Exchange 2010郵件管理秘訣

有鑒于企業對于郵件平臺在合規性管理需求上的極度重視，讓Microsoft打從前一版的Exchange Server 2007中，便提供了因應各種不同層面需求的內建方案，這一些包括了郵件存檔管理、郵件生命周期管理、以及集成數字版權管理等等的解決方案。而在目前全球最多企業使用的Exchange Server 2010版本設計中，為了更加強化企業在合規性上的高級管理需求，并且提供IT部門更低支持成本的解決方案，因此特別改善以及新增了幾項在合規性管理上的新特色，這分別是郵件發送的審閱管理、客戶端郵件存檔管理、客戶端郵件保留策略設置、多重郵箱的探索、集成AD RMS的傳輸規則設置。接下來就讓我們一同來學習幾個關于郵件安全的高級管理技巧。

電子郵件發送前的審閱管理

許多公司對于重要文的制作到發布（例如：產品文文件），都必須經由特定的主管來審核。如今對于一些重要的電子郵件發送，各部門主管也希望能夠有這樣的審核機制，不知道在最新的Exchange Server 2010中是否有提供這一項管理功能。

目前在Exchange Server 2010中所新增的郵件發送的審核機制，讓一般用戶在將郵件寄送給特定重要的客戶、合作伙伴或是其他部門的通訊群組時，自動轉交給預先指定好的審閱者來進行檢視與審核，有效確保重要郵件屬性發送的正確性與安全性。接下來就讓我們一同了解一下這一項管理功能的使用。

圖1 郵件審閱設置

首先請在Exchange管理控制臺中點選至[Recipient Configuration][Distribution Group]項目節點上，接著針對現有所要準備設置審閱的通訊群組項目，點選位在[Action]窗格中的 [Properties]。開啟后請在[Mail Flow Settings]頁面中選取[Message Moderation]項目之后點選[Properties]繼續。

來到如圖1所示的[Message Moderation]頁面中，請先將[Messages sent to this group have to be approved by a moderator]項目勾選，然后點選下方的[Add]按鈕來選擇作為審閱者的用戶帳戶。至于位在中間窗格中的清單，則是可以設置哪一些用戶的郵件發送至此通訊群組時不需要經過審閱。

最后您可以在本頁面的下方三個選項中來決定審閱郵件的通知方式，由上而下依序說明如下：

當所發送給此通訊群組的郵件被審閱者拒絕時，自動發送E-mail通知所有發送者。

當所發送給此通訊群組的郵件被審閱者拒絕時，僅自動發送E-mail通知屬于組織內的發送者。

當所發送給此通訊群組的郵件被審閱者拒絕時，不要自動通知任何發送者。

完成通訊群組中的郵件審閱設置之后。當有用戶寄送E-mail到此通訊群組時，審閱者便會收到類似范例中的通知郵件，這時候可以點選附件檔案鏈接來檢視用戶所寄送的E-mail屬性。等到確認其屬性之后，再透過點選[Approve]或[Reject]來決定要核準還是拒絕。

如何解決E-mail存檔的問題

目前許多企業客戶端幾乎都采用本地PST檔案的方式來管理個人的E-mail存檔，在運作管理上每當檔案不斷成長越來越大時，便會降低Outlook的運作效能。至于如果將它移動到域絡共享的文件夾中，則還會進一步衍生其它更多難以處理的各種狀況，增加無法正常存取PST檔案的問題，以及造成存檔屬性管理上的難度。

Exchange Server 2012的用戶郵箱郵件的存檔管理功能，對于成長至大型的Email存檔郵箱 （10-100 GB）的使用則效能表現上是不會受到影響的。并且是集中在伺服端來管理的，而對于配置設置管理上也是與現有的郵箱區分開來的。接下來就讓我們來看看有關于這部分的相關操作說明。

請在Exchange Server 2010的管理控制臺中，我們可以針對現有的用戶郵箱項目，點選位在[動作]窗格中的[Enable Archive]功能，緊接著點選[Yes]按鈕來確認建立這個用戶專屬的存檔郵箱。

圖2 查看郵箱功能設置

完成了用戶專屬的存檔郵箱建立之后，接下來我們可以開啟這個用戶郵箱的屬性屬性，然后如圖2所示切換到[Mailbox Features]頁面，便可以看到[Archive]功能的啟用狀態，若想要變更它在Outlook與OWA的顯示名稱，請點選[Properties]按鈕繼續。

