辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

張阿男 潘 鈺 董臣敏

山東省濰坊市婦幼保健院 山東濰坊 261011

辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

張阿男 潘 鈺 董臣敏

山東省濰坊市婦幼保健院 山東濰坊 261011

隨著經濟社會的不斷進步，互聯網技術也得到了突飛猛進的發展，因其快捷、有效的優勢，被廣泛的應用于各個行業當中。醫院作為一個重要的部門，做好當中的檔案管理工作至關重要，加強自動化技術的應用對其具有重要的意義。然而，如今在我國醫院的檔案管理當中仍然存在著管理人員職業素養低下、缺乏完善的管理系統、缺乏統一管理以及安全性薄弱等問題，在本篇文章當中就對這些問題進行了探討，并且有針對性的提出了自己的一些建議。

辦公自動化環境；醫院檔案管理；存在問題與對策

醫療衛生是我國重要的民生工程，要想保障我國居民的醫療衛生質量，提高其檔案管理的水平至關重要。其關乎著我國居民的醫療信息的安全以及醫療診斷工作的效率。近些年來，我國為了提高檔案管理的工作效率，大力的引進自動化的方案管理方式，因其具有高度的時效性并且極其的快捷而備受關注。然而，對于自動化技術的使用方面，我國仍然存在著較大的問題。加強自動化技術的應用與改革勢在必行。

一、辦公自動化的意義與特點

（一）辦公自動化的意義。辦公自動化就是利用網絡技術來處理辦公室事務，以此來管理以及接收各種數據信息，實現辦公室辦公的高效性與準確性。總之，辦公自動化將以往靠主要依靠人力來管理檔案的工作方式改變了，使得醫院的檔案管理效率得到極大的提高。醫院通過辦公自動化技術的引用，能夠減輕自身繁重的工作負擔，對于醫院的健康、高效的管理來說具有著重要得意義以及價值。

（二）辦公自動化的特點。辦公自動化主要具有如下特點：（1）實現資源的共享。辦公自動化的技術本質就是對信息互聯網的使用，規范了檔案管理的行為，通過網絡對各個醫院科室的信息的統一管理，可以實現資源的互享，使得各個部門之間加強溝通，對于辦公效率具有極大的提升作用，（2）迅速并且精準。通過網絡系統來管理各類信息數據，避免了因人工操作而帶來的誤差，并且，通過網絡來實現信息的管理工作，相對于人來說具有著更快的速度，而且，當各種信息被錄入電腦網絡當中之后，再查詢時也會更加的方便，對于醫院的辦公來說具有著極大的高效性與準確性。（3）儲存方式靈活。以往醫院對文檔的存儲方式一般都為紙質的，存儲的方式比較單一，而現在自動化技術的引入，可以對醫院的文檔進行圖像、視頻等方式的存儲，不僅減輕了人工的操作強度，還節約了管理的空間，并且其還能夠長期儲存，而不至于像紙質載體一樣腐爛。

二、在醫院檔案辦公自動化管理中所存在的問題

（一）文檔管理人員職業素養低下。如今，隨著醫院辦公對自動化技術的應用，對醫院的檔案管理人員也提出了更加高標準的要求。需要其能夠熟練地使用電腦，并且對相關的檔案管理方面的電腦操作技術做到良好的掌握。然而，如今在醫院的檔案管理人員當中，大部分還不能夠適應新形勢的要求，難以改變傳統的工作方式，對于計算機的使用還只是停留在簡單的辦公軟件的使用上，難以滿足醫院對檔案管理工作的需求。

（二）缺乏完善的檔案管理系統。目前，在我國的各大醫院內，對于檔案管理的軟件能夠使用的非常少，并且其大部分所使用的軟件還是幾年甚至是十年之前的管理軟件，對于網絡信息技術高速更新換代的今天來說，無疑是顯得有些落后的。

（三）缺乏統一管理。醫院檔案管理的自動化雖然能夠帶來特別大的便利，但是卻不能夠保留原始的數據，其所存儲的都是最終完成的文檔，而對于過程當中的細節以及步驟則不能夠保存。存儲的方式以及類別也不相同，在數據庫的檢索時會發生混亂，對于資料的搜索帶來嚴重的影響。

（四）缺乏安全性。由于網絡具有高度的開放性，所以醫院在引用自動化技術的同時也會帶來極大的安全風險。人們可以利用病毒來侵入醫院的檔案管理系統，盜竊病人的電子病歷，這對于病人的隱私帶來了極大的威脅。同時，傳統的紙質檔案管理的方式都需要通過筆寫，可以通過字跡來辨別真假，然而利用網絡之后，人們篡改病歷等文檔時就不易被發現。

三、加強醫院辦公自動化的建議

（一）提高檔案管理人員職業素養。要想提高醫院檔案管理人員的職業素養，就需要加強對其的知識技能培訓。醫院應該定期舉辦培訓課程，為管理人員提供理論培訓與實踐操作的機會。并且，還要制定考核制度，將每名檔案管理人員的自動化掌握情況納入到工作考核當中，激發其學習熱情。

（二）完善更新檔案管理系統。醫院要加大對自身檔案管理系統的資金投入，及時更新引進先進的方案管理系統，并且，要使檔案管理系統符合醫院自身的管理需要，提升檔案管理系統的針對性。同時，在醫院的內部，要建立網絡信息平臺，使得資源在各個部門之間互相分享。

（三）制定管理標準。實現醫院自動化管理的高速有效的開展，統一管理的標準至關重要。醫院應該嚴格按照國家的有關規定，并且結合自身的實際情況來制定檔案的管理標準，并且要求醫院的檔案管理人員要嚴格按照管理校準來進行平時的工作。同時，還需要根據醫院自身實際情況的變更來調整管理標準。

（四）加強網絡監管。要想確保醫院自動化檔案管理系統的安全性，就需要加強對該系統的維護與管理。醫院可以通過為自己的管理系統設置防火墻、權限，還可以對其進行加密等方式來提高自身網絡管理系統的安全性。為了避免人為篡改文檔的情況發生，可以設置訪問的權限，并且對其進行加密設置，對于那些比較重要的文檔則可以采用紙質的方式存儲。

四、總結

自動化檔案管理技術的應用，能夠提高醫院檔案管理工作的效率，并且因其儲存載體的特殊，能夠保證其存儲的時間，而且其使用的空間也不會受到限制。這對于我國醫療衛生事業的發展具有著極大的促進作用。但是對于自動化技術的應用情況目前來說還不容樂觀。大部分的管理人員不能夠適應新技術的使用需求，并且醫院的管理系統也并不是特別的完善，網上信息的安全也得不到保障。這就需要醫院對其進行相應的培訓，加強網絡安全的監管工作，完善管理系統來實現自動化系統的優化工作。

[1]郝崢嶸.于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].祖國,2016(13):267-267.

[2]梁惠志.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].辦公室業務,2014(23):190-190.