試談如何實現醫院科研檔案的規范化管理

滑高社菏澤市立醫院 274000

試談如何實現醫院科研檔案的規范化管理

滑高社
菏澤市立醫院 274000

指出了醫院科研檔案的作用和做好科研檔案管理工作的意義，分析了醫院科研檔案管理中存在的主要問題，結合現狀就如何實現科研檔案的規范化管理提出了幾點思考：1.建立、落實管理機制，確保歸檔率；2.全程參與課題管理，提升檔案質量；3.優化檔案管理手段，促進規范化管理；4.提高專、兼職檔案管理人員檔案工作素養，保證歸檔質量。

醫院；科研檔案；規范化；管理

醫院科研檔案是科研活動的真實記錄，直接反映了其學術水平。同時，科研檔案記載了醫療和科研發展的歷史，反映了一家醫院的整體醫療水平動態發展情況，是醫院珍貴的信息資源，具有較高的文獻分析研究價值。應該對其實施集中、規范化的管理，以便于利用和研究。筆者在一家三級甲等綜合性醫院從事檔案管理工作十余年，結合工作實踐，就如何實現醫院科研檔案的規范化管理，談幾點粗淺的體會。

一、科研檔案在醫院管理中的重要作用

科研檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，科研檔案管理的科學化、規范化直接影響醫院科研工作的成效。在科研管理工作中，無論是項目管理、制度管理、還是流程管理、手段管理等，都與檔案管理緊密相關。隨著醫院的發展，科研檔案管理在醫院學科發展中所起的作用也日益增強。

（一）對科研成果的學術指導、借鑒作用

科研成果的申報從科研的立項、完成、結題到成果鑒定，一般小的課題需1—3年，較難的課題則需要5—7年，有的甚至更長時間的努力，才能形成研究成果，經過總結、積累和利用，可以產生更新、更高水平的科研成果。做好科研檔案工作，可指導科研人員在科研活動中避免不必要的人、財、物的浪費，減少低水平的重復研究。

（二）在學科建設和發展中的作用

學科是醫院賴以生存和發展的基礎，學科建設是醫院建設的重要組成部分，包括臨床醫療技術、人才培養和科學研究3個方面，科研是學科建設依托的平臺，學科的水平、知名度，是通過先進水平的科研課題及其成果來體現的。同時，高水平的科研項目是學科建設的載體，是學科發展的源泉，是學科建設成效的標志，也是學科建設提升的重要條件。

（三）在醫院管理中的長遠效益

科研檔案是一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準確、系統的資料，是重要的信息資源。它不同于文書檔案，僅僅保管在醫院的檔案庫房內，應該除了為本院提供進行交流或成果轉讓外，面向社會提供準確、規范、系統的檔案信息服務，發揮其成果性和資料性的作用，滿足社會各界對醫學科研檔案信息的需求，創造出更豐厚的經濟效益和社會效益、技術效益。

二、目前醫院科研檔案管理中存在的主要問題

（一）重視程度不夠，管理意識不強

多數醫院領導對檔案管理工作重視不夠，在科研管理方面多強調立項率、課題級別與成果產量等。科研管理人員往往也缺乏科研檔案管理意識，在日常科研管理工作中不注重在研究過程中對數據、文件資料的收集與積累，造成原始記錄不完整或丟失，由此導致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展困難、科研檔案質量差、科研材料收集不齊全等情況。

（二）管理制度有待完善

醫院領導及科研管理部門往往對科研檔案的認識程度不夠，致使醫院科研檔案管理缺乏完善、切實可行的規章制度來保證科研檔案的完整性。在日常科研管理工作中，對于哪些材料應歸檔、何時收集整理等，缺乏健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員難以很好地指導和協助科研人員做好科研文件的形成、積累、整理和歸檔工作，因而部分科研檔案處于不完整歸檔和零散保管狀態，歸檔欠系統和完整，影響了科研檔案的再利用。

（三）相應的管理條件和設施配備不足

一些醫院由于科研檔案管理的硬件設施及相應的軟環境達不到要求，一定程度上導致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表現在：科研檔案管理人員系統專業的檔案管理知識更新不夠，致使科研檔案難以從較高的層次進行管理；另一方面，部分醫院因缺乏檔案保管設施和現代化設備,仍然停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發。

（四）歸檔率低，現存材料不完整

目前，綜合性醫院科研檔案管理存在的主要問題在于資料歸檔不完整、歸檔率低。具體表現為科研過程中歸檔意識不強，科研管理部門在制訂科研計劃時，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請書、立項文件、成果形式、獲獎材料等。同時，部分項目負責人可能因為多種因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，導致歸檔資料的不完整以及歸檔率低。其次，由于職稱晉升、獎勵申報工作需要較多的使用科研歸檔資料（且不僅限于項目負責人或項目組成員），借出的科研檔案難以及時歸還或致部分破損、丟失。