在[Archive Properties]頁面中，可以變更存檔郵箱的顯示名稱，這個名稱將會自動顯示在OWA與Outlook的聯機中。切換到[Mailbox Settings]頁面中，在選取[Archive Quota]項目之后點選[Properties]按鈕，則可以來設置有關于存檔郵箱本身的配額空間。

完成了以上有關于用戶存檔郵箱的建立與設置之后，接下來只要以該用戶的帳戶，透過OWA或Outlook 2010來進行聯機。您將會發現除了原有的郵箱之外，也自動完成了附屬存檔郵箱的聯機了。

電子郵件保留策略功能使用

在前一版的Exchange Server 2007中，對于郵件生命周期的管理需求部份，我們都是透過郵件記錄管理（MRM）功能，來統一管理客戶端各項默認郵件文件夾或是自定義文件夾的保留策略（例如：客戶服務郵件文件夾），然而這項機制畢竟是由IT部門來統一管理，客戶端用戶本身是無法自行針對自己所建立的郵件文件夾，或是個別的郵件項目來選擇所需要的保留策略。因此想了解在Exchange Server 2010中是否有更好的功能來解決這一方面的問題。

全新Exchange Server 2010所提供的全新郵件生命周期的管理功能，已經可以讓用戶可以自行針對個別的郵件文件夾，或是個別的郵件郵件來設置不同的郵件保留策略。而策略的定義則是由Exchange伺服端來集中設置后再應用至客戶端用戶，用戶只要在客戶端的操作接口中即可選擇與應用。

接下來讓我們來看看如何自定義郵件保留策略。首先我們必須建立各種不同需求的郵件保留標簽，必須開啟Exchange命令控制臺，然后以New-RetentionPolicyTag命令及相關參數來建立。

當我們完成了各種需要的保留策略標簽之后，便可以開始將它門加以歸類處理，以便于進行后續應用在特定用戶郵箱的設置上。必須下達New-RetentionPolicy命令以及RetentionPolicyTagLinks參數來加以設置，而每一個保留策略標簽之間使用逗號區隔開來即可。

最后便可以透過Set-Mailbox命令搭配RetentionPolicy參數來設置保留策略，以便將前面所建立好的保留策略應用到指定的用戶郵箱。如果想進行批次用戶郵箱的應用，則必須透過管線搭配Get-Mailbox與OrganizationalUnit參數來應用至指定的組織單位，或是使用Get-User搭配Filter參數來與Set-Mailbox命令，將策略應用到例如特定的部門用戶郵箱之上也是可以的。

最后建議您可以去看看被保留策略應用后的客戶端聯機情形。您只要在用戶登入OWA之后，針對任一個郵箱文件夾，按下鼠標右鍵從[Retention Policy]子選單中，來選取想要應用的保留策略標簽，而不同保留策略卷標項目會有著不同的保留時間與相對的運行動作。

另外您也可以透過Exchange伺服端的傳輸規則定義，來設計應用指定的默認策略項目在指定的通訊群組或用戶上，或是可以針對特定的Email屬性條件（例如：屬性關鍵詞）來應用。

多重電子郵件郵箱審核管理

企業中中有許多信息方面的管理工作并非全部都是隸屬于IT人員的工作職責，可是他們通常又無法透過一般IT管理工具，去存取與設置電子郵件服務器的權限，來進行相關郵件審核的管理工作。因此如果想在Exchange Server 2010中，讓非IT的人員可以來進行郵件審核的管理工作，該如何做呢?

在全新Exchange Server 2010中，在搭配以角色為基礎的存取管理功能下，提供了跨郵箱搜尋的用戶接口，來賦予法規管理者以及人力資源管理者等特定需求的用戶，能夠輕易的針對所選取的用戶郵箱來進行各種條件的屬性搜尋，例如特定的主題、屬性關鍵詞或是特定范圍日期時間內的郵件等等。針對這一項探索功能我們稱它為e-Discovery。接下來讓我們來看看有關于e-Discovery這一項功能應用的實作說明。

首先我們必須建立一個準備用來儲存探索結果郵件項目的專屬郵箱。必須在Exchange命令控制臺中下達New-Mailbox命令來建立，其中務必加入-Discovery參數設置，如此一來才能夠建立屬于探索類型的郵箱。

