事業單位文書檔案電子化應用分析

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業單位文書檔案電子化應用分析

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復中心 黑龍江哈爾濱 150036

事業單位文書檔案主要是對事業單位從事各類社會活動的記錄，檔案信息多為各項有保存價值的文書，這類文件多是在各種活動中因實際需要利用文字、圖表待方式記錄下來的完整體式和處理程序的信息材料，因此對這些文書檔案進行強化管理具有必要性。特別是在當前計算機技術廣泛在檔案工作中應用的新形勢下，事業單位文書檔案需要加電子化應用的步伐，這不僅有利于檔案利用水平的提升，而且有利于保證檔案信息的完整性，對檔案管理的準確性和統一性的實現具有積極的意義，能夠更好的促進檔案電子化管理目標的實現。

事業單位；文書檔案；電子化；優勢；措施

隨著計算技術在檔案工作中的廣泛應用，以計算機技術為核心來對各類信息進行準確、迅速的處理，這對提高文書檔案管理水平及滿足事業單位各項工作的需求具有極為重要的意義。因此需要加強事業單位文書檔案電子化應用，為文書檔案電子化的實現提供良好的平臺，從而更好的提高事業單位文書檔案的管理水平。

一、文書檔案電子化的優勢

（一)有利于提高檢索和辦公效率

文書檔案電子化后，主要是利用光盤及磁盤來作為檔案的存儲載體，而且通過利用計算機來對信息進行處理，有效的提高了文書檔案管理的水平，有效的規避了傳統檔案管理工作中存在的弊端。在對電子檔案管理工作中，在對文件進行收集、統計和查閱過程中工作效率有了明顯的提高，相較于傳統管理方式，電子檔案為檢索工作提供了更多的便利，有效的提高了檢索的效率。

（二)信息易于保管

與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。

（三)電子傳輸，實現資源的共享

文書檔案電子化實現后，檔案資料可以利用計算機和網絡來進行傳輸，各單位及各部門之間信息實現及時交流和有效共享，有效的實現了檔案信息資源的有效利用。而且電子傳輸在瞬間即可完成大容量信息的人均產值，不僅與現代社會的發展需求相適應，而且具有較高的經濟效益。特別是網絡化的應用，有效的擴展了文件檔案信息的傳遞范圍，人們不僅利用網絡來對信息進行傳輸，而且文書檔案資料也存放在相應的資料庫內，可以實現網上檢索和資源共享，為檔案信息的利用提供了更加便利的條件，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息，電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業務聯系。

（四)提高了文書檔案傳輸的安全性

傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。

二、加強文書檔案電子化應用的具體措施

（一)增強檔案管理意識，制定文書檔案電子化管理制度

文書檔案電子化工作的開展，首先需要得到領導的大力支持，才能夠為整個工作的順利開展奠定堅實的基礎。所以應該將文書檔案電子化應用納入單位的日常管理日程，并且制定完善的管理體系，對于電子化的應用制定詳細的規章管理制度，從而確保整個流程能夠順暢運行，為工作人員提供有利的依據。管理制度的制定要基于事業單位文書檔案管理工作的實際狀況，有利于電子化應用的高效開展，確保每個環節的規范性和標準性，便于整個流程的科學性和合理性。

（二)加強檔案保管穩定性，確保檔案信息安全

電子化的文書檔案具有一定的特殊性，部分檔案具有公開性，部分檔案具有保密性，就要求電子軟件查看特定檔案附有權限，只能給相關人員查看。針對保密文件，為確保其安全性，還需對其作加密處理，并限定加密的時間，保密期后相關人員才可對其進行解密查看。為保證文書檔案電子化的安全性，要妥善保管光盤、移動硬盤等保存檔案的載體，同時在數據備份方面，主要采取兩種方式：一是通過服務器存儲及本機備份。兩臺服務器運用RAID5磁盤陣列技術，儲存全部檔案數據及數字化影像。PC機每天進行本機數據備份，每半月所有PC機數據庫進行數據同步，保持各數據庫數據一致，防止由硬盤損壞無法恢復導致數據丟失現象的發生。二是通過實物介質存儲備份。將全部檔案數據及數字化影像刻錄成DVD光盤一式兩份保存到防磁柜中，另將全部檔案數據及數字化影像儲存在移動硬盤中。

（三)加強硬件及軟件建設，提高檔案人員業務素質

事業單位文書檔案電子化應用工作的開展，需要完善的硬件配置，所以需要配置先進的電子設備，能夠保證文書檔案中的信息資源從收集、整理、傳輸、存儲、共享等一系列工作的順暢運行。所以各種設備一定要配置齊全，并且在性能上要滿足文書檔案管理的特點。在配置齊全的硬件設備后，就需要注重軟件的培養，所以檔案管理人員的綜合素質非常重要。電子化工作的開展，對工作人員提出了巨大的挑戰，其不僅要具有扎實的文書檔案管理專業知識，還要對電子化工作流程能夠熟練操作。所以應該加強對檔案管理人員的培訓，定期開展各種形式和內容的培養，培養一支優秀的文書檔案管理人員隊伍，為促進文書檔案電子化建設創造有利的條件。

三、結束語

文書檔案管理是事業單位管理工作的重要內容之一，而在現代信息社會的背景下，文書檔案電子化已經成為檔案管理工作主要的發展趨勢。檔案管理電子化能夠有效的提升工作效率，促進檔案信息資源的開發和利用，具有眾多的優勢，所以應該全面提升文書檔案電子化應用的進程，創新文書檔案管理理念和管理模式，更好的為事業單位的健康穩定發展創造有利的條件。

[1]盧艷.淺析事業單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資,2013-08-30.

[2]欒春生.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].中國培訓,2015-12-15.