檔案管理電子化實現的路徑分析

孫冬辰

黑龍江省哈爾濱水文局 黑龍江哈爾濱 150010

檔案管理電子化實現的路徑分析

孫冬辰

黑龍江省哈爾濱水文局 黑龍江哈爾濱 150010

隨著社會的快速發展，傳統意義上的檔案管理越來越無法與當前社會發展過程中對檔案的需求相適應，特別是電子檔案的出現，其以方便、快捷及省時省力等特征有效的提高了檔案管理的水平，而且檔案管理電子化也成為未來檔案重審工作的主要發展趨勢。文中分析了檔案管理電子化實施中存在的問題，并進一步對檔案管理電子化實現的路徑進行了具體的闡述。

檔案管理；電子化；問題；路徑

信息技術在檔案行業中廣泛應用，辦公自動化及無紙化開始成為現實，這也使檔案管理電子化成為檔案管理工作發展的必然趨勢。

電子檔案主要是利用計算機來對檔案信息進行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優質的檔案服務，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務于人們的工作和生活。

一、檔案管理電子化實施中存在的問題

（一）沒有統一的檔案管理系統。當前我國檔案還處于紙質檔案和電子檔案共存發展的局面下，在當前檔案網絡建設過程中，還沒有統一的檔案管理系統，不僅建設標準缺乏統一性，而且沒有數據換的機讀目錄檔案系統，這就對檔案開發、服務和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規格不統一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當前檔案管理系統軟件開發存在一定的滯后性，當前還沒有開發出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現，也給我國檔案管理電子化的發展帶來了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標準性和規范性。檔案管理電子化的實現，需要從強化檔案管理標準化和規范化的工作入手。但當前檔案管理中，長期以來對紙質檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質量不高，缺乏規范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導致檔案管理缺乏標準性和規范性。

（四）檔案管理人員的素質有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，而且能夠對計算機進行操作，掌握各類先進的技術。但在當前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術水平較低，復合型人才缺乏，部分人員對接技術接受能力較差，因此即使配置了現代化的檔案管理設備，也無法有效的發揮出設備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現帶來了較大的影響。

二、檔案管理電子化實現的路徑

（一）加強檔案管理的標準化、規范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太多太亂等問題，對整體應用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設，必須考慮檔案工作的各個方面和細節，做到檔案標準化、規范化，才能發揮系統的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數據庫的建設。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯系，對檔案數據收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數字化處理和歸檔，為后續檔案的開發利用奠定良好的基礎。另外，在檔案信息數據庫建設過程中，還需要針對當前計算機軟件和硬件平臺的快速發展變化情況，做數據庫內容結構的完善工作。

（四）加強對電子檔案管理人員的培養。在檔案管理電子化建設過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術又懂檔案專業知識的復合型人才，同時加強對現有檔案管理人員的培訓，加大培訓的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業技能，增強自身的專業知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設備，加快推進檔案管理電子化目標的實現。

（五）做好硬件設施的維護、更新工作。由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。

三、結束語

檔案管理電子化的實施是一項長期性和復雜性的系統工作，其最終目的是加快推動檔案信息的開發利用。在具體實施過程中，各單位需要針對自身的實際情況，做到統籌兼顧，充分的利用各種先進技術來對檔案信息管理系統的各項功能進行完善，深入分析當前科學技術發展的趨勢，調動各方的積極性，從而有效的提高檔案管理的水平，使檔案信息更好服務于社會和經濟發展。

［1］門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考［J］.科技創業月刊，2010（08）.