生活發生翻天覆地的變化。現代化的管理設備更是得到廣泛地應用，但是部分的事業單位在開展檔案管理工作過程中，由于受到資金的限制，無法及時地更換陳舊的管理設備，不能夠滿足現階段檔案管理工作的需求，一方面會對檔案管理工作人員的心情產生不良的影響，另一方面會直接降低檔案管理工作人員的工作質量與效率。此外，在進行檔案檢索工作的過程中，一直沿用傳統落后的手工檢索方式，不僅檢索的速度緩慢，而且缺乏保障檢索的準確性，同時會耗費大量的時間查閱檔案。在一定程度上，會加大檔案管理人員的工作量，不利于開展收集與利用檔案的工作。

（六）檔案管理工作的職責不明確

由于事業單位不重視開展檔案管理工作，尤其是忽視檔案管理工作的專業化特點，不僅存在缺乏專業的檔案管理人員的問題，也產生經常變化崗位的問題，既無法明確管理人員的職責，也無法進行恰當地分工，不能夠集中檔案管理工作人員的注意力。實際上，檔案管理工作對于工作人員的專業性與技術性提出較高的要求，這就要求檔案管理工作在日常工作中，努力地提升自身的專業知識，解放思想、大膽創新，與時俱進地推動檔案管理工作的進行，不斷地創新與改革檔案管理工作的觀念與方式，減少檔案管理工作中存在的失誤，推動與促進檔案管理工作健康的/可持續的發展。

二、加強對事業單位檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理的重視

事業單位開展檔案管理工作的首要任務是提高對檔案管理工作的認識，通過加強對檔案管理工作的宣傳，從而保障檔案管理工作的順利進行。此外，事業單位不僅僅從思想層面上提高對檔案管理工作的重視，更要以實際行動保障檔案管理工作的質量，逐步實現事業單位檔案的科學化、系統化與信息化的管理。同時，作為事業單位檔案管理部門的領導，應加強對檔案管理工作的監督與考察，及時地發現與糾正檔案管理工作中存在的問題。為了切實地落實地事業單位的檔案管理工作，事業單位的領導以及檔案管理人員應共同增強對檔案工作的認識，為檔案管理工作的順利進行提供重要保障。

（二）提升管理人員的整體素質

隨著市場經濟的快速發展，企業間的競爭日益激烈，越來越多的企業重視培養高素質的人才，重視加強對工作的人員的培訓與再教育。因此，有關的事業單位應當提高對檔案管理人員的重視，通過各種方式提升檔案管理人員的整體素質。具體而言，包括以下幾點內容，分別是：首先，高薪引進先進的專業人才，為事業單位的檔案管理工作注入更多的活力；其次，事業單位應重視加強對檔案管理人員的培訓，全面地提高檔案管理人員的專業知識。同時，重視提高檔案管理人員信息技術的使用能力，推動與促進檔案管理人員的全面發展與綜合素質的提升。

（三）加大對檔案管理的資金投入

事業單位應充分地認識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的重視，應加大對檔案管理工作的投入，為檔案管理工作的開展奠定堅實的物質基礎。此外，需要注意的是，檔案管理不僅僅是抄寫以及保存管理相關的信息表格，更應當及時地更新檔案，不斷地對檔案加以完善。與此同時，在條件允許的情況下，可以適當地考慮引進先進的設備，不斷地創檔案管理的觀念與方式，應用先進的檔案管理的方式，為事業單位的檔案管理工作的質量與效率提供重要保障。同時，需要及時地發現檔案管理工作之中存在的各項問題，相應地采取有效的措施對其進行有效的彌補。

（四）建立健全檔案管理的體系

事業單位的檔案管理工作，普遍面臨著管理體制不完善的問題，這就要求事業單位應采取有效的措施，以進一步地完善體制。通過制定有效的措施，進一步明確相關管理人員的職業與義務。此外，應當加強對檔案的管理，避免由于疏忽出現遺失檔案以及損害資料等問題。必要認識到檔案管理工作在事業單位中的重要地位，積極地采取有效的措施以推動檔案管理工作的順利進行。為此，事業單位可以通過制定有效的獎懲制度，對于做出突出貢獻的工作人員，適當地給予物質與精神上的獎勵，而對于工作散漫、態度不端正的工作人員，則需要給予一定的懲罰，為獎懲制度的順利推行提供重要保障。

（五）應用現代化網絡技術

隨著網絡時代的到來，現代化的信息手段廣泛地應用于人們生活的各個方面，在開展檔案管理工作的過程中，通過構建完善的網絡信息管理系統，改變傳統落后的管理模式，一方面可以對有關檔案進行科學化的管理，另一方面可以完善與更新檔案之中的信息，尤其是關鍵字的檢索方式，為檔案的管理提供更多的便利，進一步地提升事業單位檔案管理工作的質量與效率。

（六）應用先進的檔案管理技術

隨著現代化信息技術的發展，數字化技術廣泛地應用于社會各個領域之中，其中，在開展檔案管理工作的過程中，通過數字化技術的應用，使事業單位能夠永久的保存紙質文書檔案。通過一定的加工處理后，將以往的物質載體形式的檔案轉變為數字化的信息，構建起檔案目錄的數據庫，除了可以推動事業單位的檔案管理工作的順利進行，還可以加強對檔案原件的保護。此外，事業單位通過配置刻錄儀等設備，通過刻錄事業單位的檔案的電子目錄，而后將其制作成光盤的形式，避免原有的事業單位的電子目錄遭受到損壞以及丟失等，從而實現對事業單位檔案目錄數據進行長期的、完整的保存與管理。

（七）檔案管理設備的進一步優化

隨著社會的進步與發展，科學技術的應用日益廣泛，現代化的網絡技術在人們生產生活得以推廣與普及。在檔案管理工作中應用信息技術，是對傳統的方案管理模式的變革，這就需要對于檔案管理設備加以優化，尤其是切實地做好錄入基礎信息資料的工作，為計算機管理奠定堅實的基礎。因此，檔案管理人員可以通過應用計算機的查詢以及統計的功能，推動現代化的檔案管理的實現，與此同時，事業單位重視培訓管理人員計算機方面的知識，在檔案管理工作中應用計算機技術。

（八）提高法制的意識

現階段，檔案管理人員應提高自身的法制意識，這就需要事單位加大對檔案法與其他相關法律的宣傳，按照相關法律法規的要求，貫徹落實檔案管理方面的工作。通過開展檔案管理工作，可以更好地了解過去、掌握現在，進而可以把握未來。為此，檔案管理人員應采取有效的措施，強化對檔案工作的建設，依法落實各項檔案管理工作，增強管理人員的法制意識，建立健全管理制度，將現階段的檔案管理工作提升至更高的水平。

三、結語

綜上所述，在事業單位的發展進程中，檔案管理工作的開展具有重要意義，這就需要事業單位應提高對檔案管理工作的重視，加強對專業的檔案管理人才的培養，進一步地完善檔案管理的相關制度，積極地引進先進的檔案管理的技術，不斷地創新檔案管理的觀念與方式，推動與促進檔案管理工作的順利進行。

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（作者單位：菏澤市衛生和計劃生育人才交流服務中心）