接下來必須使用系統管理員開啟進入到Exchange控制臺（ECP），例如您可以輸入 類 似 https：//exch2010.contoso.com/ecp域址來進行聯機，當然您也可以選擇從Exchange管理控制臺中的[工具箱]來開啟此域頁。在的[系統管理員角色]頁面中，請在選取[Discovery Management]角色項目之后點選[詳細資料]繼續。在[Discovery Manage ment]成員設置頁面中，可以先看到在這個角色群組中已包括了兩個角色權限，分別是[Legal Hold]與[Mailbox Search]。請點選[新增]按鈕來將所要賦予探索管理員角色群組權限的用戶加入即可。

請注意！即便是系統默認的Administrator，若不是隸屬[Discovery Management]成員，一樣是無法進行多重郵箱探索作業的。

一旦完成了[Discovery Management] 角色群組成員的設置之后，該用戶便可已在登入Exchange控制臺頁面之后從[報告]節點項目中看到可以使用[郵箱搜尋]這一項功能。在此您可以看到所有建立過的搜尋設置項目，并且可以隨時針對任一項目運行再一次的搜尋作業，如果想要修改現有的搜尋項目設置，請針對該項目點選[詳細數據]即可。接下來讓我們點選[新增]按鈕來建立一個搜尋設置試試看。

接下來將會開啟[新增郵箱搜尋]的頁面，首先必須設置所要搜尋的關鍵詞，可搭配雙引號以及大寫的AND、OR以及NOT來作為分隔的字詞，如果想要讓可能無法進行搜尋的項目也進行搜尋（例如：加密的附加檔案、無法辨識的附件檔案），請將[包含的項目無法進行搜尋]設置勾選即可。

接下來您可以點選[選取郵件類型]按鈕，來開啟[要搜尋的郵件類型]，在此您可以直接選取[搜尋所有郵件類型，包括可能未列于下方的類型在內]項目，或是在下方中選取特定的幾項要搜尋的項目類型，例如只針對電子郵件以及會議的屬性來進行搜尋，在默認的狀態下只會針對[電子郵件]類型進行搜尋。

在日期范圍設置部份，您可以設置所要搜尋的郵件項目日期范圍，只要設置開始與結束的日期即可，在默認的狀態下是沒有啟用日期范圍設置的。接下來在要搜尋的郵箱部份，您可以選擇搜尋所有郵箱，或是點選[新增]按鈕來設置搜尋特定的郵箱，當所選取的郵箱越多時，理所當然每一次進行搜尋作業時所花費的時間會相對變長。

在搜尋名稱與儲存位置的部份，必須設置一個搜尋名稱，而這個搜尋名稱也將會成為之后儲存在搜尋結果郵箱中的文件夾名稱。接著您必須點選[瀏覽]按鈕來選取前面我們所建立的探索郵箱，當然啦！您也可以在瀏覽窗格中選取系統默認的探索郵箱來儲存搜尋結果的郵件項目。

接下來建議您也將[搜尋完成時傳送電子郵件給我]的設置勾選，如此一來將可以在該搜尋設置完成搜尋作業時，收到一封由系統自動發送的E-mail通知，然后您便可以點選E-mail通知屬性中的超鏈接來開啟探索郵箱。而在[啟用完整的記錄]項目設置部份，則是可以讓您取得一份完整的搜尋結果記錄文件。完成以上設置之后請點選[儲存]按鈕，系統將會開始進行第一次的郵箱探索作業。

完成了多重郵箱的搜尋作業之后，您便可以透過OWA來開啟探索郵箱。在此除了可以看到除了默認的收件夾項目之外，之前所有在ECP域站中進行過的搜尋設置，都會根據所設置的搜尋名稱，在這個郵箱中來建立文件夾，展開之后可以看到所有符合搜尋條件的文件夾分類（以被搜尋的郵箱名稱分類），這里頭將會存放所有符合搜尋條件的郵件項目。值得注意的是如果所指定搜尋的用戶郵箱中，沒有任何一封以上符合條件的電子郵件，那么該文件夾是完全不會自動建立的。在搜尋記錄文件部份，在默認的狀態下則同樣會以E-mail方式寄給該探索管理者，他所儲存的文件格式將會以CSV檔案為主，您可以透過Excel程序來開啟即可進行查看完成的記錄屬性。

使用Exchange命令控制臺管理多重郵箱的探索

有許多IT人員喜好使用Exchange的命令控制臺來管理Exchange Server 2007，因此請想想看針對Exchange Server 2010所提供的多重電子郵箱探索功能，也一樣可以透過Exchange的命令控制臺來進行管理嗎，該怎么做呢?