（五）管理人員知識水平不高

專職檔案管理人員多由其他專業人員轉崗而來，或僅僅經過零散的專業培訓，專業知識老化、知識結構不合理，多不具備檔案管理的專業知識，對科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學管理的知識，在一定程度上影響了科研檔案的規范管理。

（六）有待于進一步開發利用

醫學科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫療診治、臨床教學等方面具有積極的借鑒和指導作用。目前科研檔案管理方面普遍存在著忽視開發利用的現象，檔案室管理職責也多停留在傳統的管理和提供查閱上，仍未建立方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用無法充分體現。

三、科研檔案規范化管理的思路

（一）建立、落實管理機制，確保歸檔率

科研檔案工作是科研管理的重要環節，為此醫院要將其納入科研計劃、管理制度和有關人員職責范圍中，由醫院的科研管理部門根據國家相關規定，將科研檔案的管理工作納入到有關的科研管理制度中去，并有機融入到計劃、課題以及成果管理等工作中去，使科研檔案與科研計劃、課題管理、科研成果等工作密切結合，嚴格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務下達—檢查計劃進度—驗收鑒定成果—登記上報評審科技成果的每個階段，都保證檔案材料的同步，推動科研檔案管理的規范開展。

（二）全程參與課題管理，提升檔案質量

1、指導科研立項。將科研項目的有關歸檔內容以及要求，利用電子郵件或者下發書面通知給項目負責人，并且對其加以指導，將收集到的該項目的有關文件資料一并交予科研檔案管理人員進行歸檔，同時當作對項目進展進行檢查的依據。2、建立專卷。將科研項目在課題準備期所形成的各種文件資料，由項目負責人建立專卷，以保證項目準備期的相關文件資料的完整性。3、由科研項目負責人負責立卷、歸檔。從項目的啟動開始，要求項目負責人對科研活動中產生的相關文件資料加以收集并整理，交科研管理部門，以便檔案管理人員及時收集、整理、編號、保管，防止丟失。4、階段檢查。在課題研究中，科研管理部門的檔案管理人員了解并掌握課題的研究進展，對課題每個階段應當產生的原始資料加以檢查，查出問題及時整改，以保證研究中產生的原始資料真實可靠。5、參與項目驗收。檔案管理人員要對項目的原始資料、實驗記錄以及過程管理進行檢查，對項目研究產生資料的質量進行驗收，確定能否結題驗收。

（三）優化檔案管理手段，促進規范化管理

伴隨著科學技術的發展，信息化管理手段逐漸應用到各個領域。醫院科研檔案種類繁多，內容廣泛，載體以及記錄形式各式各樣。醫院的科研檔案管理部門應通過配備計算機檢索系統、照相機、掃描儀等輔助設備，充分運用電腦以及網絡信息等最新技術，完善檔案存儲以及相應的檢索手段，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，不斷提升工作效率和管理水平。有條件的，可以將檔案目錄在局域網分享，加強各科室或醫院之間的溝通合作，更好地發揮科研檔案資料的價值，為醫療科研服務。

（四）提高專、兼職檔案管理人員檔案工作素養，保證歸檔質量

為實現科研檔案規范化管理的目標，作為專職檔案管理人員，不僅應有強烈的責任心、相應的工作理念，還應該具備一定的信息意識、創新思維以及強烈的參與意識，更需要有扎實的專業知識、業務技術以及計算機操作能力，提升自己的業務素質，并通過不斷總結經驗，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養、對檔案材料的敏感程度，同樣是實現科研檔案規范化管理重要因素，決定著檔案收集的質量。因此，應定期對兼職檔案員進行培訓，不斷強化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準確、完整和系統性。

總之，醫院科研檔案管理的最終目標是，使科研檔案更好地服務于醫療科研服務，促進醫院醫療水平以及技術影響力的提升。創新科研檔案管理工作制度，改進管理理念、管理機制、工作方法與技術手段，對醫院科研檔案實施規范化的管理，充分發揮科研檔案資源價值，是打造兼具醫療、教學、科研、技術指導等功能的高水平現代化醫院的重要抓手。

[1]楊毅,廖瑜鑫,劉夢雅.醫院科研檔案規范化管理淺析[J].求醫問藥(下半月),2012(10).

[2]付小瑩,曹敏,汪軍洪.醫院科研檔案規范化管理探討[J].蘭臺世界,2009(16).