有關于搜尋電子郵箱的設置與管理部份，除了可以透過方便簡單的ECP域站頁面之外，郵箱探索人員也可以選擇透過Exchange命令控制臺來進行管理。首先讓我們來看看有關于一個建立搜尋設置的簡單范例。

如圖3所示在這個范例首先筆者下達了Get-Mailbox搭配OrganizationalUnit參數，來指定唯一針對Account這個組織單位（OU）來應用搜尋設置。接著在管線之后的Search-Mailbox則是搜尋郵箱的設置命令，整個命令語法中包括了搜尋關鍵詞的設置（SearchQuery）、搜尋目標郵箱的設置（TargetMailbox）、目標文件夾的設置（TargetFolder）以及記錄檔案的層級。

請注意！如果您像范例中一樣沒有使用SourceMailboxes參數來設置所有搜尋的郵箱，并且沒有搭配Get-Mailbox來設置搜尋范圍，則系統默認將會搜尋整個組織中的郵箱，而這時候建立搜尋設置的命令也必須改成New-MailboxSearch。

完成了以上搜尋項目的建立之后，對于一些基本的管理工作，一樣可以透過命令方式來完成，例如您需要修改現有的搜尋項目設置，可以下達Set-MailboxSearch命令參數，想要刪除一個搜尋項目則可以下達Remove-MailboxSearch命令參數，如果想要運行一個現有的搜尋設置項目，則可以運行Start--MailboxSearch命令參數，如果想要中止一個進行搜尋中的作業則可以下達Stop-MailboxSearch即可。

圖3 以命令方式建立搜尋

如何在Outlook 2010中同時開啟探索郵箱

有關于多重郵箱的探索管理范例中，都是直接使用了Exchange Server 2010的OWA來開啟探索郵箱，想想看如果想要使用Outlook 2010來同開啟探索郵箱，應該怎么做呢?

很簡單，只要在以Outlook 2010聯機登入自己的郵箱之后，接著點選左上角中的下拉選單然后點選位在[Account Settings]下拉選單中的[Account Settings]繼續。

緊接著將會開啟[Email Accounts]頁面，請在[Email]頁簽中選取現有的Exchange賬戶，然后點選[Change]按鈕。接著會來到[Microsoft Exchange Settings]頁 面，請點選右下角的[More Settings]按鈕繼續。接著將會開啟[Advanced]頁面，只要點選[Add]按鈕來將輸入所要開啟的探索郵箱名稱即可。

設置AD RMS主機集成Exchange Server 2010

相信目前有許多公司網絡內，已經有部署Windows Server 2008所配置的AD RMS主機，如果進一步打算透過新配置的Exchange Server 2010來與它進行集成，以便可以透過傳輸規則來保護重要電子郵件的發送。那么，在AD RMS伺服端與Exchange Server 2010需要完成哪一些設置，才能夠讓兩者順利進行聯機。

首先來看看有關于AD RMS伺服端的設置部分。請以系統管理員身份登入并開啟到AD RMS域站文件夾的路徑中，然后針對默認的_wmcs文件夾按下鼠標右鍵選擇開啟[屬性]。請切換到[安全性]的頁面中，先將Exchange Server 2010計算器加入到清單中，并且賦予[完全控制]權限。請接著點選[高級]按鈕。

請注意！在此所指定的Exchange Server 2010計算器對象，必須是擔任集線器傳輸服務（Hub Transport）的計算器，因為在許多中大型的拓樸架構中（Topology），您可能會將五大角色分散部署在不同的主機上。

在[用戶權限]頁面中請點選[編輯]按鈕繼續。接下來請在 [用戶權限]頁面中，將最下方的[以此對象的繼承權限取代所有子系現有的繼承權限]項目設置勾選，并且點選確定即可完成設置。如此一來便可以讓Exchange Server 2010的主機有權限存取Ad RMS的域站。

如何設置Exchange 2010服務器的IRM

請到Exchange Server 2010的命令控制臺，然后輸入Set-IRMConfiguration-InternalLicensingEnabled$true命令參數，來啟用IRM內部授權設置，接著您可以輸入Get-IRMConfiguration來查看其設置是否已經成功啟用。另外如果有使用到外部對于AD RMS的存取時，才需要將ExternalLicensingEnable同樣設置為True。

由于我們在前面的步驟中，已經從AD RMS服務器上建立了RMS權限策略模板了，因此緊接著您可以輸入Get-RMSTemplate命令，來查看目前在Exchange Server 2010服務器上所能夠正確擷取到的RMS權限策略模板列表，其中[Do Not Forward]與[Internet Confidential]是系統默認的模板項目，其它兩個中文的策略模板則是筆者所建立。

建立集成AD RMS傳輸規則

如果目前您已經將公司的AD RMS主機與Exchange Server 2010主機完成了相關必要的集成設置，那么接下來應該怎么做才能夠讓重要郵件發送，自動受到RMS模板的保護呢?其實很容易，當您完成了所有關于AD RMS與Exchange Server 2010的集成設置之后，便可以開始設置有關于集成AD RMS權限策略模板，來自動應用在E-mail上的傳輸規則了。請在開啟Exchange管理控制臺（EMC）之后，切換到[Organization Configuration][Hub Transport]項目節點上，然后先點選至[Transport Rules]頁簽，接著點選位在[Action]窗格中的[New Transport Rule...]連結繼續。

接下來會開啟[New Transport Rule]精靈頁面，在此可以設置將應用RMS權限策略模板至發送者E-mail的條件。舉例來說，我們選擇了當發生Sales通訊群組之間的成員在進行E-mail互寄時，每一封E-mail都會應用接下來步驟中所設置的RMS權限策略模板。當然啦！您可以設置針對特定的主題與屬性的關鍵詞，或是特定用戶所寄送的E-mail等等條件的組合來作為判斷的條件。接下來在[Actions]設置頁面中，如圖4所示先將[rights protect message with RMS template]項目勾選，然后點選下方窗格中相對應的超鏈接繼續。

接著便可以在此[Select RMS template]窗格中，來挑選我們前面所建立過的任何一個RMS權限策略模板項目進行應用。由此可見我們可以根據不同的傳輸規則需求，來設置不同的傳輸條件搭配不同的RMS模板。

最后在[Exceptions]頁面中，如果想要設置前面動作中的排除條件，便可以在此進行設置，例如您可以設置當Email是寄送業務部的某一位成員時，或是主題與屬性中包含特定的關鍵詞時，不要進行RMS的加密處理等等。

當完成了一項RMS權限策略模板的傳輸規則新增設置之后，便可以看見有關于這項傳輸規則完整的PowerShell命令語法，您可以將這個命令范例按下鍵盤上的[Ctrl]+[C]復制到剪貼簿中，然后張貼到任何的文書編輯器進行修改并且儲存成PS1的擴展名格式，即可變成一個快速完成設置的手稿，往后便可以不再需要透過圖形接口來進行設置了。

自我測試小秘訣

如果您想要在Exchange 2010伺服端，先行測試與RMS集成的功能是否沒問題，只要在Exchange命令控制臺中輸入Test-IRMConfiguration-Sender 發送者Email地址，即可得知從整個IRM設置的加載、RMS憑證的取得、到RMS模板應用的聯機要求運作是否正常。

客戶端電子郵件傳送測試

完成了傳輸規則的新增之后，接下來請開啟預先準備好的Outlook 2010客戶端準備收信，然后開啟OWA域站以不同于Outlook 2010聯機的用戶帳戶來登入，并且寄送一封E-mail給Outlook 2010的用戶郵箱，如此一來只要發送者與收件者符合前面的傳輸規則條件設置，那么收件者將會在Outlook 2010中收到一封IRM的加密郵件。

請注意！當Outlook 2010第一次收到一封經由RMS加密的郵件時，將會彈跳出需要檢查您的憑證與下載您權限的窗口，此時只要將[Don't show this message again]設置勾選，往后對于接收新的RMS加密郵件時便不會再出現此郵件。

圖4 設置傳輸規則動作

接著當收件者開啟經由傳輸規則的RMS權限策略模板，所自動加密過的E-mail之后，將會顯示企業所設置的合規性訊息。仔細看一下，您會發現這一位收件者無法對于該封E-mai，進行回復、回復全部以及轉送等動作，全部按鈕都以反白呈現而無法點擊。甚至于如果想要以屏幕復制（Print Screen）的方式來擷取畫面也是沒有辦法的。至于如果收件的用戶想要查看自己針對這一封RMS加密郵件的權限列表，只要按下鼠標右鍵并點選[檢視權限]即可得知。

結論

從本文的幾個實作例子當中，不然發現Exchange Server 2010在企業電子郵件合規性管理能力上的強化設計，讓電子郵件不僅在組織內的發送過程之中受到安全保護，即便是在與外部客戶或合作伙伴之間來往的電子郵件訊息，也同樣可以得到相同等級的安全保護機制，讓許多商業機密的訊息內容，不會因此遭到惡人士的竊取、偽造以及竄改，讓企業電子商務的往來風險降至最低。